关于财务软件维护工作关键问题的分析

刘 骁

(陕西中医药大学 计财处，陕西 咸阳 712046 )

【管理科学】

关于财务软件维护工作关键问题的分析

刘 骁

(陕西中医药大学 计财处，陕西 咸阳 712046 )

财务软件作用的最大发挥莫过于软件系统的有效维护，维护工作能否取得成效将取决于众多因素的影响，人们对财务软件优势作用的认同首当其中，财务软件维护的基本内容、维护过程技巧运用、维护效率提升策略等都是财务软件作用有效发挥的关键问题，这些问题的有效解决是财务工作管理科学化的重要保障。

]财务软件；有效维护；关键问题；工作效率

随着信息技术的快速发展，财务软件的创新力度不断加大，适合不同行业企业的各种财务软件层出不穷，比如国内的用友、金蝶、浪潮、天心、天思、速达、柠檬、财务王、四方、新中大等商业财务ERP管理软件；国外的SAP、Orcacle、money、quicken等。不管哪种软件，都有各自的优势和不足，但对使用者来说不可能同时使用两种软件，唯一的选择，就是选择一种适合自身发展需要的软件，实现管理工作过程的最优化，出色地完成各项管理任务，实现工作目标。由此可见，一种管理软件的正确使用和实质作用的有效发挥，不但是提升管理工作效率的关键，更是软件生命力的一种体现。这就要求软件使用者在软件的使用过程既要在“用”上下功夫，更要在“维护”上下功夫，使财务软件在财务管理工作中最大化的发挥它的应有作用。

一、财务软件的优势作用分析

众所周知，财务软件主要立足于企业财务账目、企业资金账户、企业收支状况等方面的管理，用途明确，使用简单。基本上以图形化的管理界面，提问式的操作导航，打破了传统财务软件文字加数字的繁琐模式。因此深受财务工作的喜爱。如果我们打开所有的财务软件的广告推介，几乎共同的优势不外乎“功能完善”、“安全好用”、“悉心设计”、“功能强大”、“简单易用”、“界面美观”、“人性化”等美誉。诚然，我们必须肯定财务软件在财务管理工作中的强大作用，如果以下图柠檬软件的功能界面为例，不难看出该软件在录入、查看凭证、账簿及报表、固定资产、辅助核算、总账、打印导出等方面的便捷性和可操作性。

正因如此，一些财务工作者对财务软件的优势作用总结为以下几点：第一，强大的查询功能。财务软件的使用不仅提高了财务人员的账务处理速度，优化了工作的质量，最重要的是满足了信息使用者查询、输出等需求。比如,基于总账和报表，可以快速检索和查看各种数据和各种栏目的基本现状。 第二，便捷的装订功能。通过软件打印出的各种账目和凭证，工整清晰,一目了然。尤其是许多自动排列功能的体现，使装订工作更加便捷和高效。第三，科学性较强。通过软件管理，数据的时效性和准确性体现得更加科学，在很大程度上可以有效提高财务工作者的业务水平和工作质量。第四，信息化程度不断提高。软件的使用过程，从各个方面体现了管理工作的事中控制、事先预测的管理理念，使整个财务工作由纷繁复杂变得更加清晰。 第五，创新成分愈来愈大。软件的有效使用，财务管理工作者在技术、方法、理论的创新和观念更新方面不断取得长足的发展，新的研究成果不断涌现。

二、财务软件维护的必要性

我们知道，任何一种财务管理软件都是在经历了相当长的时间，耗费了大量的人力、物力、财力的情况下，经过团队成员的共同努力才得以问世。当然，在初期运营和运行完善过程中，都是以实践为前提和基础的，只有真正经过实践的锤炼与考验，其生命力才能更加体现出来。所以，财务软件都无一例外的是按照这个历史轨迹完善与成长的。这里，我们尤其强调的是一个品牌化的财务软件，为什么还要投入一定的人力、物力、财力去维护呢？

第一，任何一种软件都不可能是十全十美的。当人们在选定一种品牌的财务软件后，其整体的使用一般都是在特定条件下进行的，各方面的条件要求都比较高，在理论与实践的结合过程中，慢慢地、逐步地就会暴露出来一些意想不到的潜在程序错误，或者在操作实施过程中不断发现软件在设计上的一些缺陷问题，这些都需要在维护中逐步加以解决，达到软件完善和工作效率提升双重目的。

第二，每种财务软件都有一定的性质和功能，但在使用过程中，一旦数据环境发生变化或处理环境发生变化就必须通过维护来修改软件中的某些功能以适应新的变化，主要表现在新硬件或操作系统以及一些处理代码的变更上。

第三，改造与升级是软件与普通商品的最大区别。不管哪一种财务软件，都必须在财务活动的实践中得到修改与完善，比如用户和数据处理人员对现有功能的改进、新功能的增加、软件性能的提升等都需要通过维护的途径来进行修改和完善。正因如此，软件开发商在销售产品时，也会承诺一定时期内的免费升级与改造。事实上，也只有不断升级与改造的软件，才能真正发挥软件的应有作用，从而真正体现出自身的生命活力。

三、财务软件维护的基本内容

财务软件维护的内容比较复杂，除了软件开发公司规定的制式内容外，还有一些动态化使用过程中出现的新内容，甚至还有一些在会议交流、学术探讨、行业竞争活动中得以启示的内容。这些内容的明晰化使我们懂得软件维护对工作效率提升的重要作用。

第一，财务软件维护的前置问题解决是维护工作的基本前提。前置问题主要是指财务软件的理论培训、安装规范、使用技巧、初始设置等入门工作，目的就是提高财务软件使用工作者的软件操作水平和熟练使用技巧。

第二，财务软件维护的关键项目是维护工作的核心问题。财务数据与工作过程具有一定的特殊性，使用过程中，软件数据的备份及恢复操作非同一般，不但重要，而且必须。这就要求，维护过程必须做好数据备份工作，以至于双重备份，并要确保足够的时间内能够对数据进行恢复。由此来看，备份与恢复是维护工作的两个核心问题。

第三，财务软件维护疑难问题的快速解决是维护工作的焦点。在财务软件使用过程中，客观的系统问题与主观的能力问题交织一起，使财务工作者的工作过程不断遇到一系列疑难问题。虽然任何一种软件都不可能避免，但对工作过程出现问题的解决是财务软件维护工作的第一要素。面对这一问题，一是要利用软件维护指南的预设方案进行及时解决；二是通过专业技术人员现场操作解决疑难问题；三是使用者可通过电话联系、QQ群联系、微信群联系、搜索引擎咨询以及在线支持系统自我解决问题；四是通过软件升级改造来实现问题的快速解决。

四、财务软件维护的技巧化

任何一种软件功能的有效发挥都与使用者的使用技巧密不可分，如果使用者对软件操作熟能生巧，不但能确保软件的正常使用，更能提高软件使用过程的效率。

第一，财务软件系统安装时，计算机系统盘的分区不要太大。系统盘除了运行工作必要的程序以外，非特殊情况下其他软件不要安装在系统盘上。凡是系统盘的文件，格式建议选择NTFS格式，确保系统盘的高效运行。

第二，尽量不要在运行财务软件的电脑上安装与财务软件无关的其他软件，防止软件之间的相互冲突与不兼容现象发生。以防病毒软件为例，建议计算机上只安装一种杀毒软件，切记不要安装两种以上的防病毒软件。事实上，任何一种杀毒软件都有其自身的优势和不足，两种不同的杀毒软件同时运行在一台计算机上，在很大程度上可能造成计算机软件系统的相互冲突，甚至影响本来意义上的查毒效果。

第三，充分发挥自动更新功能的保护作用。在软件维护过程中，设置好更新以后，既可以及时将计算机的许多漏洞打上补丁，也可以使系统免受系统漏洞而带来的病毒攻击。因此，维护软件，设置更新是一个不可忽视的问题。

第四，要定期对软件进行维护，主要是对垃圾文件进行删除、对硬盘里的文件进行整理、运行杀毒软件查杀病毒、对盘符进行碎片整理、运行硬盘查错工具等来确保软件作用的正常发挥。

第五，由于财务数据的重要性，备份文件极为重要。所以，备份的重要文件一定不要放在系统盘里，确认在非系统盘里，存储路径和检索途径必须畅通，非备份文件千万不要放在一起。这样，才能保证系统的意外重装而不导致数据文件的丢失和正常使用。

五、财务软件维护能力与水平的提高策略

一个正常而有效的软件使用过程在很大程度上能够有效地提高工作效率，这正是财务管理引入软件管理的根本目的。因此，要做到软件管理工作的高效化，也必须提高软件维护的能力与水平，使工作效率更上一层楼。

第一，学习与掌握计算机的基本知识，做到对运用计算机完成工作过程中出现的各种问题，要具有快速的判断能力。这方面，主要表现在问题发生时能基于计算机软件的运行知识，准确判断，是计算机硬件问题还是软件使用的操作问题。从而，在第一时间，有针对性地高效解决。

第二，学习与掌握一定的财务管理知识，比如财务核算知识可以搞清财务数据账套的内在联系。当然，熟悉财务软件运行环境、软件安装、基本操作、资料备份等方面的知识，也能有效提高维护过程中与专业人员进行有效沟通与交流力度，提高解决问题的效率。

第三，通过财务软件说明书、远程网络教学以及实践操作，要熟悉财务软件的安装和操作使用技巧，尤其是财务账套的新建、财务处理流程、数据备份、账套链接以及数据恢复等基本操作能力。

第四，熟练掌握财务软件的SQL数据库，不但要掌握软件的安装流程，包括数据库后台的增加、修改以及删除等功能的技巧化操作，还要掌握数据库的结构，更要懂得财务软件的管理流程，实现数据库功能的最大化发挥。

第五，积极参加使用软件用户团队的技能竞赛、证书教育以及经验交流活动，通过活动，不断增强使用者的软件运用技术和维护能力。在解决问题的过程中，从根本上努力提升自己的软件管理能力、分析问题和解决问题的能力。

总之，在财务信息化管理的大环境下，财务软件的维护问题越来越受到财务管理者的高度关注，虽然涉及到了计算机硬件、应用软件运行环境状况及局域网络管理等诸多方面的因素，但软件使用、数据安全、网络维护和机房安全维护等都是财务工作综合维护不可缺少的问题，这些问题的解决对提升财务管理工作水平具有积极而有效的促进作用。

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[责任编辑 李 楠]

The Analysis of the Key Problems about Finanicial Software Maintenance Work

Liu Xiao

(Finanicial Office，Shaanxi University of Chinese Medicine，Xianyang，Shaanxi，712046)

The biggest role of the financial software is the effective maintenance of the software system.The success of maintenance work will depend on many factors among which people's agreement with the advantages of financial software is most important. The basic content of financial software maintenance, the maintenance process skills and maintenance efficiency improvement strategy are the key issues to make the software function play effectively . To solve these problems efficiently is an important guarantee for the scientific management of financial work.

financial software; effective maintenance; key issues; work efficiency

2016-12-01

刘骁(1987— )，陕西省礼泉县人，陕西中医药大学助理工程师。

C931.9

A

1008-4649(2017)01-0093-04