事业单位档案信息化建设研究

朱海龙

摘 要：事业单位档案信息化建设是我国档案信息化建设的重要组成部分，通过分析当前我国事业单位信息化建设现状及其存在的问题，提出完善我国事业单位信息化建设的合理化建议，从而促进我国事业单位档案信息化建设又好又快发展。

关键词：事业单位；档案；信息化建设；研究

信息化技术快速发展，“互联网+”运用日益广泛，对社会生活的诸多方面产生深刻影响。近几年我国事业单位档案信息化建设发展较快，取得了较大进步。在看到成绩的同时，也应当认识到在档案信息化建设上的不足，只有多措并举，方可提高事业单位信息化建设水平。

1 事业单位信息化建设存在的问题

在信息化建设加速的当下，事业单位档案管理与服务仍处于粗放发展阶段，一些制约事业单位信息化建设的突出问题仍存在。

（一）标准化建设进展缓慢。长久以来，事业单位对档案信息化建设的关注较少，部分事业单位也未形成档案信息化建设规划，导致档案信息化建设标准滞后于社会经济发展，尤其是在档案管理软件、档案管理信息系统等方面，不仅发展缓慢，而且各个部门之间的档案信息资源共享与兼容性较差。单个事业单位而言，文书档案管理、财务档案管理、人事档案管理等彼此独立，除特殊档案资源外，基本档案资源信息难以共享。综上所述，由于缺乏标准化的事业单位档案信息化建设标准体系，我国事业单位信息化建设进程较为缓慢。

（二）信息化意识不够。在部分事业单位，档案信息化意识缺乏，日常工作中行程的文件、材料等，大部分事业单位未能从档案的角度对它们进行综合考虑。档案管理与服务仍停留在保存层面，将档案素材录入电脑，只提供简单的查询服务。由于事业单位固有属性，部分职工存在“当一天和尚撞一天钟”的消极思想。部分事业单位的档案工作程序化，未能放在与业务同等重要的位置，重业务、轻档案的管理意识仍在，档案意识的薄弱影响事业单位信息化建设步伐。

（三）人才支撑不够。一方面，档案信息化建设对从业者的信息化技能和专业素养有很高的要求。相比于其他行业，事业单位对档案从业人员的准入门槛较低，对专业要求不高，出现了不具备档案管理基本技能人员从事专业性较强的档案信息化管理的现象。目前档案从业人员的知识结构不系统，技术能力与档案专业素养兼备的人才较少。与过去相比，新形势下的事业单位档案管理工作已经发生了诸多变化，部分事业单位未能有效组建属于本单位的档案管理专业梯队，档案管理信息化人才支撑不够。

（四）服务方式落后。进入新时期，特别是在“互联网+”时代，公众对档案服务的要求日益提高，档案服务方式发生了诸多变化，而档案管理从业人员缺少主动进取意识，档案服务停留在被动层面。往往是社会公众率先提出使用申请，档案主管部门再根据需求状况适时开放部分档案。信息化服务方式落后，造成档案服务效率不高，未能有效满足事业单位自身业务发展和公众基本档案需求，亦未能有效激发从业人员的积极性，影响事业单位信息化建设进程。

2 完善事业单位信息化建设的措施

作为一项较为复杂的大工程，信息化建设不可能一步到位，它是一个循序渐进的过程，完善事业单位信息化建设可以考虑如下几点建议：

（一）因地制宜，制定适合本单位发展所需要的信息化建设标准。事业单位档案管理要抢抓档案信息化建设发展良机，掌握档案管理前沿标准，根据网络和数据特点，建立起信息互联互通机制。在此基础上，根据本单位实际情况，完善信息化建设规划，制定包含档案信息化发展的相关规范、技术标准，纳入全单位信息化发展整体规划之中，并提出可行的实施对策。在制定档案信息化建设标准时，应根据不同情况进行信息化，确保电子文件的真实、可靠、完整。同时，要结合本单位业务工作开展情况，制定好电子档案管理办法。

（二）与时俱进，强化事业档案信息化建设人才支撑。在事业单位档案信息化建设进程中，档案工作出现了新问题，及时补充档案信息化建设人才是当务之急。需要档案从业人员具有较强的专业知识、超前的意識。一方面要对现有档案管理人员进行新理论、新技术培训，推广档案新技术知识，及时掌握最新、最前沿的信息化技术。另一方面，引进档案、计算机专业人才，强化档案信息化人才队伍，提升事业单位信息化建设水平，让档案管理与服务紧跟时代步伐。

（三）强本固基，加快档案信息化基础建设。一方面，要持续加大投入，更新换代档案信息化建设所必备的计算机、电子存储等信息化设备，确保档案资料的保存与管理；另一方面，提高事业单位档案管理与服务软件的开发力度，可以申请经费用于开发和维护档案信息化建设相关软件，通过与软件企业合作，开发符合本单位情况的档案信息化软件，借助外部技术优势改善档案管理与服务水平。

（四）以人为本，改善档案信息化服务方式。服务是档案信息化建设的最终目标，改善档案的信息化服务方式应当从本地区社会经济发展和本单位、本领域重点工作的角度出发，真正考虑民生所需，将公众的需求放在首位。一方面要继续加大档案信息化服务的宣传力度，不仅要在本领域、本行业内进行宣传，还要走向社会，多形式开展档案信息化服务宣传。另一方面，要及时转变服务意识，提高主动服务的积极性。事业单位档案信息化建设要做好顶层设计，前瞻性要强，针对社会经济发展过程中的重要事件或工作，建立起效率较高的档案信息化服务机制。以保障社会需求为前提，从传统管理型向现代服务型转变，全面提高事业单位信息化建设水平。

参考文献

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