浅析档案管理对于企业发展的重要性

高培燕

【摘 要】企业档案利用是档案工作者将本馆（室）及其他单位所收藏的档案信息资源，通过一定的方式进行开发并利用，为档案利用者提供服务，满足人们需求的工作。档案利用服务工作是以档案信息资源为前提，满员社会需求为利用服务目的，通过多种途径和方式传递档案信息，实现档案价值的过程。

【Abstract】The enterprise archives utilization is the archives workers using the archives information resources in their own or other units library （room）， through a certain way of development and utilization， to provide services for archives users to meet people's work demand. The archives utilization service work is the process of realizing the value of archives by variety ways and means. The work is based on the archives information resources ，and taking the social demand for the use of full service purposes.

【關键词】档案；企业；管理

【Keywords】archives； enterprise；management

【中图分类号】F426 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）03-0143-02

1 引言

对于档案，人们似乎并不陌生，但又不是所有的人都了解档案，档案的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，国家机构、社会组织和个人的现实活动不仅要产生和形成文件，而且在今后的活动中还要利用过去产生的文件，因为任何一个机关、团体和个人都离不开企业档案的参考价值。档案是桥梁也是纽带，人们把一些利用价值高的文件保存起来，就成为了档案。这些档案都是伴随着人们实践活动所产生的，是最为原始的记录，这种直接的记录对企业管理档案产生了非常重要的作用。

2 档案管理在企业中的作用

档案利用工作主要内容包括建立健全档案系统的检索功能，一般要做到对档案资源进行有效开发、加工、汇集工作，才能便于各方面利用，产生实际效果，最终有效地服务于社会。提供档案利用是档案管理部门的工作人员直接提供档案，为了检查询问题，机关档案室档案的提供利用工作，主要服务对象是本单位的各个部门。使档案室的档案能够有效利用，一要提升管理工作的水平，保证馆（室）藏档案的质量；二要建立健全完善的档案检索体系，以方便利用者查阅；三要开辟多种利用查阅途径，可以通过网络等方式，以电子文本的形式查阅利用。

3 企业的档案管理工作是企业管理的重要组成部分

在现代企业发展日新月异的形势下，档案管理必须要适应现代企业发展需要，创新理念，健全体制。档案工作人员必须有自己的想法，努力开拓档案管理的各项技能，积极探索档案管理新途径和不断体现档案管理工作的观念、机制和管理方面的创新。

4 档案管理对于企业发展而言至关重要

企业档案工作是企业管理的重要组成部分，具有一定的管理性。这种“管理”是科学的管理，而不是简简单单地把企业的档案保管起来。企业档案工作是一个企业工作中的重要组成部分，企业档案工作主要属于管理活动的范畴，从生产管理到经营管理，从行政管理到后勤管理等，方方面面都离不开管理问题，其中，很重要的一项工作就是企业档案工作，企业档案工作是信息工作的一部分，它要为企业的生产经营工作、科学研发工作以及各方面管理工作提供档案信息的依据、条件及保障。所以说，企业档案工作其实是企业管理基础的工作之一。档案工作作为企业管理的一部分，企业档案工作应充分地行使管理职能，及时参与企业各项管理工作之中，企业应通过健全的管理制度赋予档案部门一定的职权，使得企业档案工作人员能够在管理好档案的同时，真正融入整个企业管理系统之中。这些制度的内容集中体现在“三纳入”“四参加”“四同步”上。企业档案除了管理上的重要性，其实技术性也是很强的业务工作。当今社会信息化管理广泛应用于生产管理活动，档案信息是企业的重要资源之一，信息化极大地影响了企业档案工作，它带来的档案载体、内容、接收、保管、利用方式的转变，在大多企业中，实施企业档案电子化、信息化、数字化、知识化管理已经成为一种必然发展的趋势。当然无论是企业档案管理的重要性还是技术性的重要性最终目的还是供广大用户得到有效利用，近些年来，央企对利用档案创效益的典型事例进行年度统计，并要求各企业档案管理部门至少要上报3例，由此看来，利用档案所创经济效益对一个企业管理起着举足轻重的作用，它直接或间接地影响着企业的效益，而效益都是靠各级各类档案信息机构开发档案信息资源，为其提供档案信息来保证实现的，同时各种效益都被包含在国家机关、团体，企业、事业单位总效益中。现将本单位档案室、档案管理方面作简要的叙述。

5 档案管理在电厂中的应用

准格尔能源有限公司矸石电厂位于内蒙古鄂尔多斯市准格尔旗薛家湾镇，目前一期2×150MW机组一、二期2×330MW机组正常运行，自建厂以来在上级领导的决策下设立了专门的档案室，并且按照《档案馆建筑设计》JGJ25-2000新建了档案库房，档案库房平均建筑面积200m2，专职档案人员两名。在这期间，准能矸电有限公司2×150MW机组工程荣获2006年度内蒙古自治区“草原杯”优质样板工程质量奖。2012年准能坑口煤矸石电厂2×330MW正式通过档案专项验收，这其中都记录着档案的点点滴滴、记录着档案工作者默默无闻地工作。2016年，准能集团矸电公司二期空压机冷却水温度高，空压机严重出力不足。档案室通过查询二期地下管网图，发现原空压机冷却水回水系统存在设计缺陷，空压机冷却水与其他冷却水混合直接排到二期工业水回收水泵房，造成回收水池溢流外排。按原设计照图纸标示，将空压机冷却水回水转接至二期冷却水前池。通过再次测算工程量，并编制施工方案实施。系统改造完毕后，空压机冷却水回水阻力降低，回水温度平均降低5℃以上，回水泵房再未发生溢流事件。2015年，#3炉启动风机后发生原烟道及脱硫塔后净烟道泄漏，为查找事件原因，技术员通过档案室查询了#3炉基建时的钢混烟道和二期脱硫脱硝改造时施工图，发现按照设计应将脱硫改造后的钢烟道与钢混烟道内的金属件连接，但在施工时并未按照设计要求实施，而是直接将钢烟道挂在钢混烟道的外壁导致连接处泄漏。原设计在钢混烟道膨胀缝处应由外向内填塞耐酸石棉绒成形软垫也被在施工中改为在膨胀缝中由内向外填充硅酸铝板并用钢板压护。两处施工均不按照设计施工工艺完成。之后，公司技术员在按照原有设计施工工艺进行了修正，为公司减少损失20万元。由此可见，档案是不可计价的财宝，只要搞好提供利用，就能为电厂生产运行，基本建设，科学研究和社会发挥其特有的作用。

随着企业档案管理信息化水平的提高，目前档案管理广泛采用以计算机和网络技术为代表的先进信息化技术进行文件和档案管理。档案管理人员充分利用信息化管理手段，通过系统和档案管理系统的对接，有效保证了档案收集地完整性、准确性和系统性。

档案管理工作体系按照“统一领导，分级集中地管理国家全部档案”的基本原则，对各单位档案工作应实行集中统一的管理，建立健全完善的管理制度，我们不仅要把档案分别集中在各机关档案室和各级档案馆，而且要在全国范围内对档案业务工作实行统一的全面管理，以维护档案的完整与安全，这是档案管理中最基本的要求之一，因为只有保证了档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。

6 结语

综上所述，一个企业机关的全部档案就能反映出这个企业的历史全貌；一个人物的全部档案就能概括这个人一生的大致轮廓；一个国家的全部档案则反映了这个国家政治、经济、文化、军事等各个方面的情况，天文地理，应有尽有，无所不包，这就是档案对企业管理的作用。