科研单位低值易耗品管理问题及对策探究

2017-03-29中国石油集团石油管工程技术研究院张月艳党小松

财经界(学术版) 2017年12期

关键词：低值易耗品科研院所单位

中国石油集团石油管工程技术研究院张月艳党小松

西安培华学院韩香亭

科研单位低值易耗品管理问题及对策探究

中国石油集团石油管工程技术研究院张月艳党小松

西安培华学院韩香亭

低值易耗品作为单位一项流动资产，因其单位价值低、流动快、用量大、日常管理琐碎等特点一直以来不被重视，因此出现无专人管理、管理方法单一、账面混乱，浪费严重等现象。随着时代的发展，节约型社会理念的提倡，科研院所针对这些问题采取了设定专人管理、完善低耗管理制度、建立信息化管理系统、定期盘点等改进措施，在保障科研及生产的前提下，节约资金、减少浪费、最大化降低单位经营成本。

低值易耗品管理问题探究

一、引言

近年来，随着科研院所规模的不断扩大、业务增多，低值易耗品需要的种类也愈来愈多，数量也越来越大，产生的经费在单位的经营成本中所占比重也日益增大，对它的管理也就需要不断加强。

在新《企业会计准则》中，低值易耗品指不能作为固定资产的各种用具用品，如工具、管理用具、玻璃器皿、劳动保护用品以及生产经营过程周转使用的包装容器等，其特点是单位价值较低，或使用期限相对于固定资产较短，在使用过程中保持原有实物形态基本不变。而在单位的实际管理中，它通常分为两大类60多种。

二、低耗品管理中存在的问题

(一)重视程度不够，无专人管理

在科研院所的资产管理中，多有“重固定资产管理、轻低值易耗品管理”的现象，因为固定资产单位价值高，一次性投入大，是科研单位实验室建设和生产中的核心组成部分，而且它代表着科研单位的综合实力，关系着科研人员的项目结题、考核结算等问题，同时也是上级管理部门的重点检查项，所以科研单位长期将固定资产作为资产管理的重点；而低值易耗品与固定资产相比单位价值低、品种多、消耗速度快，且管理繁杂，在日常工作中经常会被单位管理者忽略，难以引起领导的重视，使用和管理的制度也不健全，缺少考核机制，没有设专人管理。

(二)管理方法单一

对低值易耗品的管理，最初管理方式是手工管理，经常出现领料单因书写不规范、字迹潦草等看不清情况，对月底对账、查询和统计造成很大困难，费时费力不说，漏记和丢票的现象更是常见。

目前，大多科研院所对低耗的管理已从手工操作过渡到单机版管理系统（管家婆软件就是其中一种），相较于以前的手工管理，这种管理软件首先就解决了票据中手写的规范性，保证了内容的全面性，因为它有电子票据和打印票据两种，对于管理员在与财务对账、查询和统计上大大提高了工作效率，但这也仅局限于对材料的出库、入库、结存等情况的管理，对于单位的项目管理者、实际使用者而言，仍有许多实际的问题存在，比如：项目管理者想对某个项目管理的耗材成本了解；领用者想知道某种办公用品库存多少，却不知从哪里查，而这些往往只能通过管理员才能操作完成。

(三)账面混乱，购物不规范

低值易耗品因其特点，在管理上一直比较松散，目前大多科研院所采用部门“自用自购、以报列支”的模式，由财务对各部门的低值易耗品经费总额控制，至于该经费购买哪种物品，数量是多少，以及如何购买都没有进行监管，尤其是办公用品按人头平均费用，就造成一些部门不同程度地存在违规操作，像虚假购买或自行购买物品，开发票时却不据实填写、用其它常规日用办公品代替等情况，这就造成账实不符；同时由于一些低值易耗品购入是一次性列入事业支出，财务部门大多没有对在用低值易耗品设立明细账，而使用部门也无明细记录，对低值易耗品的管理造成了漏洞。

(四)强调按计划采购，使用浪费严重

由于科研院所业务多，实验室设备分散管理，本地有，外地也有，加上一些常年驻外的现场检测组都是根据各自的需要申报计划，购买所需低值品，相互间没有形成合理的有效的统一调配管理机制，不可避免地导致诸如手套、拖布、探头、润滑油等物品重复购买，管理中缺乏制约和监督，不管业务多少，每月申报相同数量的计划，购买等量的物品，浪费比较严重。

三、改善低值易耗品管理的对策

(一)提高认识，加强管理

低值易耗品为单位流动资产的重要组成部分，且占有相当大的比例，在科研、试验研究、生产中起着重要的作用，加强对他的管理可以有效减少浪费、节约资金、降低科研成本，所以要从根本上改变以往对低耗管理的错误认识，完善相关采购及管理制度，提高管理意识，使制度落到实处。比如对低耗品源头的采购岗可设双人，一方面可缓解采购业务量大时不能及时满足科研需求的状况，另一方面也起到了互相监督的作用。

(二)建立符合单位实际的信息化管理系统

在互联网技术高速发展的今天，建立符合科研院所发展模式的低耗品信息化管理系统，可很快提升低耗品管理的效率。像西安汉唐书城就是信息化管理的成功典范，在上下二层楼的千万种书中，如何不浪费时间查找个人所需书的种类和具体位置，购买者在进入书城一楼时，就可通过内部任一联网的电脑进行分类搜索和查询，避免了盲目而辛苦的寻找，节约了时间购买者的时间；而管理员在不间断发布新书购回信息的同时，也可通过查询库存量获取各类书的销售量，间接掌握书的销售动态量，从而进行明确的补货采购活动。

科研院所建成与本单位实际需求相符合的信息化管理系统后，通过设置密码授权的方式对相关人员设置不同的权限，在不泄密的情况下，工作人员均可在单位内有网络的情况下对低耗品进行系统查询、申领、统计数据等操作；管理人员也可随时发布采购信息、查询领用情况、进行月末对账及结存等账薄管理，这种系统在一定程度上突破了时空的限制，缩短了使用流程，节约了大量的人力、物力和财力。

(三)规范采购程序，选择合理采购模式，对库存进行不定期抽查或盘点

管理人员结合上月低耗品结余及下一阶段的耗材申报计划，编制总的采购计划，并上报主管领导审批。在计划审批下来后，根据实际情况选择不同的采购方式，对于技术要求低、用量大的物品，可集中统一采购；对于量大的可进行一年一度的招标或谈判等方式确定固定供货商；对于专业化程度较高、总额小的，可允许自行采购，但要加强监督管理，不定期抽查或定期盘点库存实物。尤其对购物发票、货物验收单及领用票据进行严格审核，确保账实一致，对低耗进行有效内部控制。

(四)配备专人管理，加强培训

为了提高低值易耗品的利用效率，节约单位资金，降低科研及生产成本，减少浪费，科研院所应配备专职低值易耗品管理人员，同时不定期对他们进行相关培训，加强政策法规学习、业务学习，不断提高管理人员的工作效率及服务意识。