做好当前医院人事档案管理的若干体会

蒋晓雁

摘要：医院人事档案是医院职工个人经历和社会实践的记录，是一个人思想品德、业务能力、工作情况的反映，具有保存价值，并按照归档制度整理保管起来的个人文件材料。人事档案及其管理工作在医院建设中起着不可替代的作用。它为医院改革中各级领导班子建设提供各类人才信息和用人依据，为工资制度改革，医院职工的职称评定和享受各类福利待遇提供依据，是医院人才开发的重要资源。

关键词：医院档案；人事管理；制度

一、医院人事档案管理现状

（一）领导重视不够，人事档案管理制度不健全

由于档案本身不能直接带来经济效益，目前医院领导大多是临床医学专家，对档案管理的重要性认识不够，因而在档案管理的重视程度以及在档案管理人员配备、资金投入等方面均存在重视不够、投入不足的问题。因此，在医院管理和建设中，不能够形成自上而下对人事档案的重视氛围，人事档案管理体制也欠健全。

（二）职工档案意识淡薄，看不到档案的作用

人事档案材料来源于每个职工，但是目前医院职工缺乏一定的档案意识。在档案形成中，纸张不合格，材料书写不规范，数量不齐全，上交不及时，这些问题的存在直接影响到人事档案本身的质量，影响材料的存档和管理工作，影响了人事档案的使用价值，无法实现资源共享和利用。

（三）档案人员配备不足，专业能力有待提高

人事档案材料需要专人管理，单独存放。档案管理要求管理人员要有高度的素质和无私奉献精神，对工作要严谨求实。而目前实际情况是医院管理工作繁杂、量大，人员编制不足，没有专人管理档案，都是其他人事管理人员兼做相关档案工作，档案专业知识缺乏，责任不能落实到人，致使档案材料不能及时整理归档并装订成册，存在档案材料遗失，不完整的情况。由于档案管理者不认真专研业务，在工作中不重视宣传档案法规，不能积极提出改善档案工作基础设施建设的建议和要求，逐渐形成了档案管理就是保管档案的狭隘认识。再者医院没有建立起有效的档案监督管理机制，这就造成了部分重要的档案资料得不到足够的重视，有的没有及时收集，有的由个人保管甚至随工作的调动而带走或丢弃，造成重要档案严重残缺甚至丢失。

二、如何加强人事档案管理

（一）加强领导对档案工作的重视，建立完善的管理体制

加强医院领导对档案工作的重视，是搞好医院人事档案工作的关键。医院人事档案工作是一项长期、细致的工作，特别是在信息化如此发达的今天，建立医院人事档案管理信息系统更需要领导的重视和支持，如基础设施建设、人员的配备、所需经费等，都需要得到领导的批准，只有这样才能使档案工作与时俱进。所以，医院领导应把人事档案管理纳入领导议事日程，进一步完善档案管理体制。

（二）提高全院职工的归档意识，创造良好管理环境

人事档案管理部门要组织全院职工学习《档案法》，宣传人事档案的重要性，使档案有用的观念深入人心，从而使职工自觉参加人事档案管理，重视档案材料书写、纸张要求、归档范围的标准和规章制度，给收集和利用档案工作创造良好的环境。

（三）提高医院人事档案工作者的素质，做好信息利用工作

医院人事档案管理人员是档案管理的主体。提高医院人事档案工作者的素质是搞好档案工作的保证。档案是医院的宝贵财富，受到国家法律的保护，不允许受到任何侵害和摧毁。医院人事档案工作人员在管理档案过程中首先要认真学习并执行《档案法》的规定，保证档案的真实、准确、完整；其次要维护档案安全，保护档案完好无损，认真鉴别，防止涂改、伪造档案入档。

作为档案工作者更需要努力提高文化水平和业务能力。人事档案管理人员，需具备较强的专业理论知识、较广的医学知识以及一定的公文知识和写作技能。另外，档案工作者不仅要熟悉案卷的整理流程，还要掌握一定的档案管理和保护技术。因为每一卷档案的收集、分类、装订、编目、管理，都有非常严格的要求。随着档案信息化的发展，出现了电子档案、新型档案载体等新形式，这就要求医院人事档案管理人员除了具有好的理论基础、娴熟的专业技能，还应具备一定的计算机能力。这就需要通过自行钻研、参加再教育和业务培训等学习方式，不断提高业务能力，以适应档案工作的发展。医院人事档案管理人员还应增强档案信息资源的开发利用工作，主动地为医院的建设和发展服务。

三、医院人事档案管理的创新

通过以上的总结，我们发现医院管理工作产生了许多问题，其原因是多方面的，主要包括管理机制、管理方法不健全，制度落实不到位，管理不严格，管理人员思想认识不到位和没有建立现代化服务理念等，所以人事档案管理工作需要医院各方多方面的努力，具体包括以下几点

（一）施行全面动态管理

医院人事档案应实行全面动态管理，应该着重关注档案新内容，涉及一个人每一个阶段的真实面貌，不仅要可以体现个人特色，比如医德医风，又可以反映医疗技术水平，例如技术特长或者科研成果。医院人事档案管理工作要能及时补充体现个人特色和时代发展的新内容，可以是诚信材料，包括为人信用度，病人满意度等，也可以是德、能、勤、绩的考核材料，其中“德”代表政治思想认识水平和职业道德，“能”就是員工专业技术水平，“勤”主要是工作态度是否积极和有没有遵守劳动纪律，“绩体现在门诊量、疾病治愈率、论文发表篇数、科研成果、学术地位、奖励等。同时，还应该及时增加体现医疗技术水平的工作项目，包括医疗技术水平在国内外的地位和影响力，同发达地区医疗技术存在的差距，新技术的开展和使用情况，疑难杂症的治疗和研究等；还应该将涉及本人的学历材料、专业技术职称材料、党团材料、工资情况等及时归档，实现真正意义上的全面动态管理，即通过查阅档案，能够准确反映当事人所有的信息，并能查到当事人某一阶段的真实情况。

（二）提高人事档案管理人员的素质

在医院人事档案管理人员中存在着年龄老化的现象，而且档案管理人员多从临床科室中产生，专业不对口的现象很常见，另外医院人事档案管理条件落后，工作环境不尽人意，使一些人员不愿意从事档案管理工作，所以，有必要加强对医院人事档案管理人员的队伍建设。

首先加强思想素质。人事档案工作人员需要具备高度的政治责任感和坚定的事业心，以全心全意为人民服务为出发点，尽职尽责做好本职工作，同时，还应该树立“甘为人梯，默默奉献”的精神。

其次，提高文化素质。医院人事档案工作人员的文化素质，在实际工作中起着非常大的影响，提高人事档案管理水平必须从文化基础抓起，具备较深的专业理论知识和较广的医学知识，同时还应该具备一定的公文知识和写作技能。

最后，提高业务素质。掌握精深的专业知识，是提高工作质量与服务质量的保证。医院人事档案工作人员必须具有一定的理论基础，还应该有一定的娴熟的专业技能。

（三）健全人事档案管理制度

健全档案管理制度，实施科学规范的档案管理。档案管理工作是人事管理工作中的一个重要环节，需要制定健全的制度来规范工作的有效进行。管理人员在日常中不仅要遵守医院的规章制度，还要结合人事管理工作中的具体情况，将本部门的工作制度进行精细化的管理，比如完善检查核对制度、材料鉴别归档制度、保管保密制度等。在了解人员的具体特点的基础上，为医院实行人才的开发和调遣，提供真实可靠的资料。

（四）提高信息化水平

人事档案管理信息化的建设是一项长期的任务，随着各项人事制度改革的推进和办公自动化水平的不断提高，科学决策、人才预测、宏观调控、微观管理等工作将更多地依靠人事档案管理信息系统来完成。所以建立计算机网络，实现人事档案管理现代化势在必行，比如，我们可以在计算机局域网络技术的帮助下，通过人员信息，学科梯队建设情况等，综合运用科学管理方式，为领导提供一整套有理有据，操作性强的发展规划资料。

四、结束语

总而言之，人事档案作为领导重要的决策依据和医院未来发展的信息提供者，其管理工作直接影响着医院人才队伍的建设和医院的未来规划，所以，我们管理人员应在提高自身管理素质的基础上，通过与信息化的有效结合，从而提高档案的利用率。