如何构建大学图书馆商业数据库采购与使用管理业务规范

2017-04-12上海财经大学图书馆上海200433

上海高校图书情报工作研究 2017年4期

陈骁（上海财经大学图书馆上海 200433）

1 为什么要构建商业数据库采购与使用管理规范？

管理规范意味着行为准则，它告诉我们应当做什么，应当如何去做。近十年来，中国高等教育事业快速发展，大学图书馆也经历了一轮馆舍空间升级、服务规模升级和技术应用升级的跨越式发展，在业务不断扩张的状态下，图书馆组织内部已经出现了各种分支点，传统的、稳定的业务流程处于混沌的边缘，新的业务难以融入组织体系，许多馆员的辛勤付出难以被准确评估与考核，图书馆内部成员之间对未来的目标、图书馆的使命往往产生分歧，难以凝聚成员的核心价值观。

1.1 大学图书馆自身业务发展的需要

认识及行为准则的分歧不仅仅来自于创新服务，同样来自于图书馆最基本、最核心的业务领域。随着信息技术蓬勃发展，读者获取知识与信息的渠道、方法也呈现多元化趋势，很多大学图书馆文献资源购置经费结构已经发生质变，越来越多的大学图书馆馆藏发展政策中已经明确提出优先发展数字资源，并在经费政策投入上予以倾斜，而大量的资金投入必然引发相关的管理规范与绩效评估的问题。

1.2 大学内部管理改革深化的需要

随着文献购置经费规模的不断扩张，学校相关的职能管理部门出于内控制度的要求，不断给图书馆提出各种事前程序要求及事后审计要求，对此大学图书馆管理层及业务操作层，常处于一种被动应付的状态。由于文献资源采购，尤其是商业数据库的采购业务规范不清晰、不明确、不健全，使得很多从事商业数据库采购与使用管理的馆员面对各种审计与评估缺乏必要的业务自信，构建业务管理规范迫在眉睫。

1.3 高等教育事业改革深入的需要

《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》的颁布拉开了新一轮高等教育综合改革的序幕。不久前闭幕的十九大会议进一步明确了高等教育综合改革的时间表、任务书。教育均衡、教育公平等问题使得大学的综合改革成为整个社会关注的焦点。大学信息公开与信息共享成为新常态，而这些信息的采集都需要建立在规范的业务流程与业务标准的基础上。

2 如何构建商业数据采购与使用管理规范

2.1 管理层面

2.1.1 明确管理职责与管理依据

依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施意见》，教育部2015年12月31日颁布的《普通高等学校图书馆规程》和教育部高等学校图书情报工作指导委员会颁发的《普通高等学校图书馆评估指标》、《高等学校图书馆数字资源计量指南》，参考教育部2017年8月28日最新颁布的“关于做好2017年教育事业统计工作的补充通知”（《“数字资源量”指标修订内容》）等有关法规条例，图书馆受学校委托负责全校的文献信息资源体系建设，依托校园网和校内公共数据平台，建立健全全校的文献信息服务体系，为教学、科研和学科建设提供文献信息保障，方便全校师生获取各类信息。数字资源的建设与使用管理是图书馆管理与服务的重要业务内容，是评估图书馆工作的重要方面，图书馆应高度重视数字资源在信息化社会背景下学校人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新中的作用。

2.1.2 明确商业数据库采购的业务性质

数字资源是文献信息的表现形式之一，是将计算机技术、通信技术及多媒体技术相互融合而形成的以数字形式发布、存取、利用的信息资源总和。数字资源采购，指学校通过试用、评估等一系列程序选定数据库后，以购买方式获得社会各类信息服务商提供的在线或本地镜像数字资源访问及使用服务，以这种方式建设的数字资源通常简称为“商业数据库”。商业数据库采购的业务性质为专业服务采购项目。

2.1.3 明确商业数据库采购与使用管理业务的从属关系

属于数字资源管理范畴，数字资源管理包括：数字资源采购、数字资源分编、数字资源馆藏计量与使用评估、数字资源的用户教育。

2.1.4 明确相关的管理责任主体

（1）大学图书馆成立跨部门的文献资源建设领导小组，负责制定馆藏数字资源发展政策、业务流程与规范、业务评估与考核及重大专项审定等工作。图书馆文献资源建设部牵头负责商业数据库采购的日常管理，包括合同管理、信息服务商管理、基础技术管理、数字资源分编、馆藏计量、使用评估等业务。读者服务部牵头负责数字资源的用户教育。信息技术服务部对接学校教育技术中心和信息办，为数字资源各个业务开展提供技术保障。

（2）图书馆作为学校商业数据库采购的归口管理部门，主要负责综合类数据库的采选预算制定、预算执行，专业数据库联合组团采购和校内采购合同审批。

（3）学校财务处招投标管理办公室负责商业数据库采购的招标组织与协调管理工作；监察处依法对招投标活动实施监督。学校教育技术中心负责校园网络及相关移动应用平台建设与运维，为图书馆数字资源使用与评估提供技术支撑；学校信息办负责门户平台建设与运维，为图书馆数字资源用户管理与使用评估提供技术支撑。

2.2 概念层面

2.2.1 明确概念与分类标准

凡是以购买方式获得社会各类信息服务商提供的在线或本地镜像访问权及检索下载服务的数据库，均统称为“商业数据库”。建立多维度的分类，按照数据库采购情况、采购方式、服务方式、内容特征、形式特征和语种等维度进行归类管理是构建业务规范的基础。

（1）按商业数据库的采购情况，分为续订采购、增减采购、新增采购三种类型：

■续订采购适用于以下情况：一个合同周期（通常以“年”为单位）结束后，图书馆根据使用评估情况，拟建议学校续订订购合同，且甲乙双方对续订合同标的额及内容没有异议，或者原有合同条款对续订合同标的额的增幅已有约定的数据库。

■增减采购适用于以下情况：合同期满后，图书馆对信息服务商提供的信息内容提出增减要求，或者信息服务商整合或取消部分原定合同服务的内容，由此引发合同标的额的变更。增减采购属于续订采购的一种特例。

■新增采购适用于以下情况：（1）图书馆拟建议学校采购的新数据库；（2）续订合同的标的额涨幅超过原定合同标的额一定比例（30%）的数据库采购；或续订合同的标的额上涨金额超过规定金额（10万元人民币）的续订数据库；或续订合同的标的由于涨幅累计首次超过规定金额（30万元人民币）的续订数据库。

（2）按商业数据库的采购方式，分为图书馆联盟采购、图书馆独立采购、校内二级单位独立采购、校内联合组团采购、项目零星采购五种类型：

■图书馆联盟采购指大学图书馆与校外图书馆之间组成联盟合作采购的数据库。联盟谈判协议等同于公开招标商务谈判。以上海财经大学为例，目前通过程序报备，在上海财经大学认可的联盟有五个：（1）高校图书馆数字资源采购联盟（简称“DRAA”）；（2）区域性联盟，长江三角洲图书馆联盟、上海地区文献资源协作网、东北片高校图书馆协作联盟；（3）行业联盟，中国财经教育资源共享联盟。

■图书馆独立采购指受学校委托，由图书馆直接与信息服务商以合同标的唯一来源方式，招标谈判采购的数据库。

■校内二级单位独立采购指校内院系等二级单位直接与信息服务商以合同标的唯一来源方式，招标谈判采购的数据库。

■校内联合组团采购指校内2个以上二级部门，联合组团、共同谈判、合作分担采购费用的数据库。

■项目零星采购指校内个人或者项目研究团队，以科研经费临时购买的数据库。通常以账号、锁定IP地址或者绑定设备的方式提供数据库在线使用权，使用范围仅限于个人或项目成员。订购周期根据项目需求而定。

（3）按商业数据库的服务方式，分为远程服务、终端服务、镜像服务、介质服务、定制服务等五种类型：

■远程服务，指用户登录信息服务商指定的服务器，浏览、检索、下载相关的文献信息。通常信息服务商以指定IP地址、移动账号等方式为授权用户提供信息服务。

■终端服务，指信息服务商以IP地址、账号等方式为授权用户提供信息服务的同时，用户需要绑定上网设备，以点对点的方式登录信息服务商指定的服务器，浏览、检索、下载相关的文献信息。

■镜像服务，指用户登录学校指定的服务器，浏览、检索、下载相关的文献信息。通常信息服务商将学校所购买的数字资源复制到学校指定的存贮器内，由学校通过指定IP地址、账号等方式为授权用户提供信息服务。

■介质服务，指信息服务商将文献信息存贮到光存储介质（如CD、DVD等）、磁存储（硬盘,磁带等）、电存储（闪存、U盘）等介质上，学校购买介质为用户提供信息服务。通常此类服务都属于单机、单版服务，文献信息内容和检索服务系统无法在线更新，需要购买新的介质。

■定制服务，指信息服务商通过邮件定制、微信定制等方式将文献信息推送到合同约定的邮箱，合同约定的移动终端、电子触摸屏等IT设备上，为用户提供信息服务。

（4）按商业数据库的支付情况，分为买断采购、连续采购两种类型：

■买断采购是指图书馆无需重复为合同标的支付费用，或者以后仅仅需要支付平台的服务费或者使用费，无需为已经采购的内容再支付费用。

■连续采购是指图书馆需要为合同标的物重复支付内容使用许可费。某种程度而言这类合同更像一种租赁服务合同。

（5）按商业数据库的内容特征，分为电子图书、电子期刊、媒体资讯、统计分析、高频数据、课程教辅、参考工具、索引引文、学位/会议论文、法规案例、流媒体视频、通用数据库（学术引擎）、专题数据库等类型。例如：

■统计分析，指以提供宏观数据、行业数据为主的统计数据、行业报告、研究分析等事实性全文数据库，数据更新频率通常以周、月、季度、年为单位。

■高频数据，指提供股票价格、外汇价格以及成交量等裸数据型为主的数据库，数据更新频率通常以秒、分、时、日为单位。

■课程教辅，指视频课程、参考学习平台、互动平台、题库等在线教学资源平台。

■参考工具，指字典词典、辞书类书、百科全书、年鉴、手册、指南等在线工具书资源平台以及在线个人或协同学习工具。

■学位/会议论文，指博硕士学位论文、学术会议论文全文数据库。

■法规案例，指法律法规、行政法规、地方法规、国际条约及惯例、司法解释、合同范本、判例案例等，可独立出版发行的（独立最小销售单元）法律期刊全文数据库归此类，互见“电子期刊”类。

■流媒体视频，指学术类、科普类、教育类的纪录片或学术报告。

除了上述分类标准外，还可以按商业数据库的语种，按数据库特征形式将数据库分为全文、延滞全文、文摘索引、数据、声像、图片、软件工具等类型。建立细分规则是实现分类管理的基础性工作。不同类型的数据库其合同谈判要素、合同管理及绩效评估都有所不同。

2.2.2 明确指导思想与采选原则

（1）商业数据库的采选应在遵循学校图书馆馆藏资源建设总体目标的前提下，合理统筹印本文献资源与数字资源的关系，以用户需求和成本效益原则为基础，根据不同类型的数据库，充分运用各种评估手段，将资源利用率和用户信息反馈作为订购的重要依据，为数据库采选提供决策依据。

（2）商业数据库的采选应在遵循学校相关制度及业务流程的基础上，充分考虑到合同标的来源唯一性的特殊情况，公开公平、严格按业务流程规范操作，杜绝经办人员违规行为，同时最大程度降低采购成本。

（3）商业数据库的采选原则上应该按全校共享模式来订购，鼓励通过图书馆联盟、校内组团采购等方式，降低采购成本，同时在尊重知识产权的前提下最大限度实现资源共享。由学院牵头订购的以终端服务方式的数据库原则上须考虑在图书馆、实验中心等公共服务空间提供必要数量的终端，必要时可以采取学院+图书馆的组团采购方式，面向全校用户提供服务。

(1)费尔曼，上世纪60年代著名的诺贝尔奖获得者曾预测如果我们在小范围内对物体进行排列有了一定的控制，材料就会得到许多奇异的特性，材料的性能会发生丰富的变化。这就是纳米材料。纳米材料虽然与常规的金属、瓷器、塑料等材料都是由相同的原子组成，不同之处在于这些原子按一定顺序排列成纳米级原子团，从而转变为组成一些新材料的结构粒子或微小单元，差不多是英文里一个句点的百万分之一。作为新世纪极具突破性成果的纳米材料，其用途异常广泛，超导技术、工业废水处理以及军事隐形战备无一不是纳米材料的功劳。

2.3 操作层面

2.3.1 严格定义合同要素

商业数据库的采购通常具有合同标的唯一性，但是除了资源内容本身以外，决定商业数据库订购价格的因素还有很多，其中合同期、服务方式、授权用户、并发用户数、资源使用权、信息更新频率与信息回溯程度、增值服务、使用分析、续订涨幅、知识产权免责、代理协议、付款方式等都是关键要素，是学校与信息服务商在订购商业数据库时合同谈判的核心内容，也是合同必备的要素。

（1）合同期是指合同的有效期，通常为1年。原则上一次签署的合同最长周期不得超过3年。3年合同原则上采用分年度付款，如果一次性付款，须要详细注明合同终止的条件与相关法律责任，留足逃生通道。

（2）商业数据库的服务方式主要有远程服务、终端服务、镜像服务、介质服务、定制服务等类型。不同服务类型的采购成本差异很大，商业数据库订购合同中必须对服务方式予以明确注明。

（3）无论是学校订购、学院出资订购还是个人订购，只要是公款订购，学校原则上都有权利用VPN等信息技术手段为授权用户提供服务。当然，特殊情况需要在合同中明确注明数据库的使用范围与授权用户。

（4）不管是远程服务、终端服务还是镜像服务，都存在并发用户数的限制。并发用户是信息服务商定价的重要指针，因此商业数据库订购合同中必须对并发用户数以及突破并发数后的服务策略予以明确注明。

（5）远程服务和终端服务都是按一个合同周期内的文献信息在线使用权作为合同约定的标的，因此合同内必须注明合同到期或者合同终止后，所订购的文献信息使用权是否继续保留，保留的方式是在线还是光盘备份。镜像服务、介质服务和定制服务通常具有文献信息的永久使用权，但是在合同中需要注明介质或IT设备设施损坏后文献信息的恢复及备份策略。

（6）不同类型的商业数据库其信息更新的频率和回溯程度都不同，例如：电子期刊、电子报纸等全文数据库其信息更新频率主要是与印本资源相比的滞后期，回溯程度主要是指非订购合同期内出版的报刊回溯年限；统计数据类型的数据库主要是数据更新的频率，以及回溯年限等等。在订购合同中需要明确注明，同时要求信息服务商提供资源电子列表，作为合同附件。

（7）增值服务是指与信息服务商就用户培训、用户个性化服务等方面达成约定。例如策划讲座数量，设立用户代表，设定一定数量的移动账号，为学校构建跨库检索发现系统给予技术支持与配合等等。

（8）原则上信息服务商有义务为学校提供符合COUNTER标准的在线使用情况统计分析报告。同时学校也有权利通过信息技术手段实现对数据库使用情况的实时监控和数据分析，信息服务商有责任给予必要的技术支持与配合。

（9）续订涨幅是指与信息服务商就合同到期后续订的费用达成约定。

（11）代理协议是学校与信息服务商委托的销售服务代理商签订的合同。或者是学校委托具有外汇支付资质的贸易进出口服务商支付外汇给所订购的商业数据库信息服务商。代理协议是订购合同不可分割的组成部分。学校在与代理商签署代理协议时，必须选择有效合法的代理商。通常需要代理商出示或提供委托代理的授权书作为代理协议的附件。

（12）付款方式是指将付款的币种、金额、付款进度及时间节点、开户银行、银行账号等支付要素在合同中予以明确。在外汇代理协议中还需要对汇率、手续费、有效期等予以明确。发票中的开户银行、银行账号需要与合同一致，发票中的抬头统一为大学名称。

（13）授权代表是指合同谈判的甲方全权委托的经办人，授权代表必须参与数据库的最终谈判，知晓细节，是商业数据库采购过程中的第一责任人。原则上图书馆或学院的财务支出审批者（财务一支笔）不得兼任商业数据库的授权代表，以保持财务审核的独立性。除了授权代表以外，合同上可以细列业务联系人和技术联系人。原则上，只有列入合同的人员才能代表甲方与信息服务商对接日常业务的开展。

（14）资源使用许可是指图书馆对已经采购的资源具体拥有的使用权利进行约定，包括：图书馆是否可以通过馆际互借方式为未获得授权用户提供全文、部分全文服务；图书馆是否可以下载全文用于二次资源整合或者资源备份，当然前提是尊重非营利准则和用于教学与科研准则；图书馆是否可以采用技术手段，为授权用户提供经过实名认证的移动访问服务或校外PC端访问服务。

2.3.2 构建商业数据库新增采选流程

（1）荐购与试用评估

（2）采购方案与预算申报（3）二次试用与材料申报

已列入年度预算的新增数据库，需要开通至少两周以上的二次试用。期间，数据库采访馆员需要进一步征求意见，对数据库试用情况做出评估（访问次数、检索次数、浏览或下载全文次数、被拒访问次数等信息），同时征集校内用户推荐，初步确定采购方式并收集整理以下材料，递交图书馆文献资源建设领导小组审定。

■信息服务商递交符合COUNTER标准的试用统计、电子档和加盖公章的纸质文本；

■信息服务商递交数据库自评报告，从内容、技术平台、服务等方面重点分析数据库的特性（与同类数据库重复性和竞争优势），电子档和加盖公章的纸质文本；

■信息服务商递交数据库采购商务方案、电子档和加盖公章的纸质文本；

■采访馆员完成商业数据库综合评估报告，对资源的内容特色、学术价值、数据权威性、兼容性、平台的易用性、稳定性、更新周期等方面进行深入细致的评估，重点分析数据库的内容与馆藏建设以及用户需求的契合度；

■由图书馆单独采购的专业类数据库需要至少两名以上的学院用户代表提出评估意见。如果是校内组团，至少有一次共同的工作会议，并附会议纪要文本；

■图书馆联盟谈判正式协议，PDF格式电子档和纸质文本。

（4）合同谈判与合同初审

（5）用印申请与合同管理

合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。签了合同，并不意味着合同就自动生效、执行。数据库采购合同签订后，采访馆员必须有一个合同交底的过程，与合同执行相关的部门都需要通过合同抄送、合同执行讨论会等方式，避免合同签订与合同执行脱节。合同变更包括合同要素内容变更和合同主体变更两种情形。采购馆员需要对合同要素内容变更有一定的预见性，并在合同内约定如何变更合同。

2.4 对象层面

2.4.1 明确定义“授权用户”

2.4.2 明确定义负面使用清单

授权用户在商业数据库时，如有下列行为之一均属于违规：

（1）使用任何软件形式的工具或其它方式连续、系统、集中、批量地下载学校购买或试用的商业数据库的行为，都属于“恶意使用数据库”；（2）在短时间内连续手动下载学校购买或试用的数据库中的多篇文献、下载数据库中整卷及整期期刊全文、将数据库中一次检索的结果大量下载等行为，都属于“极度使用数据库”；（3）私设代理供非授权用户使用，或将账号密码提供给非授权用户使用等行为；（4）将所获得的信息与数据提供给非授权用户或利用获得的信息与数据进行非法牟利。

2.4.3 明确违规处理原则

（1）图书馆对违规账号与IP、违规行为在全校公共数据平台内进行通报批评，必要时在图书馆网站公布违规者姓名、所在学院、所犯违规行为的事实。（2）如果违规行为影响了全校其它授权用户的正常使用，图书馆将以书面方式通知所在学院，学院有义务通知违规当事人，并敦促违规当事人在三个工作日内到图书馆接受临时调查组的询问，并提交书面陈述和检查。（3）对严重违规者，图书馆将取消在线访问权一年。（4）因违规行为造成学校不能访问数据库的经济损失，由违规者负责赔偿。

2.4.4 明确免责条例

依据国家相关法律及法规规定，图书馆工作人员有权对使用图书馆网络服务设施设备及数字资源的用户进行安全监督、检查和指导；记录保存有关安全保护的信息、资料及数据文件，协助公安机关查处危害计算机信息网络安全的违法犯罪行为。