图书馆参考咨询档案收集与管理现状分析及优化措施探讨

陈颖

【摘要】随着信息化技术的持续发展，促使各个行业发生了巨大的转变，图书馆参考咨询档案的管理方法与管理模式也在发生着转变，新形势下如何加强图书馆查考咨询档案收集与管理就成为当前急需解决的重要课题。鉴于此，本文主要针对图书馆参考咨询档案收集与管理现状进行了系统的分析，在此基础上提出几点优化措施与建议。

【关键词】图书馆；参考咨询档案；收集与整理；现状

参考咨询是图书馆员对读者在利用文献和找寻知识、情报过程中提供帮助的活动。它以协助检索、解答咨询和专题文献报道等方式向读者提供事实、数据和文献线索。参考咨询工作作为图书馆业务的一项核心部分，其直接代表着图书馆读者服务的发展方向。参考咨询档案指的是图书馆参考咨询工作原始记录的各种资料，包括咨询内容的学科范围，查找路径和方法，检索的主题和关键词，资料来源（含数据库、馆藏资料、Internet资源等）及检索结果等信息。作为一种文献档案，参考咨询档案本身蕴藏着极为宝贵的资源，加强图书馆参考咨询档案的收集与整理有利于图书馆业务工作的开展。美国是现代图书馆参考咨询工作的发源地，从19世纪末开始，许多美国图书馆非常重视参考咨询资料的积累。如美国图书馆学家拉德（（J.N.Larned，1836-1913）在从事参考咨询工作时，把读者的疑难问题及其答案整理为5本书—《参考实录》（ History of Ready Reference，1893 ）。他所工作的水牛城图书馆（Buffalo Library）直到1937年还将其作为咨询参考书。由此可知，参考咨询档案管理工作对于图书馆咨询工作的影响巨大，然而，因为各方面原因，图书馆参考咨询档案收集与管理工作仍然存在一些不足，如何改善这些不足，为广大用户提供更好的信息服务，是值得我们认真思考和解决的一个重要课题。

一、图书馆参考咨询档案收集与管理现状

（一）重视程度不足。因为图书馆本身对参考咨询档案收集与管理工作没有达成共识，大部分图书馆对该项工作的重视程度不足，一些图书馆仅仅开展原始记录而不进行整理保存，使得大量的参考咨询资源存在流失的现象；部分图书馆虽然构建了原始档案记录，但没有进行档案分类管理，导致检索极为繁杂。上述情况不仅制约了图书馆参考咨询档案管理工作的开展，同时也对图书馆参考咨询工作造成了不良影響。

（二）仍旧以传统收集模式为主。部分图书馆针对读者的需求与咨询内容仍旧沿用手头登记的模式来开展，针对部分特定咨询的情况无法开展数据统计与质量分析，因为书写不够规范，查找路径、主题、关键词、参考和检索过的文献资料没有及时记录下来，导致收集与记录不够完善，到需要的时候，往往难以提供有效的资料。

（三）管理流程不够规范。各个图书馆针对参考咨询档案的收集与整理工作存在自成一体、各自为政、程序各异以及水平不一的现象。一方面，部分图书馆参考咨询档案并没有设置固定存放空间，管理流程不够规范；另一方面，一些图书馆参考咨询档案的信息描述与信息组织方面连最为基本的项目字段、表格均没有进行统一要求，管理极为混乱。

（四）缺乏专业收集与整理档案队伍。部分基层图书馆因为人力资源的短缺，参考咨询档案收集与管理工作基本都是安排兼职人员，缺乏专业收集与整理档案队伍，导致队伍整体素质参次不齐，难以保证档案规范立卷、归档。

二、优化措施与建议

（一）加强参考咨询档案认知。要想加强图书馆参考咨询档案收集与管理工作，必须要从思想层面加强参考咨询档案的认知，在图书馆内部树立参考咨询档案存档意识与良好习惯。这就需要各个图书馆基于自身实际情况，在内部建立一套行之有效的参考咨询档案管理体系，从而有效保障参考咨询档案的安全性与完整性，保障参考咨询档案收集与管理工作得到有效落实。

（二）提升参考咨询档案信息化水平。随着计算机技术在图书馆的普及与应用，越来越多的图书馆开始利用计算机对参考咨询档案进行科学管理。要利用计算机管理咨询档案，首先，要选择一个好的咨询业务应用软件，要求系统功能通用性好，数据结构规范，能联网运行。其次，要自建一个咨询档案数据库，将参考咨询档案的材料进行数字化处理，对解决咨询问题所产生的信息资源进行合理整序，按类别存储。再次，将了解到的读者常见的、共性的问题及答案汇总整理，并建成一个知识咨询库。比如，图书馆档案管理部门可以尝试选择软件企业设计针对性的档案管理软件，并设计相应的档案数据库，在数据库中形成具有自身特色的馆藏档案资料，类似参考咨询工具书、咨询业务培训教材以及图书馆服务宣传手册等相关内容，以此来帮助图书馆提升公众服务形象。

（三）建立规范化的流程管理。参考咨询档案只有在形成以后才完全进入真正意义层面的档案管理阶段。为有效解决当前参考咨询档案馆管理流程不规范的现状，使得参考咨询档案在各个生命周期的价值得以有效发挥，图书馆必须要建立规范化的流程管理，主要包括以下几个环节：1.入档流程。图书馆每一项参考咨询业务相关材料都必须要安排该项业务负责人来进行收集与整理，等到参考咨询业务完成以后再把对应材料交付给档案管理人员。档案管理人员则根据规章制度进行清点与验收，进行档案登记表填写，最后通过双方签字确认。2.审核流程。图书馆档案管理部门需要定期针对参考咨询档案开展查漏补缺。首先，必须要高度重视归档资料的原始性，防止部分档案管理人员为应付工作采用凭借记忆补写的方式。其次，针对参考咨询档案进行查漏补缺，能够在第一时间进行有保存价值材料的补充。3.调用流程。参考咨询档案本身的不同，其保密要求也存在一定的差异性，因此在调用的时候必须要严格根据保密级别进行管理。针对一般的参考咨询档案可以采用适当公开的方式，使得广大用户能够利用档案数据库直接检索对应的电子版。针对科技查新类型的参考咨询档案，其具有极高的保密级别，一般近五年内都不允许外借，针对五年前的档案资料则需要通过相关负责人签字批准，进行调用手续以后才能够调用，并且在归还的时候必须要进行细致、全面的检查，进一步保障档案资料的完整性。

（四）加大档案管理队伍培训力度。要想保障图书馆参考咨询档案管理工作的质量，就必须要提升档案管理队伍的综合素质，解决当前基层以兼职人员为主的方式，这就需要图书馆加大档案管理队伍培训力度，主动做好以下两个方面的工作：一方面，加大档案管理队伍的继续教育力度，通过主动开展多种类型的教育形式，包括讲座、委培、自学、同行交流等形式，积极进行参考咨询服务知识、档案管理专业知识、信息化专业知识的培训，全面提升档案管理队伍的专业水平、信息化水平。

三、结语

综上所述，图书馆参考咨询档案收集与管理工作是一项系统、全面的工程，需要针对当前工作中存在的不足进行系统的分析，制定针对性的解决策略，做好图书馆参考咨询档案的收集与管理工作，开展特色化的信息咨询服务，促进图书馆参考咨询事业的发展，满足读者多功能、高层次的需求，更好地为社会服务。

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