浅谈如何做好新时期的企业档案工作

迪力奴尔?阿克

摘 要：随着改革开放的进一步深入、国家经济建设的快速发展，以及我国和谐社会建设的深入开展，企业档案工作也开始进入了一个新的发展时期，新的发展时期对企业档案工作也提出了新的更高的要求。如何突出企业档案工作的主题、有效途径、开发利用、创新档案工作机制，拓宽档案工作服务领域，是摆在企业档案部门面前亟待解决的重要课题。

关键词：企业档案；存在问题；管理模式

笔者认为，做好新时期企业档案工作应从以下几个方面着手：

1 企业档案工作要实现“两个转变”

1.1 要转变思想观念

传统的档案管理大都是重管理轻利用。企业档案工作者必须树立服务意识，将档案室所保管的档案的作用通过多种方式充分发挥出来，才能体现档案工作的价值。那么如何对档案进行有效地利用呢？这就提出了档案工作的思想观念转变问题。传统意义上的档案保管更多的是信赖于纸质原始档案的保管与利用，而这种利用方式不可避免地将加速档案原件的损毁。因此，采用先进的信息化手段，对原始纸质档案进行数字化处理，并逐步将提供档案原件进行利用转变为提供档案数据信息，将会大大延长档案原件的保存时间，提高档案的利用效率。档案利用工作做好了，能够提高档案工作的地位，企业领导和各部门工作人员从档案利用中得到好处，才能使利用档案的人感觉到档案工作的重要性，从而愿意将手中的档案资料移交给档案室，愿意给档案工作投入资金，为档案工作创造好的条件，档案工作的地位相应得到提高。

1.2 要转变服务方式

目前企业档案工作主要是接收来自各部门的相关业务档案资料，并将档案资料进行分类、整理和归档、保存。但是，随着信息化手段在档案管理工作中的应用，档案工作者可以借助档案管理软件系统对档案信息进行更广泛的收集和整理，丰富档案信息资源。同时借助专业的档案管理系统开展企业对档案的需求调查工作，通过系统中的调查问卷对档案的需求进行摸底，然后根据需求情况通过档案编研、举办展览等形式主动为企业提供档案信息服务，及时为企业改革发展提供档案信息服务。

2 企业档案工作要注重“两个创新”

2.1 要注重工作思路的创新

档案工作者往往由于工作方式单一和缺少学习新知识，创新意识和创新欲望不强。日常档案工作满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用多少卷次、人次。而对企业发展真真需要的档案信息以及档案工作如何适应企业发展等知之甚少。要改变这种状况，首先要加强新知识、新技能的学习，进行工作思路的创新。比如，当前许多部门都利用计算机进行档案管理，但大多仅限于各类档案目录的输入、输出和检索，而在档案管理方面的应用很少，其实，有许多工作可以利用现代化技术来提高档案工作效率。如采用条形码来标识档号，既安全可靠、方便快捷、又可大大提高借阅、归还档案的速度。还有就是工程档案的管理，可借助计算机系统对工程档案的收集环节进行自动化管理。可以设定相关的工程档案种类和文件格式，如果工程建设部门传递过来的文件种类和文件格式有错误，系统就可以自动进行错误提示，并且把文件回退到工程建设部门，重新进行文件整理和提交。

2.2 要注意管理模式的创新

传统的档案管理模式和工作方法对档案工作曾起到了积极的作用，但随着社会发展也有一些传统做法已不能适应需要，必须进行改革创新。比如，现在的工程档案和会计档案的存档工作，因为其涉及的部门多而且数量大，如果还是才用以前的管理模式，档案管理部门收集整理和利用工作效率则跟不上工作的需求。因此，在采用传统的手工管理模式的同时引入专业的档案管理系统来进行单位的业务档案的收集整理与利用，则显的尤为重要。

3 加强档案信息资源开发利用

3.1 以利用促开发

促进可公开档案信息的广泛利用和深度开发，围绕企业需求所关注的重大专题，加大对档案信息内容的研究和开发力度，把档案信息内容转变为档案信息知识。要鼓励广大职工进行增值开发利用，不断为企业提供优质的档案信息产品，创造社会效益和经济效益。开展和完善档案信息资源开发利用成果评奖活动，逐步建立档案信息资源开发利用工作的长效发展机制。

3.2 进一步建立和完善档案信息资源

开发利用管理制度和服务机制，积极探索档案信息在规定范围内合理使用的方式方法，以各处、所、行政职能为依据，以应用需求为导向，建立档案信息交换共享机制，做好企业档案信息的开发利用工作。

3.3 加强文件资料利用中心的建设

认真做好文件、资料的收集、整理、保管工作，把文件、资料中心利用工作做细、做深、做实，切实把企业建设成为信息利用的场所，充分发挥桥梁和窗口的作用。

4 加强新时期企业档案工作的有效途径

4.1 要提高企业全员档案意识

当前影响档案信息资源开发的一个重要因素就是企业内部档案意识普遍不强，许多人以为档案室仅仅就是为了保管档案，档案工作者平时的工作就是看管档案柜，档案是保密的等，对档案室的认识存在着一定的偏见和误解。面对这种情况，应通过各种方式，如举办档案陈列展览，利用横幅、报告、网络等各种方式来宣传档案工作，让职工了解档案工作，认识到档案也是一种信息资源，从而激发潜在的档案需求，进一步促进档案信息资源的开发利用。

4.2 要拓宽档案利用服务方式

档案室在利用档案方面，除了做好日常的查档接待之外，还要根据实际需要积极拓宽档案信息资源的传递途径，可以做一些专题性的汇编，编研是一种很重要的服务品种，现在编研是很多档案室的弱项，档案部门可以编一些如全宗介绍、大事记、机构沿革、组织机构沿革、室藏介绍、领导变迁、荣誉成果、获奖工程、资质证书、优秀人物、专题介绍、各类文件汇编、勘测设计技术回顾与展望等。档案部门可以把这些编研材料主动送到有关部门，供其参考。同时要积极向利用者了解有关情况，有针对性地介绍室藏档案内容和利用工作的注意事项，介绍档案检索工作的使用方法，提高利用者自主地利用档案信息资源的能力。

4.3 要完善档案信息化和检索体系

档案信息化是企业提升档案管理水平的重点和难点，要从加强基础设施入手，分期投入，分步实施。一是在编制全宗目录、总目录、分类目录的基础上，逐步完成案卷级、文件级目录和计算机录入；二是与专业处、所合作，对单位科技档案重要现行文件进行（光盘刻录）全文扫描，为数字化档案室建设打好基础。档案检索工具和检索体系是否完备，是档案部门是否能够迅速及时提供档案信息的前提条件。同时，档案检索工作也是档案部门广泛、充分的揭示档案信息内容、迅速准确地向利用者提供檔案信息的必备工具。

4.4 要注重档案利用效果措施和收集

建立档案资料利用效果登记表，借阅档案资料的人员附给该表一份，填写利用效果反馈意见，要逐步形成制度，多年以来，服务效果是检验档案工作质量的一个很重要的标准。档案部门可以通过开展利用效果调查，调查利用者利用档案产生了那些经济效益和社会效益，不断调整和改善档案管理和开发利用工作，提高工作的质量。对档案信息开发利用进行评估，将档案利用效果进行汇编，广泛宣传、提高社会档案意识。

总之，企业档案部门要转变档案工作观念，创新档案工作机制，改变档案工作方式，拓宽档案工作领域，扎实做好档案信息化的建设，完善档案管理工作组织体系、制度体系、技术体系，加强档案库房设施配置，只有这样，才能为企业可持续发展做出较大的贡献。