浅谈公证询问笔录在公证审查活动中的重要性

吕亚栗

摘要 公证询问笔录是公证审查活动中的一个首要环节，了解与公证事项有关的情况而制作的相关询问笔录，将对进一步了解案情、核实证据、查明真相、确保公证质量产生直接的影响。

关键词 询问 登记 受理 核实

中图分类号：D926.2 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1000-0592.2016.12.338

公证询问笔录是指在公证活动中，公证机构对依法受理的公证申请，指派公证员依照相关程序规定，与该事项的当事人或者利害关系人和证人，通过谈话询问的方式，询问与该事项有关情况，告知其申办该公证事项的权利与义务及其法律责任，记录当事人陈述事实的活动。

一、公证询问笔录在公证活动中的重要性

根据《中华人民共和国公证法》第三十六条、第三十八条和《中华人民共和国民事诉讼法》第六十七条的规定，公证书具有证据效力、强制执行效力和法律行为成立的要件效力。这三种效力能否真正体现，关键是看公证的质量如何。如果经过公证的法律行为和文书符合法定程序要求，具有真实性、合法性，那么公证书在使用过程中就不会被相反的证据所推翻，公证的效力才能全面得以体现。因此，公证书的效力在很大程度上取决于公证的质量，而公证的质量关键是看所证明的对象是否真实合法。

综观公证活动中的申请与受理、审查、出具公证书这三个环节中，审查是最基本、也是最重要的环节。《中华人民共和国公证法》第二十八条明确规定：“公证机构办理公证，应当根据不同公证事项的办证规则，分别审查下列事项：（一）当事人的身份、申请办理该项公证的资格以及相应的权利；（二）提供的文书内容是否完备，含义是否清晰，签名、印鉴是否齐全；（三）提供的证明材料是否真实、合法、充分；（四）申请公证的事项是否真实、合法。”司法部《公证程序规则》在《公证法》的基础上，增加了“当事人的人数，当事人的意思表示是否真实”的审查范围，以法律和法规的形式确定了审查环节在公证活动中的重要性。从某种意义上来讲，如果公证人员不认真履行审查义务或者流于形式审查，公证书的质量就会大打折扣，随之公证的效力就不能得到彰显，公证的职能作用就不能正常发挥。所以公证审查是确保公证真实合法的一个重要环节。

公证询问笔录是公证审查活动中的一个首要环节。根据司法部《公证程序规则》第二十六条、第二十七条的规定，公证人员通过与当事人接谈、交流、询问的方式，针对申请人、利害关系及证人所陈述的事实，了解与公证事项有关的情况而制作的相关询问笔录，将对进一步了解案情、核实证据、查明真相、确保公证质量产生直接的影响。首先通过询问笔录的制作，能够反映当事人对该公证事项有关情况的了解和当事人的意思表示；其次能够从一定角度上将其与其他证据、情况的印证来判断事实的存在与否，情况是否属实；再次能够反映公证人员是否履行了告知义务。所以说询问笔录是审查活动的首要环节。这是申请人申办公证具有的权利、义务以及产生法律责任的一个重要证据。通过依据询问笔录的相关情况作进一步的核实审查、从而确保公证书产生在高质量的基础之上，为化解和防范公证员在执业过程中的执业风险提供坚实有力的保障。

二、询问笔录的要素、原则和审查范围

众所周知，公证活动是非诉讼的准司法活动，公证询问笔录是司法文书，但不同于其他司法机关的审讯笔录，属于非强制性的。根据司法部《公证程序规则》的有关规定，制作询问笔录应遵循以下原则：询问笔录应全面客观的反映公证员以采用询问的方式，告知当事人中办该公证事项时享有的权利和承担的义务及法律责任、以及当事人就公证事项有关情况的陈述和确认，这是公证员办理公证的动态过程，加强了公证的证据作用。

公证询问笔录是公证法律服务水平和能力的体现，笔者认为要想制作高质量的公证询问笔录，不仅要从程序上和格式上加以规范，还应从制作公证询问笔录的基本原理、实体内容和制作技术上进行规范，只有这样才能制作出高质量的公证询问笔录。

公证询问笔录由主体、客体和内容三大要素组成。正确理顺三者的法律关系是询问笔录制作的基础。公证询问的主体是由特定主体与不特定主体构成。特定主体是指由公证事项的承办公证员；不特定主体是指公证当事人（公民或法人）。而不特定主体必须具有法律规定的民事权利能力和民事行为能力。特定主体应是具有执业资格的公证员。公证询问笔录的客体是指公证的证明对象，包括法律行为、有法律意义的事实和文书；公证询问笔录的内容是指确定询问主体中所确定的具体权利和义务，询问内容是制作公证询问笔录的核心。它是记录公证员向当事人询问或当事人向公证员陈述与该公证事项有关情况的過程，该内容一经记录，当事人表示无异议并亲手签名、捺印，该询问笔录在公证证明活动中就产生了一定的证据效力和法律约束力。

在制作询问笔录紧紧围绕主体、客体和内容三大要素的同时，根据《公证法》的相关规定，要坚持真实合法原则、直接原则、回避原则、保密原则、使用中文和民族文字原则和告知原则。这六项原则是公证员制作询问笔录时应遵循的基本准则。坚持基本准则，对提高制作质量、防范执业风险、充分发挥公证职能作用、确保公证活动最终结果的有效性具有重要的意义。

根据司法部《公证程序规则》第二十四条的规定，公证员在制作公证询问笔录的过程中，审查内容应根据不同的公证事项进行不同的审查，但一般审查应审查以下内容：1.审查当事人的人数。2.审查当事人的身份。3.审查当事人主体资格及权利。4.审查当事人的意思表示是否真实。5.审查证明的文书内容是否完备，含义是否清晰，签名印鉴是否齐全。6.审查所提供的证明材料是否真实、合法、充分。7.审查公证的事项是否真实合法。

三、公证询问笔录的接谈设计与注意事项

在日常生活中，人们交流谈话的方法有很多种，大多是谈话者根据自己的思维和语言知识交流沟通。但一些重大的社会活动，如外交和商务谈判及律师辩护都要事先对谈话的内容、方式、语气等进行设计。公证询问笔录是法律文书，接谈询问的内容要遵循事物发展的根本规律，要围绕事物从开始、过程、结果这三个阶段进行周密细致的设计，才能保证询问笔录完整体现谈话询问的活动，达到询问的目的。

公证型的谈话询问应首先设计出谈话“序幕”。从务虚沟通开始，消除紧张情绪，增加情绪的融合，创造一个良好的谈话环境，再循序过渡，询问当事人的—些基本情况：姓名、性别、出生日期、家庭住址等相关信息，最后引入主题。也就是围绕与公证事项有关的核心问题开始询问，这个过程需要从一般性询问开始逐步向实质性询问过渡。在整个实质性询问中，要把问题化整为零依次铺开，以事情发展的顺序提问。重点谈实质性问题，既要了解事实本身，又要了解事实相关联的问题。这样的询问设计方式既可以充分调动当事人表达事实的积极性又可以了解到事情的真实性。

在公证谈话询问活动中，可以根据办理不同公证事项的特点采用：放开式、封闭式、诱导式、激发式、迂回式、追问式、插问式、意识交流式、否定式、商榷式。公证人员要根据不同类型的公证事项，快速运用自己的思维和知识，去选择在制作笔录过程中所需要的谈话方式和技巧，在一个公证事项的谈话询问活动中，各种方式的谈话询问要自然转换相互交叉，要灵活变通，以达到全面客观真实地反映出公证事项有关的事实。

在公证询问笔录的制作过程中，一定要遵循公证的真实性原则，真实性、合法性，应完整地体现在公证活动的全过程。公证员作为询问笔录制作活动的主体，必须坚持亲自接谈询问的原则，必须对当事人的意思表示和相关材料进行认真审查和确认，接谈过程要循序渐进，记录层次要分明具体，对多个当事人应分另0接谈，采取一人一事一询问的原则，应防止在接谈询问过程中的主观性，应全面的、灵活多样的将当事人的意思表示记录在询问笔录中。要充分告知当事人在中办该项公证事项中的权利、义务产生的法律责任，除了一般性的告知外，还应针对申办的公证事项进行专门性的告知。询问笔录的制作文本要规范、内容要全面具体、用词要准确。笔录用纸大小要同公证书用纸保持一致，针对司法部关于公证询问笔录是采用手写和打印制作尚未明确规定，但对于上述两种方法制作对询问笔录中出现的涂改处及涂改两页以上的笔录，涂改处和每页的页码处都应由当事人捺印、签名予以确认。笔录的制作要遵循司法部《公证程序规则》的要求，按照三部记录表示，首部应载明：公正询问活动的时间、地点、询问人及被询问人、询问事由以及被询问人的基本信息和情况；第二部应记载申办公证的种类、办证目的和用途，当事人对有关情况的陈述和公证员的告知，以及当事人对询问笔录的确认；尾部载明：当事人签名、捺印、以及接谈询问笔录的制作时间。只有正确把握以上三个部分的制作内容，才能保证公正询问笔录的质量。

四、建立初始接待询问记录制度

案例：2015年6月，张先生为继承父母生前遗留的房屋，来到本处咨询办理房屋继承公证业务的相关问题。在接待咨询中，张先生称：自己的父母亲分别于1998年3月和2014年6月相继去世，父母生前遗留有位于本市新田路XX号XX小区住宅一套。在交流过程中，公证员对其家庭成员、财产状况等情况作了进一步的询问，张先生称自己的祖父母、外祖父母均已先于父母死亡，张先生共有姊妹三人，要继承的房屋是父母生前共同购置的。公证员告知张先生办理房屋继承公证应提交的相关材料后，并将与其接谈咨询中获取的相关信息，记载于接谈登记薄中。半个月后，张先生来到公证处，提供了申请办理公证的相关材料，承办公证员对申请人张先生提供的相关材料进行了审查。在审查张先生提供的被继承人亲属关系证明表中发现，所载明的子女情况与接待登记薄中载明的子女情况不符，缺少了姐姐张甲，当询问张先生时，其态度坚决，表示只有兄妹二人。承办公证员认为其中定有隐情，抛开张先生提供出具证明的单位，深入被继承人生前所在的社区走访知情人，取得了确实有姐姐张甲其人的情况并制作了相关核实材料。随后，承办公证员通知申请人张先生来公证处，告知其隐瞒其他继承人的事实及应承担的法律責任。张先生在公证员经审查核实所取得的证据面前，不得已才说出实情：因姐姐张甲身体不好，行动不便，且住在北京，为了不给姐姐添麻烦，故隐瞒了姐姐其人，并诚恳的承认了错误，后在公证员的指引下，其姐在北京公证处办理了放弃继承声明公证。其妹张乙在本处办理了放弃继承声明公证，承办公证员到房产登记部门查阅了其继承房屋不存在查封，抵押等限制处分行为，为张先生出具了房屋继承公证书。

综观上述案例，笔者运用心理学相关知识，在当事人初次来公证处咨询办理继承公证相关问题时，在当事人的心理状态处在宽松自由的环境下，首先采用诱导式谈话的方式将谈话内容由当事人咨询相关问题逐步转入相互交流，待对方进入状态后，再采取追问的方式针对当事人所申办公证事项的被继承人的家庭情况、财产状况以及继承人的相关情况进行询问，在这样的交流过程中，当事人都能如实陈述事实，而没有参杂其他隐瞒虚构的情况。公证员将所采集的被继承人家庭情况、财产状况以及继承人的相关信息记录在册，待该当事人来办理公证时，将初始接待询问记录与正式接谈询问结合起来，有利于公证员对接谈询问的真实性加以鉴别和判定，有利于减少审查成本，有利于提高在审查活动中取得材料的真实性，以确保公证的合法性和真实性得以彰显。