新时代下如何有效提高办公室管理的成效

2017-03-29李东峰

成功 2017年9期

李东峰

四川晟达化学新材料有限责任公司四川南充 637000

21世纪以来，在我国经济快速发展的过程中，对社会的高速进步发展起到了积极的带动作用。在现代企业办公过程中，办公室可以说是企业的重要枢纽，并因此成为了企业管理工作开展当中的重点，从某种角度来说，企业的整体素质同企业办公室的工作效率与水平具有直接的联系。对此，企业即需要能够对企业的办公室管理工作引起重视，在提升办公室管理效果的基础上使其在企业当中发挥出更为重要的作用。

一、办公室工作职能

在企业发展当中，企业办公室可以说是其重要的中心枢纽，其工作职能主要有：第一，日常管理工作。对办公室日常管理工作进行处理可以说是办公室的基本职能，其中，日常的工作内容有会议工作、档案管理以及公文处理等；第二，协调管理工作。在日常工作当中，企业办公室需要对企业不同部门的运转进行协调，使分属不同部门的职员能够形成统一的认识，在对不同部门间相互交流合作进行加强的基础上使其形成合力，对企业下达的任务良好完成；第三，临时任务处理。办公室工作具有较强的灵活性，对于临时出现的任务以及突发问题需要及时解决。

二、新时代下办公室管理方式

（一）树立服务理念

在企业办公室当中，接待服务是一项重要的职能，需要在实际工作当中对具有不同等级以及身份的人员进行接待。对于企业来说，其外在形象情况的存在将对接待工作的感受与质量产生影响，这也是决定企业日后是否能够顺利发展的关键一环。对此，在面对接待工作时，办公室职员即需要能够做好传统思想的转变，树立起能够为基层服务、也能为领导服务的观念。要想对这部分目标进行实现，即需要在实际工作当中做好相关服务知识技能的学习，对交际过程当中自身的内心状态以及情感需求加深了解，对上级所下达的相关政策规定认真学习，在做好各类信息全面搜集的基础上对领导的助手作用进行充分发挥，并学习会能够以新管理模式的应用实现办公室的科学管理，在对办公室工作逐步规范的基础上实现办公效率的提升。

（二）健全规章制度

对于一个办公室来说，要想对实际工作的规范化目标进行实现，即需要能够做好完善办公室规章制度的建设。通过完善办公室规章制度的制定，则能够实现办公室工作职能、标准以及程序的明确。对此，办公室即需要做好制度的制定工作，通过制度的科学制定对每一名办公室人员的工作职责与权利进行落实，使办公室人员在对自身责任、权力进行明确的基础上学会如何更好的应用，在对自身职责科学履行的基础上实现任务的高效完成。除了在制度当中做好人员责任的明确以外，也需要做好办公室工作程序规定的施行，以此保证企业办公室工作能够具有程序化以及规范化的特点，也只有这样，才能够避免在繁杂的工作当中出现失误，以此实现办公室工作效率的提升。在具体规章制度制定当中，要保证制度内容具有良好的科学性以及针对性，实现规章制度同办公室工作的科学融合。

（三）优化资源配备

对于办公室工作人员来说，其工作内容繁杂、广泛且十分丰富，在实际工作当中经常被包围在不同的大小事当中。在部分企业当中，办公室不仅需要对来自领导的分配安排进行听从，且需要对不同部门间的工作任务进行协调组织，经常出现对其他部门职权进行行使而没有充分发挥自身职能的情况。对于该种情况，企业即需要能够明确办公室职能，做好办公室管理职能的优化。对于不该由办公室负责的任务，即需要做好其脱离处理，以此将更多的精力与时间投入到自身的本职工作当中。同时，需要做好办公室均衡、全面的发展，对于部分具有较大工作量、任务的办公室，需要做好其职能的增强，对办公室职员的能力素质水平充分考虑，在实现人员结构合理分配的基础上完成工作任务。

（四）坚持正确立场

对于企业办公室来说，其所提供的服务正是为了企业发展所做出的服务。对此，企业办公室即需要能够以一种发展的眼光看待事物，始终保证自身具有正确的立场。在相关事情处理时，需要做好正确政治方向的坚持，在做好社会主义基本原则把握的基础上同企业发展中心保持一致，也只有这样，办公室人员才能够在工作当中更好的明确对错、分辨是非，在做好经济发展方向与规律找出的基础上保障本职工作的高效完成。

（五）注重接待来访

来访接待也是企业办公室的一项重要工作任务，对于来自企业员工的来访来说，其不仅有亲自来访，也具有书信来访。在具体来访接待这项工作当中，要认识到企业员工来访的目的即是对企业在运行当中的真实情况进行反映，不仅能够通过来访对企业的真实运行情况具有了解，且能够在实现员工同企业间关系调节的基础上促进企业同员工的共同进步。