企业科技档案超前管理制度的建设

杨静

[摘 要]档案超前管理是一种前端控制手段，其主张在档案形成之前，从源头上进行文件资料的质量控制，以提高档案文件的参考价值，避免珍贵文件资料的流失。对于油田企业来说，档案资料不仅包括对企业日常工作的记录，还含有许多技术资料和商业文件，因此必须确保文件资料的安全和完整。本文通过引入档案超前管理制度，对油田企业内部资料进行标准化和规范化管理，从而为提高企业市场竞争力、促进企业可持续发展提供支持。

[关键词]油田企业；科技档案；超前管理；制度建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.114

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）06-0-01

0 引 言

对于多数技术密集型企业来说，谁掌握了行业前沿技术，谁就能够在市场竞争中占据绝对优势，进而提高企业市场竞争力。因此，越来越多的企业都加强了对行业前端技术的研发，并通过建立企业科技档案超前管理制度，促进科技档案的规范化管理，为先进技术的研发提供必要的经验参考和数据支持。本文首先概述了企业科技档案超前管理制度的重要性，随后提出了企业科技档案超前管理制度的建设措施。

1 企业科技档案超前管理制度的重要性

科技文件是科技档案的主要组成部分，档案管理人员在经过资料收集、系统整理和归档保存等一系列工作后，将企业日常工作中所产生的科技文件整理成科技档案，并进行规范化的保存。因此，为了保证企业科技档案的完整性，档案管理人员必须要熟知科技文件的具体运作流程和运动规律，进而将档案管理工作适当向前延伸，在科技文件转化成科技档案之前，就对其进行监督和保护。通过开展这种超前管理，能够最大程度地保证科技文件的完整性和丰富度。

需要注意的是，科技文件在转化为科技档案后，并不意味着管理工作的结束。事实上，即便是完成了科技档案的超前管理工作，企业档案人员仍然要做好后续的检查、监督、查阅、指导等工作，确保科技档案能够发挥其真正的利用价值。从本质上说，企业科技档案应当为企业技术研发和科技进步提供一定的支持作用，而档案人员的管理手段、管理意识、企业的管理制度，都在某种程度上决定了科技档案的价值。从这一点来说，引入科技档案超前管理制度，具有重要的应用价值。

2 企业科技档案超前管理制度的建设方法

企业科技档案的超前管理，需要从企业日常工作出发，重视科技文件的保护和监督。因此，在超前管理制度的建设过程中，相关人员不仅要将工作重点放在档案科技文件本身，还要重视超前管理与企业档案管理制度之间的衔接问题，具体的建设方法如下。

2.1 明确档案管理责任

同一企业的不同部门，所负责的工作任务各不相同，在科技档案超前管理制度建设中所承担的责任也有所差异。以油田企业为例，企业管理人员应当结合油田企业的实际情况，建立分工明确、责任清晰的档案管理工作网络，确保工作责任落实到个人。在这种管理制度下，档案管理人员要明确自身的工作责任，从而确保档案管理工作高质量完成。企业管理人员还可以将档案管理工作的完成情况与个人薪资水平挂钩，以此来调动档案管理人员的工作积极性。

2.2 加强部门之间的合作

油田企业各项工作的开展以及科技的研发，离不开各个部门之间的协调配合。在以往的企业管理中，由于各部门之间存在“信息壁壘”，信息技术交流存在诸多障碍，制约了企业科技的发展和科技档案的管理。在引入超前管理制度时，要打破部门之间的“信息壁垒”，确保文件资料能够高效流转，从而加快企业科技的研发速率，为科技档案管理质量的提升奠定基础。在信息时代，谁掌握了更多的信息资源，谁就能掌握市场主动权，因此，要加强部门之间的合作，为提升档案管理效率提供基本的保障。

2.3 建立相互呼应的制度内容

这是制度衔接的关键问题，制度在内容方面的连贯性是否良好，直接决定了其实施效果。对于油田企业来说，档案超前管理制度中的文件归档制度与通常所说的档案管理制度中的收集环节是连接两个阶段工作的接口，处理好这一环节的交接工作，是文件从各部门移交至档案部门的关键一环，也是决定科技档案超前管理制度实用效果的主要影响因素。因此，相关人员做好对接口的制度建设，建立相互呼应的制度内容，为企业的发展奠定基础。

2.4 资源共享

实现企业部门之间的资源共享，可以充分发挥各部门的自身优势，优化资源配置，促进文件档案管理工作顺利进行，加快企业信息化建设进程。以油田企业为例，生产部门应当将生产记录、生产效率等信息与科技研发部门共享，以便于科研部门以此为依据，进行有针对性的技术改进。各个部门只有强化信息和资源共享，才能提升有限资源的利用效率，一方面帮助油田企业节省部分成本费用，另一方面也有利于提高科技研发速度，加快油田企业的技术进步和经济发展。

3 结 语

档案超前管理制度作为一种新型的档案管理手段，在提高档案管理质量、保证档案管理安全等方面发挥了独特优势。实际工作中发现，部分企业存在档案管理程序不健全、缺乏监督审查机制等问题，影响了档案超前管理的工作质量。因此，企业一方面要建立健全档案超前管理制度，另一方面要重视档案管理人员的专业培训，从而为企业科技档案管理质量的提升提供人才支持。

主要参考文献

[1]谭文君.经济发展与竞争全球化背景下的企业档案信息服务研究[D].昆明：云南大学，2014.

[2]姚梦晖.浅谈网络化背景下强化供电企业文书档案管理的具体措施[C]//电力行业优秀管理论文集，2014.