我省艺术类高职院校科研档案管理浅析

2017-03-29冯显容

成功 2017年9期

冯显容

湖南艺术职业学院湖南长沙 410012

根据《档案法》和《艺术档案管理办法》，可以将艺术类高职院校科研档案理解为艺术类高职院校在科研创作、日常管理及专项工作过程中形成的，真实记载的具有保存和利用价值的文字、表格、数据、图片、照片、声像、实物等各种形式的资料。结合我省艺术类高职院校实际情况来看，艺术类高职院校大多是由艺术类的中职、技工学校合并或升级来的，相对而言科研能力较弱，同时容易忽略科研过程中的档案价值及其管理，但随着艺术类高职院校对综合管理的重视与实际发展，科研能力与管理水平逐步提高，而且艺术类高职的科研除了对艺术理论的研究，也侧重于艺术创造和艺术实践，科研成果直接与市场或岗位接轨，所以艺术类高职的科研更具有艺术亲民性，科研档案有着很高的历史保护价值和现实利用价值。然而，我省艺术类高职院校的科研档案管理工作与其他综合类高校相比，特别是与综合类本科院校相比起步晚，为适应艺术类高校科研事业的发展，科研档案的管理与建设需要进一步加强重视，及时规范并逐步提高，相关部门应该认真思考，努力探求较好的管理方法和途径。

一、艺术类高职院校科研档案管理的意义

（一）历史的意义

艺术类高职院校科研档案的内容包括艺术类高职师生历年的各种学术成果、学术性论文、文章和著作等，包括公开发表、宣读、交流的和未经发表、交流的文稿等，它是艺术类高职院校学术水平的真实记录。客观地记录了既往的学术历史情况，是一所艺术类高职院校不同时期学术水平的反映和凭证。保存这些科研档案，就是保存学校科研发展的历史，保存不同时期研究者的研究成果为艺术类高职院校和社会积累与保存历史文化财富，尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，在整个高校中科研档案在学校科研管理中所处的地位也越来越重要。科研档案作为一种资源储备，具体见证着合格评估、评优评估、示范评估、卓越评估等艺术类高职院校发展轨迹。

（二）现实的意义

艺术类高职院校科研档案管理也是一整套业务管理工作，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。比如，科研档案在管理过程中，有接收、鉴定、整理、编目、统计、保管、利用以及对科研档案工作的业务指导等各个环节，还包括现代信息技术在艺术类高职院校科研档案管理中的应用。随着艺术类高职院校科研水平的不断提高和信息化技术的飞速发展，科研档案作为重要信息资源在教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用，将其纳入高校科研管理的基础性、日常性工作，进行科学化、规范化管理，是提高高校科研管理水平的必要前提，使科研日常工作、科研管理工作和科研建档工作同步进行，密切跟踪科研活动的全过程，准确界定科研档案成果的价值，有利于建立完整、准确、系统的科研档案。通过查阅已有的档案资料，可以判断科研成果归属，减少无谓的重复劳动，提高研究效率，拓展研究视野，保证工作质量。有利于促进艺术类高职院校科学研究的发展和科研水平的提升，有利于科研成果与市场接轨，为社会建设和经济建设服务。

二、明确艺术类高职院校科研档案的归档内容

根据艺术类高职院校科研活动的内容、特点进行分类，艺术类高职院校科研档案大致可分为科研项目档案、科研文书档案和科研成果档案。

（一）科研项目档案

科研项目包括校级、省级、国家级项目（课题）。科研项目档案是科研实践活动的真实记录，它记载和反映了科研项目研究的全过程和具体成果。这部分档案是艺术类高职院校科研档案的主体部分，主要包括：项目（课题）申报材料，批准文件，研究或实施方案，研究实施过程中的重要原始记录，研究工作总结及研究成果报告，成果鉴定、验收、评审及成果奖励的有关材料，成果推广阶段所形成的文件等。

（二）科研文书档案

艺术类高职院校科研文书档案是科研管理活动的真实记录，它记载和反映学校科研管理活动的历史过程和经验，包括：科研计划，总结，学校和上级管理部门下发的在科研日常管理和专项管理活动中形成的管理性科研文件、材料。也包括各级各类的项目申报通知、各项目立项文件、各项目结题文件和成果获奖文件等。另外，还有艺术类高职院校本校制定的科研管理相关规章制度文件等。

（三）科研成果档案

艺术类高职院校科研成果档案是鉴证学校科研实力的依据之一，因此科研成果管理在科研管理中有着重要意义。艺术类高职院校科研成果主要包括学校科研成果汇编、科研统计报表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利资料等。

三、提高艺术类高职院校科研档案管理能力

（一）提高档案管理认识

要使艺术类高职院校科研档案管理能力得到提升，首先要在思想上，充分认识到科研档案管理的重要性，它是科研历史的重要凭证，是积累科研经验的一种手段，是进行科学研究的重要依据，是进行学术交流的有力工具，是促进学校发展的一项重要内容。学校可通过职称评审、教育教学评估等有效载体凸现科研档案的重要性，通过举行专家讲座、上门服务等途径加以宣传普及，促使教师加强认识和理解艺术类高职院校科研档案管理的重要作用、归档内容和归档方式，从而准确判断目前艺术类高职院校科研档案管理工作的状态，提出合理可行的艺术类高职院校科研档案的建设方案，对今后做好艺术类高职院校科研档案工作，提升学校科研能力、科研管理水平，都有着十分重要的意义。

（二）加强管理队伍的培养

按照科研管理的条例，一个科研项目（课题）的前期准备、研究实施、鉴定验收、成果申报、奖励认定以及推广应用等各个阶段的材料必须收集和归档。科研人员是科研档案的形成者和利用者，科研管理部门是直接服务科研人员和科研工作的部门，作为科研档案管理人员要熟悉科研材料的产生、形成及相互关系，要做好积极与科研人员的沟通、对接，找到收集和整理档案的行之有效的方法，及时做好资料的收集与保存。

（三）加强管理方法的改进

1.全面及时归档

目前，我省艺术类高职院校在科研管理方面，大多已经对科研项目的开展和科研管理同时进行了提出了要求，并取得了一定成效，但对科研资料的收集、归档却相对滞后。这不利于科研档案的收集和保存的完整性。例如，一些科研项目要全面完成，往往周期长、范围广、人员多、资料杂，有时，在科研项目开展的过程中会根据实际情况，对之前的计划作一定的调整，从而使相应的资料内容发生变化，所形成的档案也会随之变化。因此，项目研究、项目管理与项目建档要同时展开，边研究、边管理、边建档三者协调发展的道路，确保科研档案完整、准确、系统，并能有效的提供利用。例如：在校内制定激励机制或奖惩制度，由项目负责人为第一责任人，充分发挥项目组在档案的形成、收集、立卷等工作中的主观能动性，在科研活动开展的各个阶段，及时完善科研资料的归档工作。在校内定期开展档案工作评比，对档案整理成效好的项目给予奖励，对没有达到归档要求的项目提出整改建议，要求及时整改，迟迟未整改到位的不予结题或不予参加评优评先。艺术类高职院校的科研管理部门、档案管理部门以及科研档案形成的具体部门或项目组，要相互配合，在科研档案管理中，明确职责，形成一个合理的归档秩序，提高档案收集的质量和效率，使科研档案管理规范化、科学化，进一步完善艺术类高职院校科研档案的管理工作。

2.加强信息管理

传统的档案搜索与交流方式已经不适应大量的档案管理新发展、新需求，信息化管理是档案管理的必由之路，亦是大势所趋，艺术类高职院校的科研档案管理也不例外。为了尽可能地开发和利用艺术类高职院校科研档案资源，必须进行数字网络平台建设，实现科研档案信息的网络化利用，在不涉及知识产权的前提下，将传统的纸质档案电子化，为档案管理提供便捷途径，这不仅是传递信息的便利途径，而且也是良好的服务渠道。将传统的查阅、外借、展览、检索等利用信息化平台来解决。艺术类高职院校由于信息化管理起步较晚，需加强这一块的关注与投入力度，从而最大限度地解决艺术类高职院校科研档案信息资源的及时流通，传递最新的科研动态，也可避免某一科研工作的重复进行，更好地利用已有基础，提高科研能力，也更好地服务于艺术类高职院校的科研工作。

3.实现资源共享

艺术类高职院校的科研档案，反映了学校艺术类科研发展的历史和现状，它是一种记载，也是一种凭证，反映了学校已有的科研能力，这是科研档案需要完整保存的一个原因，但是科研工作及管理更重要的是利用科研成果，使学校及这一艺术门类得以更好的发展。因此，对艺术类高职院校科研档案信息资源的开发利用是学校档案管理工作的拓展与深化，高职院校科研档案工作者在不违背知识产权法律法规情况下，可根据客观实际需要，编研开发艺术类科研档案信息资源，在校内或指定范围内形成有效分享，避免科研资源的浪费与重复。例如：利用某一已有的艺术类科研档案实体，进行系统的较深层次的加工，用新的语言汇编成相对集中、系统的信息资料，把静态的档案动态化，供全校科研工作者参考。以充分发挥艺术类高职科研的精品成果在一定范围内得到有效交流传播，从而使分散化、零星化的科研成果得到有效整合与分享，也使艺术类技艺、技能得到更好的传承。

4.参与市场交流

艺术类高职院校的科研档案，包含着许多精品节目、精品工艺形成的经过与成果，为使这些成果更好的发挥其意义，并为文化强省、文化强国作出贡献，艺术类高职院校科研档案工作者可以深化服务形式，结合学校科研档案特点，将科研成果及早与市场接轨，积极参与市场活动，在建立有效的检索系统、做好科研档案的编录、保存的基础上对档案中科研成果涉及的新工艺、新技术、新发现，在不涉及知识产权问题的情况下，在学校的统筹安排下及时与社会相关部门进行交流，并配合学校为成果转让与开发等提供必要的档案材料，及时为供给者与需求者架起桥梁，更好地推动科研成果传播与转化。