Excel在档案管理中的应用探索

摘 要：在各个单位里，经常要对员工的档案进行管理。传统的档案管理方式工作效率低，查找麻烦。Excel是一款功能强大、上手容易的数据处理工具，本文将Excel用于档案管理，探索全新的档案管理模式，从而提高档案管理的效率。

关键词：档案管理； Excel

1 档案管理分析

档案是指人们在各项社会活动中形成的各种形式的具有保存价值的原始记录[1]。传统的档案管理方式能在一定程度上满足档案管理的需要，然而，这种管理方式效率极其低下，需要耗费大量的人力，使用实体档案记录簿不仅存在安全隐患，也浪费了大量纸张，这有悖于建设环境保护型和资源节约型社会。因此，使用高效快捷的档案管理方式，是人们一直追求的目标。

2 Excel介绍

（一）Excel的数据存储功能

例如，在财务管理中，我们可以使用Excel存储单位员工2016年8月工资数据，假设我们定义Excel表格一行表示一个员工2016年8月所发工资详细情况，每一列表示单位员工2016年8月工资的一个属性，则该单位员工2016年8月工资表可以如下图2-1存储：

（二）Excel的快速查找功能

使用Excel快速查找时，打开对应的Excel后，按下快捷键“Ctrl+F”打开Excel查找和替换对话框，在“查找内容栏”后面输入框里输入要查找的数据项，然后单击“查找下一个”或者“查找全部”即可完成查找。例如，在上述图2-1所示的员工2016年8月工资表中，查找“张三”，查询结果如图2-2所示，在员工信息表中查找“赵六”，查询结果如图2-3所示。

（三）Excel的输入判断功能

Excel的输入判断功能主要体现在以下几个方面：

（1）Excel允许为特定单元格预设定格式，当向对应单元格输入数据时，Excel会自动检测输入数据格式是否合法，对于不合法的输入，Excel不接受。

（2）Excel允许设置对特定单元格的输入进行判断，当输入值在不同范围内时，该单元格显示对应的不同文本。

（3）Excel对于特定单元格，可以自定义输入数据的下拉列表，当某个属性的值为确定的范围时，Excel可以预设值所有记录在该属性对应单元格里的属性值的取值范围，以下拉框的形式体现。

（四）Excel的上传下载功能

数据库是按照数据结构来组织、存储和管理数据的工具。目前主流的数据库是关系数据库，如微软公司的Microsoft SQL Server、甲骨文的Oracle等。Excel可以与这些数据库交互，实现数据库表批量导出到Excel文档，Excel文档批量上传到数据库[2]。

（五）Excel的密码保护功能

打开Excel，单击“文件”，在中间出现“权限”的地方，单击左侧的“保护工作簿”，然后在下拉框中单击“用密码进行加密”，如图2-4所示。（注意本文使用的是Excel2010，其它版本Excel设置密码操作类似。）

3 Excel在档案管理中的应用

（一）Excel在档案存档中的应用

档案一般都是机密文件，除了使用其它加密方式外，Excel自带的密码保护功能也能提高档案文件的保密性[3]。例如，图3-1、图3-2分别是使用Excel建立的档案归档表、档案归档案卷目录表，然后使用Excel自带的密码保护功能对其进行加密，下次打开这两个文档时，需要身份验证，如图3-3所示。

（二）Excel在档案检索中的应用

将档案管理中的各种信息保存到对应的Excel表格后，可以借助Excel的快速查找功能，非常轻松地找到想要检索的档案信息。尤其是档案信息表数据量非常庞大时，快速查找功能省去大量的查找时间，这是传统的档案管理方式无法实现的 [4]。

（三）Excel在档案借阅中的应用

档案借阅时，涉及的信息量非常庞大。同一借阅者在不同时间段借阅的档案如何统一记录，借阅者的借阅历史记录如何快速查找等，都是档案管理需要考虑的问题。使用Excel记录档案借阅情况，可以简化该过程。如图3-4所示。

（四）Excel在档案管理系统中的应用

将要上传的数据先录入到Excel，再批量导入上传，就会在一定程度上提高档案管理系统的工作效率。同样，批量导出到Excel表并下载，也使得档案管理系统更人性化 [5]。随着档案管理系统的普及，Excel将逐渐成为服务于档案管理系统，负责数据的批量上传和批量导出的最有用工具。

4 结束语

本文首先分析了传统档案管理方式的不足，然后介绍了Excel的功能，最后将Excel应用于档案管理，提出了几个方面的应用。通过分析发现，Excel在档案管理过程中，扮演了非常重要的角色。

参考文献

[1] 陳兆祦， 和宝荣. 档案管理学基础 [M]. 中国人民大学出版社， 2005.

[2] 邓永海， 邓梅， 李朝荣. ASP.NET中将EXCEL导入数据库的通用模块设计与实现 [J]. 微计算机信息， 2011， 27（2）： 240- 242.

[3] 白进霞. 运用Excel表格管理护理人员基础档案初探 [J]. 中外健康文摘， 2011， 08（10）.

[4] 席小艳， 孙阿萍. Excel在档案管理工作中的应用 [J]. 陕西档案， 2005（4）： 23- 24.

[5] 李怀义， 张红友， 胡静波. 基于学员信息管理系统的ASP导出EXCEL报表算法实现与分析[J]. 计算机与数字工程， 2013， 41（10）： 1691- 1694.

作者简介

蒋一宁（1980-），重庆忠县人，本科，研究方向：档案信息化管理。