智慧档案馆：档案信息化建设的新阶段

■邢涛

智慧档案馆：档案信息化建设的新阶段

■邢涛

档案信息化建设是国家基础性战略信息资源建设的重要组成部分。各级国家档案馆作为重要档案信息的保存基地，开展档案信息化建设工作不仅有利于重要档案资源的有效利用，对长久保存档案信息资源、延续城市历史文脉具有极其重要的意义。从“十五”期间开始，我国的档案信息化建设步入了快车道，从单纯的档案数字化，到综合的数字档案馆，再到今天基于物联网、云计算等智能多元新技术的智慧档案馆，档案信息化建设开始进入一个新的发展阶段。

一、档案信息化建设面临的主要问题

从全国范围来看，各级档案部门开展的档案信息化建设虽然成效显著，但是受资金、技术等因素的影响，还存在一些问题和不足，制约了档案信息化建设的深入发展。

一是不具备新型电子文件归档、接收的能力。在档案信息化建设过程中，国家和地方相继出台了有关电子文件、电子数据的管理办法，要求“保证电子文件真实、完整、可用。电子文件形成、办理和传输，应按照国家相关标准，保留相关元数据，重要的电子文件应按规定保留形成过程稿，确保电子文件及反映其流转过程的元数据在电子文件生命周期中齐全完整。在形成、办理、归档、移交等过程中应对电子文件及其元数据进行数字签名，并按国家标准封装，确保电子文件的真实性和长久可用性”。各地档案部门虽然已经系统接收电子文件，但没有解决元数据规范管理问题，难以保障电子档案的真实性、安全性。各专业管理机关形成的大量专业数据库，与老百姓的生活密切相关，是重要的民生档案信息，政府网站是政务公开的重要窗口，是重要的信息资源，其归档问题目前还没有解决的技术手段。

二是档案实体管理与档案信息管理脱节，不利于档案的安全管理和档案信息的有效利用。受以往技术制约，档案信息化工作的重点是档案数字化及档案信息的利用，没有对档案实体采用技术手段进行管理，档案清点、利用、统计等停留在手工操作阶段，档案出库后存在诸多失控环节，且档案实体与数据库之间没有直接的关联渠道，档案鉴定、抢救、开放、保密、利用等工作信息在档案实体上难以反映，档案管理效率低，安全隐患多。

三是档案信息资源的开发利用水平不适应当前形势发展的需要。随着档案信息利用的范围有利于广、解决问题的难度有利于大，由于目前的系统处于目录查询、图像文件阅读的阶段，没有采用数据仓库和数据挖掘、全文检索、知识支持等技术，档案信息利用和开发还存在明显的差距，不利于档案信息的高效利用和深度开发；在三网融合、移动终端的新技术环境下，档案信息资源服务社会需要跟进技术发展、丰富服务方式、拓展服务领域。

四是现有信息化技术已难以满足档案信息管理的需要。面对档案信息总量快速增加，档案利用需求日益复杂的新情况，我馆现有管理系统及技术设备已经难以满足海量存储、高速计算、高效传输的需要，需要按照全市档案信息化的总体部署，通过物联网、云计算等技术解决管理系统和设备设施升级换代问题，跟上全市信息化建设的步伐，适应、满足发展的需要。

五是信息安全问题需要进一步解决。各级档案部门形成的数字档案资源是本地发展的真实记录，是无价之宝。随着数据量的剧增，目前的安全存储效率已经不能满足。数据备份的周期增长，一次完整的全备份需要2-3个月，这显然存在安全隐患。此外，由于资金问题，原来的安全备份等级不是很高，缺少实时镜像备份。国家档案局也要求对档案信息系统按照国家规范的网络安全等级管理办法进行定级整改。

二、智慧档案馆的基本概念

智慧档案馆是基于物联网、云计算、“三网融合”等新技术构建的以智能管理多元化档案信息资源、提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。

智慧档案馆具有档案信息多元化、档案实体管理物联化、电子文件归档和接收网络化、档案数据存储集约化、档案信息开发智能化、档案服务移动化的特点，以实现基于电子文档一体化和业务数据仓储式管理、基于物联网技术的档案智能管理、基于青岛记忆理念的数字文献资源管理、基于智慧泛在理念的档案信息服务、基于真实可信和长期可用的档案安全存储、基于智能技术的档案馆工作科学管理、基于网格化管理的全市档案业务监督指导为主要建设内容，其目标是通过构建档案智慧收集、智慧管理、智慧服务、智慧保护、智慧监督平台，实现档案资源的高度智能化管理和开发利用。

三、智慧档案馆建设主要内容

智慧档案馆建设的主要内容包括档案信息智慧收集平台、政务网智慧档案馆平台、局域网智慧档案馆平台、互联网智慧档案馆平台、档案馆内部业务管理平台、数据长期可用平台等。依托档案馆资源优势和技术优势，以电子文件和专业数据库等新型档案资源归档和进馆为重点，建立档案智慧收集平台，实现电子档案智能采集；采用物联网和射频技术，对档案实体实行电子标签化管理，建立档案智慧管理平台，实现档案智能化识别、定位、跟踪、监控和管理；跟进知识管理、数据仓库、三网融合、移动服务等新技术，构建档案信息智慧泛在的智慧档案服务平台，提供便捷的档案信息服务，并发挥独特的宣传教育作用；采用虚拟化等档案信息长久保存新技术，构建档案信息智慧保护平台，实现档案信息的智能备份、数据安全的智慧检测；依托金宏网，构建机关和企业档案智慧监督平台，实现档案归档和管理的智能监管和远程指导、知识保障，提升档案业务监督管理效能。

1.实现基于电子文档一体化和业务数据仓储式管理

加强对电子文件背景信息的采集归档,实现电子文件形成、流转、版式固化、归档、档案室保管、移交进馆与档案馆保管的一体化管理,从源头上规范电子文档管理，解决元数据采集、电子文件保真等问题。探索部门业务档案数据库“以库管库”模式。明确各部门重要业务档案数据库管理范围和模式，将具有长久保存价值业务档案数据库列入进馆范围。解决部门互联网网站信息采集归档问题。实施电视新闻节目采集，实现高清视频自动采集归档和文字新闻自动采集归档。实现本地重要业务数据库和网站信息归档。

2.实现基于物联网技术的档案智能管理

采用物联网射频技术，实行档案实体追踪管理，提升档案实体管理水平。实现档案的智能化识别、定位、跟踪、监控和管理，及时提供库房档案保管、档案出库入库、档案借阅、档案整理等等信息，以提高档案安全管理和科学管理水平。在此基础上升级完善局域网信息管理系统。以现有数据库为基础，基于OAIS完善市县两级数字档案馆信息管理系统，提升档案管理和信息开发水平，以适应未来信息化发展的新趋势。

3.实现基于城市记忆理念的数字文献资源管理

统筹规划数字文献库的专题设置体系，提出长期的努力目标，有计划地大规模积累城市历史文化资源，通过专用网站提供权威的城市历史文化文献，搭建开放的城市记忆体系，抢占本地历史文化的制高点，更好地为文化大发展大繁荣服务。以档案资源为基础，通过收集图书、期刊、报纸、音像等多种载体的城市历史文化文献，构建以若干特色专题数字文献库，通过互联网和政务网，向社会提供城市历史和文化等方面的数字文献服务。

4.实现基于智慧泛在理念的档案信息服务

在继续完善原有信息发布利用平台的基础上，重点研究建立移动数字档案馆信息查阅中心。无线网络和手机等手持设备智能化的发展，将使网络应用迅速由桌面终端向手持终端转移。将档案馆信息服务纳入三网融合新的信息服务体系，将信息共享平台延伸到各类移动终端平台、电视屏幕等，在拓展档案服务领域方面有所突破。

5.实现基于海量信息的真实可信与长期可用管理

档案馆区别于图书馆等信息存储中心的核心价值在于保证信息的真实可信和长期利用。重点实现电子文件（电子档案）信息背景信息的捕获与封装、各类数据资源的分层次存储、形成基本硬件和软件归档库、搭建技术平台支撑信息（或系统）长期可用。此外，还应建立数据迁移平台，确立迁移平台在数字档案馆中的权威性地位，定期对馆藏数据进行版式转换迁移，保证数据能在不断发展变化的软硬件系统中能正确被读取。为保证安全，还应建立完善本地和异地，本馆的计算机中心（生产中心）、同城备份中心和异地容灾中心的“两地三中心”策略的安全存储备份平台。

6.实现基于智能技术的档案馆工作科学管理

实现档案馆内部业务管理。为领导提供局馆内部管理、工作任务目标跟踪、局馆基础业务数据变化等服务，分析利用者的特性和规律，为档案资源建设和科学管理提供客观的决策依据。实现智能楼宇管理。对档案馆工作人员和外来人员使用身份识别卡管理，对档案利用实行全程化管理和一卡通服务。构建档案流动警示系统。构建楼宇智能化管理体系，为大楼管理提供信息保障。此项工作的目的是采用新技术提高档案科学管理和大楼安全管理水平，提高工作效率，防止安全事件发生。

7.实现基于网格化管理的档案业务监督指导

将机关和企业监督指导融入统一的系统，使之具有档案工作政策服务、标准规范服务、网上业务培训服务、业务检查、问题解答、案例分析等功能，并能通过网络提供智慧化的问题警示与解决办法提示服务，从而完善在线档案业务监督指导工作统一监管模式，拓展监管领域，以提升监管效能。针对不同对象的需求特点，将档案业务服务与档案信息服务分离，构建面向档案人员的档案专业网站，从而进一步提高为档案专业人员提供智力服务的水平。

作者单位：青岛市黄岛区档案馆