精细化管理在办公室接待工作中的有效作用

钟宏音

摘要：办公室的行政管理部门是一个单位非常重要的运转部门，办公室的工作效率关系着整个公司的发展。然而办公室接待工作涉及的内容繁多，而且事项非常复杂，这就需要在公司的办公室接待中实行精细化管理来提高整体的办公室办公效率。本文主要讲述了办公室接待中实行精细化管理的作用，以及精细化管理在办公室接待中的具体应用和注意事项。

关键词：精细化管理；办公室接待；有效作用

办公室作为一个公司的综合管理部门，办公室的工作效率在公司起着至关重要的作用，而办公室接待工作作为办公室工作中的一个很重要的工作，办公室的接待工作水平的高低展示着整个公司人员的素质，也代表了公司的整体形象，这就决定着包括燃气公司在内的任何一个公司都应该提高对办公室接待工作的重视。

一、办公室接待实行精细化管理的作用

一个公司的办公室接待实施精细化管理对公司有着重要的积极的作用，尤其对燃气公司更是有积极地意义。

（一）使工作规范化，制度化

公司办公室接待工作实施精细化管理可以使员工在工作中行为都规范化，制度化，通过实施精细化管理，使公司发现原来公司就存在的一些不合理的现象，将工作的具体流程进行梳理，找出解决问题的途径，方便员工更好的做好应该做的工作。

（二）有效整合公司资源

公司办公室接待实施精细化管理可以降低办公室中的一些人力的浪费，明确每个员工的责任，提高工作的效率，节省了办公的开销。

（三）可以有效减少工作中的矛盾

办公室接待工作实施精细化管理可以提前把很多的工作都考虑周全，将工作中可能出现的问题提前考虑清楚并且给于解决方案，避免以后了以后的麻烦的同时增加了公司图案按对合作的意识。

二、精细化管理在办公室接待中的具体应用

（一）员工的意识精细化

办公室接待工作是整个公司最需要细心的一项工作，从公司的人员的调配参观路线的确定，再到公司的会议室的安排，车辆的调动等一系列的工作都需要精细不能出差错，这就需要公司的接待人员唏嘘将精细化的意识带到工作中。

1.办公室接待人员大局意识的精细化

办公室接待工作时展现的是一个公司的形象，具体表现在工作的执行力上面。接待人员的任何一个态度一个动作一句话都会对企业有着很大的影响，这就需要员工培养大局意识，站在公司的角度思考问题，以公司的荣辱作为自己的荣辱来处理公司接待中的具体事项。

2.办公室接待人员创新意识的精细化

工作人员的接待工作是统一额流程化的，但接待人员所面对的客户都是不相同的，这就要求公司的接待人员面对不同的客户时也有不同的应对表现，通过不断修改接待过程中的不足，改进接待过程中的细节进行不断的工作创新，所以接待工作中对细节的创新也是至关重要的。

3.办公室人员管理意识的精细化

办公室的管理人员和办公室具体的操作人员都必须要按照严格的公司制度来进行公司的每一项工作的展开，只有每个人都严格按照规则，认真的完成工作，才能使公司的办公室接待工作变得紧张有序。

4.办公室接待人员的服务意识的精细化

办公室接待工作的主要任务就是为客人提供服务，让客人感觉满意。一个温暖的微笑，一句礼貌用语的应用都可以表现出接待人员的素质和单位的整体形象。办公室作为公司的重要做成部分，更加需要培养良好的职业习惯，将服务意识带到办公室接待工作中。

（二）办公室接待中流程精细化

办公室接待中要明确接待岗位的具体职责，可以对接待工作中的每一个环节都制定详细的工作流程和工作守则，各项工作流程要具体到没个环节，每个岗位，每个人都具体做什么，应该怎么做，工作完成的怎么样，工作做错了应该如何补救。这样静喜欢的管理流程可以确保每一项工作都能按照規则在进行，确保每个员工都有任务，可以出错了可以责任到人。流程化的工作可以使员工了解每个工作的具体环节，特别清楚自己的具体的工作，从而确保工作可以高效的完成。

三、精细化管理在办公室接待中的具体工作注意事项

（一）做好接待前的准备工作

办公室接待人员街道来访者的电话后要及时和领导放映情况，主动和来访者电话沟通，从而掌握要来访者的人数，性别身份等各种基础信息，然后速度简单安排好来访人员的车辆参观地点住宿等。其次枣具体的操作中再根据来访者的实际情况进行食宿等各方面合理的安排。

（二）注意在接待过程中要细心热情

办公室接待人员在具体的接待过程中要将每一项工作细致化，每个细节都考虑在内。如在接待中迎接领导时要积极的介绍，让每个来访者都充分感受到公司对他的重视和欢迎，在会议接待中要提前做好各项安排，考虑周到，在对来访者食宿安排上也应该了解来访者的口味忌口合理安排，另外要积极准备对来访者的送行仪式，做到接待工作的善始善终。

四、结语

综上所述，精细化管理已经深入到办公室接待的每一个环节当中，不仅体现了员工的整体素质也体现了整个公司的形象。作为燃气公司，也一定要加强对公司办公室接待工作的精细化管理，树立员工的精细化意识，让每个员工都热情服务，争取让客户满意，从而提升公司的整体形象。