行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策

易南冰

行政事业单位会计档案是财务管理的最后环节，既是重要的经济档案，又是单位档案的重要组成部分。会计档案的科学管理对已步入信息时代的当今社会具有重要的现实意义。本文拟分析行政事业单位会计档案管理中存在的问题，并探求解决对策，以期促进行政事业单位会计档案管理的规范化。

1 行政事业单位会计档案的主要内容

行政事业单位会计档案是单位在财务管理和会计活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、电子会计资料和其他会计资料，是记录和反映各单位经济业务的重要史料和证据。具体包括，会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质，包括磁盘、磁带、纸质等，还包括每年一次的数据库备份，财务软件升级前的数据库备份，打印输出的经过盖章签字的会计资料，每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本，所有版本的系统、网络、数据库、软件，其他应该存档的有关资料或数据；其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

2 行政事业单位会计档案管理存在的主要问题

（一）思想重视不高。一是不少单位领导和财务人员对会计档案工作缺乏充分的认识，不够重视，存在应付思想，认为“费时费力不讨好”，会计业务与会计档案管理相脱节。二是许多单位会计档案管理人员没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验，由于不懂得档案的基本操作规程，对会计档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求。三是部分行政事业单位没有根据国家规定结合自身实际制定本单位会计档案管理制度，或仅作为财务会计制度的一个部分。有些单位虽然有制度，但也没有严格执行。特别是对实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，还没有及时制定相应的管理办法。

（二）资料收集不全。一是有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件资料和磁性介质等的汇集、整理和归档工作，影响了会计档案的齐全性和完整性。有的单位将会计信息存入磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失。二是个别单位会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不合乎会计档案管理要求。三是由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。

（三）档案管理不细。一是有些单位不能及时装订会计凭证，而是将会计凭证随意放置在办公桌上，或长时间放在一个纸盒里，或者不按照规范的要求进行装订。二是活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订。三是会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档，而是统统装在一个档案盒里。四是不少单位过分强调保密，对利用会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制，会计档案长期沉睡在档案室，没有最大限度发挥其作用。五是会计档案鉴定销毁难，大有无人来销、无人敢销的局面，即使超过保管期限数年，也不愿销毁，会计档案越堆越多。

（四）监管力度不够。在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，很少有将会计档案规范化管理作为检查重要事项的情况。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理真正融入到财政财务管理工作的全过程，作为单位财政财务管理的固有环节来对待，很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制，影响了会计档案的质量和管理的成效，最终影响会计档案的有效利用。

3 加强行政事业单位会计档案管理的建议

（一）健全会计档案管理制度。要根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合单位实际，建立和健全一整套会计档案管理制度。一是建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等。二是建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。三是建立和落实会计档案管理工作责任制，明確各人职责，使会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。四是对会计档案管理人员设立奖惩措施，定期组织对会计档案管理工作的检查，奖勤罚懒，使物质奖励、精神奖励与相应处罚同步。

（二）提升会计档案人员素质。一是单位领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法治化的轨道。二是加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员岗前培训的重要内容，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育，增强责任心和执行力。三是加大投入，改善会计档案工作的硬件设施，及时添置、更新档案室部门设备，如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等，配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备，并对财务档案基础信息实行计算机存贮。

（三）规范会计档案整理归档。一是及时规范整理会计档案。日常产生的会计凭证要及时整理装订，规范封粘、签章。装订完毕的会计档案还要装盒，以保护会计档案，延长会计档案的寿命。会计凭证按月份先后顺序装入凭证盒，会计账簿、财务报告和其他类会计档案逐卷装入会计档案盒，并逐项填写盒面上的内容。二是定期对会计电算化系统产生的会计凭证、会计账簿、会计报表、系统日志等数据用统一纸质打印后装订成册并进行存档，对计算机环境中形成的会计档案实行多备份，对会计电算化档案要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。对采用磁性保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制。三是规范会计档案保管。已建立综合档案室的单位，会计档案可由财会部门暂管一年后按照相关规定交由综合档案室保管。没有建立综合档案室的单位，财会部门要明确专（兼）职人员负责妥善保管会计档案，会计人员交接时，要认真办理交接手续。

（四）注重会计档案开发利用。一是要严格会计档案查阅利用手续，做到借出、送还、移交、销毁各个环节都有规范的记录，做到责任明确、内容完整、时间清楚。二是编制档案案卷目录、全引目录、专题目录、文号目录等档案检索工具索引，运用计算机进行检索，确保调档迅速准确。三是建立财务档案统计台帐，如财务档案查阅登记簿、文书档案汇总登记簿、财务档案数量统计台帐、财务档案移交清册等。四是利用各种财务基础数据资料分析单位预算执行管理、财务运行中的特点、存在的不足，研究预防对策，为领导决策服务。五是严格执行会计档案销毁规定。会计档案人员会同财会部门，积极搞好会计档案的鉴定工作，有价值的妥善保管，无价值的大胆销毁，对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。

（五）强化会计档案监督管理。财政、审计、档案等部门在进行各项业务检查时，应将会计档案的规范化管理作为检查的重要内容，促使单位规范会计档案管理，进一步提高会计档案管理水平，充分发挥会计档案的重要利用价值。单位内部应将会计档案监管作为内部控制的重要内容，融入单位财政财务管理的相关制度之中，在日常管理中严格遵循，形成长效机制。