高校档案资料规范化管理探索

刘晓静

摘要：高校档案资料具有重要的教育价值和使用价值，是高校记录并分析自身教育教学及其他工作质量的重要依据。在新时期，由于高校事物的不断增加，传统的档案管理模式急需改革。文中详细谈论了高校档案资料规范化管理实现过程中存在的问题，并给出了对应管理建议。

关键词：高校 档案资料 规范化管理

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2016）15-0226-01

随着管理理念与管理方法的不断进步，高校档案资料的管理也逐渐出现了多样的变化，但是这些管理方式有些并不成熟，容易引起一些管理问题，降低高校档案资料的价值。为此，高校档案资料需要实现规范化管理，确保不同管理理念与方法的合理性与科学性，确保高校档案能够为高校的发展提供有利的帮助。

一、当前高校档案资料规范化管理过程中遇到的问题

档案资料的规范化管理是高校日常管理的重要内容，但是档案资料的管理并不是一般人所熟悉的档案管理，它的范围更加广泛且难度也更大。但是很多高校并未意识到这二者的区别，没有区别看待档案资料和档案管理者二者的价值，出现了管理效果不佳、管理无序的问题。

高校的各个二级学院都是档案资料的重要来源，但是很多二级学院并不重视管理档案资料，经常出现资料分类不明确、资料整理混乱、丢失等问题。甚至很多二级单位没有充分参考档案资料的收集标准收集完整的档案资料信息，这大大降低了档案资料的使用价值，也为专业管理人员的工作增加了难度。

另外，大部分高校由于缺乏重视，并没有将高校的档案资料的管理水平纳入到相关管理者和工作人员的年终测评与考核的体系之中。导致很多工作人员并不重视档案资料的管理，出现工作拖沓、资料分类混乱等局面。另一方面，现阶段高校的大部分工作都已经逐渐进入到了信息化管理的新阶段，但是档案资料的管理方式仍然比较落后和陈旧，传统的文本档案管理仍然是最为主要的档案资料管理模式，这不仅容易导致资料丢失、遗漏，也会使档案资料无法发挥出其自身的价值和作用。

二、实现高校档案资料规范化管理的具體措施

首先，高校档案资料的规范化管理需要从主观意识上了解到规范化管理的重要意义。通过工作培训、会议说明等方式，强化相关人员对规范化管理档案意义的认知，进而更好地促进档案资料的规范化管理。想要实现规范化管理，就要针对高校的档案资料展开有计划、有目的的工作。目前，高校的档案资料主要分为文件资料和图情资料两大部分，不同类型的档案资料，在管理模式和保存方式上也存在不同，管理人员需要对不同资料进行分门别类。

高校档案资料的规范化管理，需要进一步加强现代化的管理水平和管理方式，对于不同类型的档案资料需要实行集中与分层相互结合的管理模式。所谓集中管理，就是要求学校各个部门的档案资料统一交由一个管理部门进行档案资料的整理与管理。在此基础上，需要进一步实施档案资料的分层管理，也就是要根据高校不同的部门，将档案资料分为不同的层次，由高到低，分别由负责人员进行统一管理。为了确保集中与分层档案资料管理制度的顺利实施，需要进一步加强对档案资料管理人员的管理和培训，提高其专业素质能力和业务能力，为了满足分层管理的需要，高校需要进一步加强专业档案管理人员的建设和招收，促进档案资料管理规范化的顺利实现。

为了更好地进行规范化管理，高校相关管理者需要对档案资料管理部门进行全面的工作质量监督与考核制度。高校档案资料管理人员急需要被纳入到考核的体系中来，并将其考核审查的结果，融入年终工作质量的整体体系中。也有高校将档案资料管理工作的工作质量纳入到相应领导的工作评价之中，这样可以进一步强化高校领导层对于档案资料管理工作的重视程度，进一步推动档案资料的规范化管理。

为了更好地实现档案资料的规范化管理，需要逐步转变传统的档案管理理念和方式，在管理过程中应用现代化的管理技术和措施，建立更加完善的高校档案资料信息化管理体系。一方面，高校档案资料需要按照国家的相关规定，聘请专业的档案系统设计师，结合本校的档案资料特点制定高校档案资料管理系统，建立完善的档案资料数据库，实现档案资料的数字化管理。另一方面，高校需要重视网络化管理档案资料，重点推进这个项目。

三、结语

综上所述，高校档案资料的规范化管理对于新时期提升高校的整体管理质量，促进高校的更好发展具有重要的意义，文中详细论述了高校实现档案资料规范化管理的措施，希望与同行档案资料管理人员交流讨论。

参考文献：

[1]杨杰.高校档案资料规范化管理探索[J].攀枝花学院学报，2015，32（3）.

[2]陈小东，许婉玲，欧阳玉祝等.高校实验教学中心档案资料建设与管理的探讨[J].实验室研究与探索，2011，30（2）.

[3]崔洁.试析新形势下如何做好高校档案管理工作[J].科学与财富，2013（7）.

责任编辑：孙 瑶