建立高校毕业生档案管理系统为就业服务的探索

摘要：高校毕业生档案会为毕业生就业服务，为此，要实现毕业生档案管理工作的优化，客观分析其中存在的问题，根据市场的变化与毕业生的要求，进行完善，给毕业生以指导，重新探索和思考。本文以高校毕业生档案管理为切入点，展开讨论，先分析了管理工作的现状，再根据现状给出对策，最后是探索与反思。

关键词：高校毕业生 档案管理 就业服务

高等教育会为社会提供大量的人才，满足社会对人才的需求，促进社会发展。同时，高校也要根据市场的发展，以及自身实际的情况，适当调整，帮助学生就业，而档案管理工作作为必不可少的环节之一，与毕业生就业紧密相关，因此，高校管理者必须弥补管理工作中的不足，提高管理水平。

一、高校毕业生档案管理的现状

档案管理工作涉及了毕业身就业的方方面面，而档案管理的侧重点就是“管”与“理”，但国内很多高校的管理都存在过于倾向某一方面的特点，有的倾向于“管”，有的倾向于“理”但多以前者为主，有的档案管理工作只是一种形式，无法为大学生就业提供服务，包括以下几方面：

（一）档案内容单一，没有特色

目前，毕业生档案的归属依然没有得到解决，没有明确的规定，可以由学校、个人或社会机构保管，而档案中的内容基本相同，很难从中看出毕业生具有的优势。另外，有的高校档案管理人员会由其他部门的人员担任，只是简单的收集、整理资料，没有核对档案的真实性，让档案丢失。另外，没有特色也会掩盖学生本身的优势。

（二）档案造假，失去公平性

自从我国高校增加招生的数量后，社会毕业生逐年增加，加剧毕业生之间的竞争。毕业生为了满足用人单位的要求，经常会填写虚假的档案信息，修改档案中原有的成绩，有的高校甚至会帮助学生填写不真实的信息。虽然这么做可以让毕业生顺利找到工作，但档案也失去了原有的公平性、严肃性。

（三）管理方式落实，工作效率较低

很多高校对毕业生档案的管理方式过于陈旧，方法单一，特别是在毕业生毕业前期，会决定档案的归属，需要大批量的移动档案，但因为管理方式单一，人员不足，可能会造成档案派遣混乱，让档案派遣出现错误，很多学生查询不到档案的归属。

（四）管理观念落后，机制陈旧

当下，高校会根据市场对人才的需求，由市场主导人才的培养，随着市场需求的变化，调整人才培养的方向。但高校的档案管理人员因为受传统观念束缚，面对这一形式的变化，没有认识到原有管理模式的不足，依然用原有的方法收集、整理档案。另外，很多管理人员常常忽略毕业生就业服务档案，把它放在档案管理工作以外，管理机制存在漏洞。

二、建立高校毕业生档案管理系统

针对上述不足，高校可以建立毕业生档案管理系统，建立健全管理体系。该系统由不同部分组成，包括是个体数据测评、职业心理指导、普及就业政策与法律服务、创新管理方式，为毕业生就业提供服务。

（一）对个体数据进行测评

对毕业生档案进行管理，其重点工作是了解学生的就业倾向，让其形成良好的心理素养，会通过职业心理课程、EAP职业心理工作坊，搜集学生的心理数据，为数据档案的建立打好基础。

对于进入高校一年级的学生，可以让其做职业倾向测评，了解其兴趣和个性，对学生职业的选择有初步的判断。而大二的学生可以做人格测评，从测评中可以了解学生具有的优势，发现学生身上的不足，让其对自身有客观的分析，并通过这一分析，挖掘自身的潜能，弥补自身的短处，形成优势。同时，个体数据的测评会以图表的形式，把结果直观的呈现给学生，利用心理辅导让学生形成自觉行动的意识，提升心理素养。

它可以让学生有良好的精神素养，有丰富的职场心理资本，有正确的就业观，根据自身的就业倾向，选择适合自己的工作，毕业后顺利就业。

（二）开展职业心理指导

目前，几乎每个高校都会在毕业生毕业前，开设就业指导这门课程，校内会设立就业服务中心，帮助毕业生解答就业遇到的问题。但校内的就业指导中心忽略了市场对人才的需求，常常根据往年的指导内容进行指导，与市场脱节，给出的分析也只是针对普遍存在的情况，没有根据毕业生遇到的问题加以解答，并未真正为毕业生就业服务。为此，高校的职业心理指导不可以只通过问答的形式，而是模拟真实的面试与工作场景，实际演练，在演练中让毕业生了解自身存在的不足，加以分析，给出针对性的指导。比如，根据学生专业的不同，设置不同的场景，像是营销专业，可以把班级内的学生分成数个小组，模拟营销活动，解决营销活动中的各项问题；或是经济与会计专业，需要培养毕业生的洞察力，提高人际沟通的能力。

这一方式对毕业生就业的影响是：它可以锻炼学生意志力，健全自己的人格，对工作有客观的认识和理解，与市场变化接轨，行成正确的价值观和正确的职业心理。

（三）普及就业政策和法律服务

高校的檔案管理人员需要根据毕业生与企业签署的劳动就业档案，为毕业生就业提供服务。

校内就业指导教师可以在课上把劳动法的相关内容做成PPT的形式，用多媒体展示出来，通过这一方式，可以让毕业生了解就业政策的相关内容，以及与就业有关的法律法规，可以用法律保护自己的权益，此外，高校还可以把这些内容做成宣传画册，发布到校内论坛或微信公众号上，借助网络的优势向外普及。另外，高校可以根据合作企业发出的信息，在毕业生档案中找出与之相符的学生，让其参与企业面试，为毕业生就业提供机会，而这一方式也可以让高校和社会机构建立联系，共享信息资源，为毕业生解决就业困难。

它增加了毕业生就业的机会，能够让毕业生用法律武器维护自己的利益，按照自身的选择，扩大了就业信息来源的渠道。

（四） 管理机制的创新

随着社会的发展，我们已经进入大数据时代，需要高校创新管理机制，提供档案管理的水平与工作效率，深度挖掘档案信息，发挥档案的作用，实现创新，同时，也要明确毕业生毕业后档案的最终归属，让毕业生顺利找到自己的档案。

另外，大数据时代还要求高校建立档案数据数据库，由纸质档案变为电子档案，快速查阅、阅览、向外传递，成为企业与毕业生沟通的桥梁，增加毕业生就业的概率。

实现管理机制的创新，可以完善毕业生档案工作中的不足，提高管理的效率，让高校毕业生档案管理切实为毕业生就业提供服务。

三、探索与反思

根据上述内容，要求高校毕业生档案管理必须符合社会发展的要求、符合企业提出的要求，根据高校的实际管理情况，以及校内专业的设置，为毕业生就业提供服务。

首先，符合社会的要求是指，高校要做好档案管理工作，把为毕业生就业服务作为最终目标，给毕业生正确的引导，规范其行为，不要做出违背社会规范的行为，保持积极的就业心态。其次，符合企业提出的要求是说，高校的档案管理工作必须根据市场也就是企业对人才的需求，创新培养人才的方式，随着企业需求的改变适当调整。再次，高校帮助毕业生就业时，需要考虑毕业生个人的愿望，尽量满足毕业生的要求。最后，每个高校专业的设置都有不同的侧重点，高校可以根据不同专业毕业生对工作的要求，筛选出与专业相符的工作，及时给毕业生就业指导，以免出现违法乱纪的行为。

四、结语

总而言之，建立高校毕业生档案管理系统为就业服务，是高校提高就业率的主要方式这一，因此，要充分认识到自身毕业生档案管理工作中的不足，建立高校毕业生档案管理系统，切实为毕业生就业提供服务，让就业指导工作符合社会发展、企业提出的要求。

参考文献：

[1]戴翠萍.建立高校毕业生档案管理系统为就业服务[J].兰台世界，2012，（06）.

[2]徐宏江.高校毕业生档案管理的问题与对策研究[J].中国大学生就业，2014，（06）.

[3]杨艳.围绕就业服务的高校档案管理实践探讨[J].宝鸡文理学院学报（社会科学版），2015，（01）.

（作者简介：龙环，学历：本科，职称：档案馆员，单位：昭通市人才服务中心。）