企业档案管理社会化问题分析

李 萍

天津市河北区供热燃气公司 天津 300143

企业档案作为企业发展资料的载体，对推动企业管理意义重大。现如今传统的档案管理模式已经无法适应现代化经济发展，如果档案管理过于落后，不仅不会发挥档案信息价值，甚至会影响到企业的发展。近些年，社会化档案管理发展尤为迅速，部分企业已经将档案管理工作交付给社会相关管理机构完成，这样不仅能够节省档案管理成本，同时也能够保障档案管理的精细化、可行性。再者，加强企业档案管理社会化发展，能够进一步公开档案信息内容，保证档案信息更加透明，这对社会群众发挥监督职能有着重要意义。

一、企业档案管理社会化的必然性

（一）降低成本、提高利用率

由于档案管理不能直接为企业创造经济效益，因此很多企业对档案管理工作缺乏重视，导致档案管理部门形同虚设。而加强企业档案管理社会化，也就是将档案管理工作委托给管理机构，这样即可降低档案管理的资金投入，这也是档案管理外包的重要原因。同时，专业管理机构的主要经营业务就是档案管理工作，因此能够保证档案管理的科学性、规范性、专业性，提供高质量的管理服务。

（二）优化资源配置

档案管理社会化可以加强档案管理中的分工与细化，通过外界人员和专业管理技术提供高质量服务，同时推动中介管理企业发展，能够提供更多的就业机会，推动社会共同进步。再者，通过专业的档案管理机构可以有效的提高档案信息利用率，并且可以融入社会资源，打造一个宏观平台，从而实现资源的优化配置。可见，企业档案管理社会化不仅是企业、组织的发展需求，同时也是社会发展的需求。

二、企业档案管理社会化的表现

（一）集中统一管理

企业档案管理社会化最为明显的表现就是档案集中管理。企业档案管理作为市场经济发展的产物，相比企业档案管理有着很大的差异性，在过去的档案管理中，档案通常是企业档案管理部门进行管理，根据档案级别、内容重要性、种类进行划分，如果管理不当就会造成档案信息混乱问题。而企业档案管理社会化能够实现企业档案集中化管理。由于档案管理机构具备专门的设备、人才队伍技术强，因此在管理中也更加科学，并且能够避免出现档案管理混乱问题。

（二）更加科学的管理模式

由于企业档案信息包括企业知识资产、信息资源等信息，是企业日常经营管理、经济活动所积累的信息结晶。所以企业档案信息与企业资产有着很大联系，这就需要保障档案信息的完整性、统一性、精准性、安全性。企业档案管理通常是采用一台计算机和管理软件实现管理工作，信息管理模式较为表面，无法适应当今网络发展要求。管理手法滞后性强，给档案管理工作带来消极的影响。在加上企业日常经营核心是经济效益，难免对档案管理不够重视，无法指定合理的档案管理制度。而档案管理社会化能够改善着一系列问题，管理机构为了能够提高更高质量的服务，全程实现网络化、数字化管理模式，从而大大提高档案管理的科学性和系统性。并且，企业档案管理社会化可以为企业各个部门提供更加便捷的档案管理服务，如果企业需要寻找档案信息，只需要将需求反馈给档案管理部门，即可在几分钟内将电子档案传输到指定邮箱中，非常方便，大大简化了档案信息查询流程。

（三）避免自带档案现象

此类问题主要是针对人事档案。自带档案就是工作人员将档案带离档案室，从而造成档案流失，并且会对档案管理工作带来极大的影响。由于很多企业在录用职工时不注重档案管理工作，将档案留存在工作人员手中。人事档案的重要性不言而喻，无论是在保险业务、社会福利办理，还是在职位晋升中都非常重要，如果出现档案丢失问题，后果非常严重。而档案管理社会化由于是统一、集中管理模式，档案存在档案管理机构中而不是企业档案管理部门，从而可以避免出现自带档案等问题，如果需要调取档案内容，需要经过第三方管理机构，并对所带出的档案进行记录，限定时间要求带回。

三、档案管理社会化发展趋势与总结

档案管理社会化不仅能够提高企业档案管理水平，同时也能够保证企业健康发展、社会稳定。如今，档案管理工作逐渐朝向网络化、数字化、科学化方向发展，为了保证档案信息的安全性和价值性，档案管理社会化势必会成为一种主流趋势。因此，在未来的发展中，档案管理机构数量会越来越多，甚至是在全国普及，从而实现节约企业内部管理成本的目的，为人员流通提供方便。在企业档案数量不断增多的背景下，社会档案管理模式是网络化、数字化背景下实现精细化管理的重要形式，更是发挥档案信息价值的重要内容。

[1]高晓宇.社会化问题在企业档案管理中的分析[J].黑龙江史志,2015,13:98.

[2]张小锋.企业档案管理中的社会化问题分析[J].中国管理信息化,2017,2018:174-175.