高等学校新聘用人员人事档案审核归档过程中的问题及注意点

乌日娜

【摘要】我国的各高等学校几乎每年都进行各类人员的招聘，以填补及充实岗位的空缺、人员的不足。在这一过程中，人事部门除选考聘用新工作人员，同时还要对新聘用人员进行档案的交接及归档整理，在新聘用人员档案交接及归档整理中，往往会出现各种各样的问题及情况。本文以某高等学校为例，对新聘用人员人事档案在审核及归档整理过程中存在的问题及注意事项进行了分析，归纳及总结。

【关键词】高校人事档案，新录人员，档案管理

人事档案是每个人历史的真实记录，它记录了每个人的学习经历、工作经历；涉及的内容材料有个人履历、自传、学历学位、专业技术职称、各种鉴定材料、政审材料、入党入团材料、加入非中共组织的材料、奖励材料、处分材料、工资材料、任免材料、聘用材料等；在实际工作中，人事部门对工作人员进行的政治、业务管理及评价也是以人事档案为基础的；如对工作人员进行考察考核、选拔聘用、提拔晋升、人事调动、岗位聘用、退职退休等都是以人事档案为依据，进行各种手续及事宜的办理。因而可以说个人的人事档案，无论是对个人还是组织都非常重要，意义重大。下面来梳理高等学校在新聘工作人员过程中，档案审核、归档、整理时容易出現和发生的问题。

各个高等学校根据各自的发展、规划及每年的人员减少（包括自然减员和流失），每年需要补充各类工作人员，对各类工作人员的补充，基本上采取向社会招聘的办法，主要来源是应届或往届的各层次毕业生。当他们一旦被高等学校聘用，就变成了某高等学校的新聘用工作人员，就要发生在被聘用之前形成的个人人事档案的移交手续，由于我国的各类学校众多，加之各校为学生建立的学籍档案材料形式不一、内容不一、材料数量不一，所以新聘用人员在档案移交时，会出现各种各样的情况，有档案材料不全的、有记载内容不符的等各种情况均有发生，因此对各类新聘用人员档案在接收后，进行规范的、专业的整理是非常必要的，既可以审核新聘用人员在报名填表时信息的真伪与准确性，还可以发现目前为止人事部门不了解、不掌握的信息或情况，有利于更好地了解新聘用人员，发挥其作用，做到人尽其才

一、 对新聘用人员档案审核、整理、归档的步骤及要求

由于新聘用人员大多数是应届毕业的各层次毕业生（如：博士生、硕士生、本科生等），也有往届毕业的或者有过工作经历的人员，这些新聘用人员的档案大多数没有进行过认真、严格、系统的审核整理，因此各高等学校对新聘用人员的档案要进行严格的、认真的、系统的审核整理。

（一）要对新聘用人员的档案进行准确的分类、编目。由于新聘用人员的档案大多数是未经过分类、编目的散单片，原生态的装在档案袋内，个别装订好的档案也是由于顺序、位置的原因，也需要重新分类、编目，因此要做到：

1.要严格按照人事档案的分类标准进行分类。如：一类，个人履历材料；二类，个人自传材料；三类，各种鉴定材料等，以此类推。分类要做到认真、细心、准确，避免出现分类错误，如：漏编或重复等情况。

2.在档案分类、编目过程中，对不符合档案材料要求的材料要进行技术处理，保证档案材料形状的统一性。例如：现在要求档案材料一律采用A4纸形式，对不符合A4纸要求形成的档案材料就要进行技术加工及处理，使其成为A4纸形式的档案材料。保证档案形状的一致性及顺序的统一性，为查找、利用档案创造便捷、省时、高效的有利条件。

（二）对新聘用人员档案材料进行审核。对分类、编目、经过技术加工处理的新聘用人员的档案材料进行审核。审核主要是对档案材料不全，即缺档的材料，要求本人向原毕业学校或原工作单位索取，索取后交到人事档案管理部门，把个人原来的档案尽量补充齐全，为新单位提供准确、完整的前一阶段的个人档案，使新单位能准确把握、正确使用，也为自己的前途、事业和发展，做好基础和铺垫。常见的新聘用人员档案不全的情况或缺少的档案材料有：学历学位不全，对有过工作经历的新聘用人员来说缺少工资档案材料、缺少奖励材料，有的入党材料不全等。对上述情况要严格、认真填写《档案缺少材料登记表》，同时告知本人，要求本人积极配合，尽量在规定的时间内把缺少的档案材料提供给新单位人事档案部门。

（三）鉴别收集到补充的档案材料。对收集到的补充档案材料要认真、准确、严格地进行鉴别，档案管理人员一定要认真负责，严格把关，本着对个人、事业负责的精神，对收集到的补充档案材料进行鉴别。深入细致地审查每份收集来的补充的档案材料，提高鉴别的能力及准确性，对于复印件归档的材料，必须查看原件，确认无误后，亲自动手复印，在复印件上签复印人姓名、时间，加盖“复印件与原件相符”印章后分类、编目、编写页码、归档，切忌收取本人提交的复印件。对于手续不完备、填写不规范、内容有涂改，重复出现的材料，坚决不能接收归档，一定要坚持原则，从源头确保档案材料的真实性、可靠性及准确性。

二、关于新招聘人员人事档案中的“三龄两历”的审核

人事档案是考察每个人情况的重要历史记录及依据，按照组织部门的要求，每个人的“三龄两历”一定要清楚明白，有根据、有理由、有事实。高等学校新招聘人员的“三龄两历”同样要搞清楚、弄明白，这不仅关系到个人的利益、待遇、前途等问题，也关系到国家的事业及高等学校发展建设的相关问题，因此，高等学校的档案管理人员在接收、审核新招聘人员的人事档案时一定要对“三龄两历”问题，坚持实事求是、认真对待、严格审核的原则。按要求逐项审核新招聘人员人事档案中的“三龄两历”问题。“三龄”是指：年龄、工龄、党龄；“两历”是指：学历、工作经历。查每个人的“三龄两历”，就是要搞清每个人（包括新招聘人员）的真实的出生日期、参加工作的日期、入党日期（是中共党员的、如果是加入民主党派的就是加入民主党派的日期），真实的学历、真实的工作经历。但是在实际情况中，有同一个人的人事档案里不同的档案材料记载的“三龄两历”是不同的，如出生日期，在参加工作的招工表里是一个时间，而在干部履历表里则填写的是另一个时间，此类情况屡见不鲜。不仅是出生日期在档案里不同时间形成的材料中记载不一致，参加工作日期、入党日期、学历、工作经历等也同样存在着相同的问题。因此，对新招聘人员的人事档案，认真审核、实事求是，做到从源头上把好人事档案历史真实性的关口，使新招聘人员的“三龄两历”清清楚楚，符合真实的历史记录。为了弄清新招聘人员档案的“三龄两历”真实情况，高等学校人事档案管理人员要多次、反复地进行审核、对比、调查，并与当事人交谈，了解前后记载不一致的真实原因、理由及情况，最后根据相关政策、规定等进行认定，保证认定结果的真实性、准确性及有效性，确保补充材料真实可靠有效。

三、新招聘人员人事档案审核实例分析

例1，A某，2015年8月通过我校公开招聘工作人员考试，被我校录用。我校人事档案部门收到了A某的人事档案，按档案接收的规定和程序，首先是整理（包括分类、编目、编页码、装订成册等）。然后是审核，把缺少的档案材料填写到《缺少材料登记表》中，通知本人补充缺少的人事档案材料，并同时发给A某2004年制《干部履历表》一份要求其填写，且要求其在规定时间内把补充材料和填写好的《干部履历表》交到我校人事档案管理部门。A某缺少的人事档案材料是：（1）本科学生登记表；（2）本科毕业证书、学位证书复印件；（3）报考硕士研究生登记表；（4）硕士研究生登记表；（5）硕士研究生毕业证书、学位证书复印件。

在规定时间内，A某按要求把缺少的人事档案材料及没有填完整的《干部履历表》交到了我校的人事档案管理部门的管理人员手中。A某交来的材料只有上述缺少材料登记表中（2）本科毕业证书、学位证书原件、（5）硕士研究生毕业证书、学位证书原件，及未填完整的《干部履历表》。经审核及按相关规定：“学历材料中所缺少的材料，如補充有困难或无法补充的，可以由档案管理人员复印该当者的毕业证书、学位证书，加盖档案管理部门的印章，以毕业证书、学位证书的复印件代替。”A某的缺少学历材料用其本科毕业证书、学位证书复印件及硕士研究生毕业证书、学位证书复印件来充当就可以了。

但对A某来说，缺少的不仅是学历证明材料，还有工作经历及工作时间的证明材料。原因是：A某在《干部履历表》的工作经历一栏中填写了：“2014—2015年被聘为‘大学生村官”，可是，A某的原始档案中没有任何材料能证明其‘大学生村官的工作经历、工作年限及工作时间。因此，我校的档案管理人员与A某联系，说明档案材料不全，不能够证明“大学生村官”的工作经历，要求A某抓紧时间补充能够证明自己当过“大学生村官”的工作经历证明材料。在学校档案管理工作人员的耐心说明及解释下，A某明白了自己缺少能证明“大学生村官”工作经历的材料，向档案管理人员表示积极努力搜寻缺少的材料，补充完整。十几天后，A某把搜集到的材料交到了学校档案管理人员的手中，这些材料中包括：1.内蒙古自治区选聘高等学校毕业生到嘎查村任职合同书（内容包括：合同期限、某旗委组织部门及负责人的印章，受聘人A某的姓名、性别、身份证号码、选聘的工作地点、家庭地址、联系电话等）。2.大学生村官证明（印有中共某旗委组织部的印章）。收到材料后，学校档案管理部门的工作人员用电话与A某提供材料中出现的某旗委组织部进行了联系，核实有关A某“大学生村官”的事实及情况，核实结果确定了A某所提供“大学生村官”信息及相关证明材料的真实性。

根据《中共中央组织部、教育部、财政部、人力资源和社会保障部关于印发〈关于选聘高校毕业生到村任职工作的意见（试行）〉的通知》（组通字〔2008〕18号）相关内容：“没有办理人事代理手续的大学生村官，应视为参加工作，参加工作时间可按其到基层报到之日确定。”依据此内容，A某的参加工作时间应为《内蒙古自治区选聘高校毕业生到嘎查村任职合同书》中合同执行开始时间。至此，A某的参加工作时间、招聘前的工作经历、学历证明材料等被核实及确定。

另外，A某在《干部履历表》中填写自己是中国共产党员及入党时间，但是在A某的档案材料中没有任何材料记载其中共党员身份及入党时间。为此，档案管理人员再次联系了A某，说明情况，并要求A某尽快转党的关系，把自己的中共党员身份及入党时间等证明材料交到人事档案管理部门。在A某的积极努力和配合下，A某的党的关系及入党材料很快转到了学校，档案管理人员在查看核实A某党的关系及入党材料时才知道，A某是在硕士研究生学习期间入党，在当“大学生村官”时转正，2015年9月被我校通过公开招聘录用后，党的关系及入党相关材料尚未转到学校。经过人事档案管理人员对A某党的关系、入党材料的审核，与A某原工作单位组织人事部门的电话核实及情况了解等审核程序，最终核实确认了A某的档案。

例2，B某同样是2015年通过学校公开招聘工作人员被学校录用的教师。B某的情况是，学校的人事档案管理人员在初审时发现B某有过工作经历，根据是，在B某的档案中有B某与包头市某房地产开发有限公司签订的合同，日期为2014年4月；及B某与包头市某房地产开发有限公司解除（终止）劳动关系证明，日期为2015年3月。这两份材料不足以证明B某的工作经历及材料的真实可靠性，有待于进一步验证，因此，档案管理人员与B某联系，说明情况，并要求其补充工作经历的有关材料。过了几天，B某拿来了两份补充材料：1.2014年4月包头市某房地产开发有限公司的“录用与入职审批表”；2.2014年6月“试用员工转正审批表”。根据相关文件及政策规定，这两份补充材料同样不足以证明B某的工作经历。档案管理人员再一次与B某联系，详细解释了什么样的材料才是有效的证明材料等事项，随后，B某提供了包头市社会保险参保证明，时间是2015年12月，印有公章。当档案管理人员对B某的包头市社会保险参保证明仔细审核时发现，B某的首次参保时间是2013年7月。档案管理人员又一次联系了B某，在与B某交谈时，得知B某于2013年，在江苏省南京市某文化股份有限公司工作，这段工作经历，在B某的档案中没有任何记载或体现。学校档案管理人员与B某交谈，并要求其补充相关档案材料，过了一段时间，B某提交了1.江苏省南京市某文化股份有限公司与B某所签“全日制劳动合同书”；2.江苏省南京市某文化股份有限公司与B某终止或解除劳动合同的证明；3.南京市终止、解除劳动合同备案申报表；4.江苏省南京市某某文化项目保密协议；5.B某的辞职信。档案管理人员对B某提供的补充材料，经过审核、验证及核实，确定了B某所提供材料的真实性。根据有关文件规定：“与民营企业签订劳动合同且缴纳城镇职工基本养老保险的，可以认定其参加工作。”B某首次签订的合同是与江苏省南京市某文化股份有限公司签订的，日期是2013年7月，该合同的解除日期为2014年2月，首次参加社会保险的时间为2013年7月，因此，B某参加工作的时间被认定为2013年7月，至此，B某的“三龄两历”也被认定通过。

四、新招聘人员人事档案审核、认定、整理过程中的注意点

通过以上两个例子的分析，我们可以看到，新招聘人员的人事档案也并不是想象的那样简单，虽然是新招聘的工作人员，但他们中的许多人都有过各种各样不同的学历、经历，因此，在人事档案的审核、认定、整理的过程中，会出现上述两例中存在的各种各样的问题，所以，需要人事档案管理人员耐心细致、不厌其烦、反反复复、严格认真、一丝不苟地对新招聘人员的人事档案进行审核、认定、整理，使其符合国家的要求及符合本人的真实历史记录，尤其是每个人的“三龄两历”，一定要清清楚楚、明明白白，来不得半点马虎。在对新招聘人员人事档案审核、认定、整理时一定要注意以下几点：1.整理档案一定要分类准确、编目无误；2.审核档案一定要初审、复审、再审；3.档案材料收集一定要齐全、完整；4.档案补充材料的鉴别一定要准确、真实；5.“三龄两历”审核确定一定要细致、严格、准确、有根据；6.档案管理人员必须熟记相关文件及相关规定，严格执行文件规定，严格把关。

新招聘人员人事档案，表面上看起来材料不多，但实际上现代社会的年轻人各自都有自己的不同经历，针对他们的档案必须认真整理、充分收集材料、反复审核，才能保证他们的人事档案真实、完整、可靠，反映他们本人真实的历史足跡。在审核、核实、认定“三龄两历”一定要有根据、有事实、有理由，能说服人，把好新招聘人员人事档案最初的第一道关口。

新招聘人员的人事档案的审核、认定、整理是一项繁琐、系统的工作，要求档案管理人员保持严谨的工作态度，同时要具备熟练的专业知识及技能，还要善于处理工作中各种各样的疑难问题。另外，档案管理人员要积极对待工作，将每个工作环节做细、做实，只有这样才能够让新招聘人员的人事档案真实、完整、可靠，为组织人事部门提供真实可靠的人才选拔决策依据。

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