事业单位档案管理信息化建设存在的问题及改进对策研究

董恬

摘 要：事业单位档案信息化管理进程中出现了一些不足，需要多重并举，提升信息化管理的保证。本文重点分析了事业单位档案信息化管理中的问题，从多个角度提出了档案信息化管理的保证措施。

关键词：档案；信息；孤立；管理

1 引言

信息化建设可以有效提升事业单位档案管理的有效性，对原始档案的检索、备份起到了很好的作用。构建现代化的电子档案也可以大大降低管理人员的工作量，提升工作效率，实现误差率的有效降低。因此信息化建设对事业单位档案管理工作来说有着十分重要的意义。然而近年来，一些单位在档案信息化管理中出现了不足，是值得我们思考的问题。

2 事业单位档案信息化管理的问题

2.1 档案资源相对孤立

档案的管理最终的目的是指导我们今后的工作，对之前的工作进行有效的总结和归纳，当我们在工作过程中发现新问题的时候，可以调阅一些档案，实现当前工作的有效启发。然而现实情况下，很多事业单位的档案管理是为了管理而管理，没有明确档案的服务目的。档案管理中，信息资源没有进行相关的联系，我们在调阅的过程中，难度较大，可能需要进行多次调阅不同的档案。例如在进行人事任命前的档案调阅中，我们需要对当事人的人事档案进行调阅，对其年龄等信息进行有效核实，同时还需要调阅检查单位的财务档案，对其是否出现经济问题进行分析，最终才能实现对一个候选人的基本信息核准。这种多次调阅不同种类的档案就是因为目前事业单位不同种类的档案之间信息资源没有实现互通，大数据的理念应用到不到位。

2.2 档案管理安全性保障不足

一些事业单位对档案管理本身的保密性有着一定的认识，但是这种认识仅仅建立在过去没有实行信息化技术的时候。现在信息技术应用之后，档案管理出现了很多新情况、新问题，可能直接或者间接的威胁到档案管理的安全性，然而这些问题恰恰是我们管理人员所忽略的。因此就出现了很多因为信息化技术的应用，档案管理泄密的问题。例如使用连接互联网的计算機进行涉密档案的整理工作；没有注意移动储存设备的保管，将其进行保密、非保密计算机的互用等。

2.3 管理人员的职业素养问题

随着现代信息技术的应用，档案管理所需要的技能越来越专业。然而实际情况下，很多事业单位从事档案管理工作的人员职业道德不强，信息化技术应用不到位，运用信息化手段进行档案管理的能力不足。具体来说，首先一些管理人员对档案管理的认识不足，他们认为自己的档案管理工作与单位主体工作之间没有必然的联系，不能提高对档案管理的重视程度，一些管理人员的工作责任心、主动性不强。其次，一些档案管理人员不能掌握现代化信息技术。他们对计算机、系统操作、网络管理等存在一定知识盲区，这样大大降低了他们运用信息技术实现档案管理的水平。最后，一些档案管理人员转化应用水平不强。对所学习的信息化技术在档案管理中的应用，他们不能实现有效转化，这样对大大减缓了档案管理信息化进程。

3 改进档案信息化管理的措施

3.1 梳理档案资源

档案可以指导我们今后的工作，给我们的工作提供更为有利的条件。因此需要拓展事业单位不同种类档案之间的协调性，实现数据、信息的统一化。我们需要运用大数据的理念，整合事业单位各类不同的档案资源，构建现代化的电子数据库，当需要一系列的信息时，我们可以一次性的调阅所需要的所有档案资料。

3.2 档案信息安全技术和人员能力升级

档案信息安全管理的过程中，首先需要对其使用的云资源等技术和管理水平进行有效提升。改进各种管理漏洞，不断提升档案信息管理中的安全性。在进行信息管理过程中，身份认证需要对账户和密码管理实现更为动态的管理，设置相关的验证码等，可以有效提升信息账户和密码等身份认证的管理安全级别。加密技术使得没有掌握加密算法的黑客难以破解更多的单位的档案信息。因此需要进一步实现加密算法的更新升级。另外，事业单位在进行档案信息管理的过程中，需要拓展对管理人员的信息安全教育，对档案管理的软件化操作，网络化应用进行有效的安全管理制度的培训，不断强调网络安全的重要性。单位通过不定期给管理人员进行信息安全的培训讲解，可以有效提升他们运用网络进行档案管理的方法和手段。其次，单位可以给档案管理人员进行典型案例分析，对一些管理人员没有注意网络安全问题，导致单位出现档案信息丢失等问题，给单位带来重大损失和问题。这些反面案例的讲解分析可以让员工充分认识到网络安全对档案信息管理的重要性，在各个细节投入更多的精力和时间，从而保证他们在信息安全上不出问题。

3.3 管理人员运用信息化技术的能力提升

在进行单位档案管理工作之中，我们需要进一步拓展管理工作的思路，不断实现档案管理的创新方法和手段的应用，这样才能实现档案管理工作效率和准确性的有效提升。在现代档案管理之中，信息化的应用已经是必要趋势，大数据的概念已经深入人心，需要进一步引入到事业单位档案管理工作之中，这样才能进一步构建电子化的档案信息，这样可以实现跟我给广泛的资源共享机制。这种现代化的档案管理技术可以有效实现单位档案管理的效率提升，准确度提高，实现更为广泛的共享。因此在我们的档案管理工作中，需要进一步突出创新思维，可以融入更多的现代化技术应用，而不是墨守成规，一层不变，一味的守着自己的管理方法。

4 结语

事业单位的档案管理有了信息技术的融入，可以实现档案归档、应用的有效性，实现信息资源之间的互联互通，构建档案管理的安全化措施流程，深入培养专业管理人才，可以有效实现信息技术融入事业单位档案管理工作之中。

参考文献

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