浅议优化社区物业档案管理

董丽彬

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）01-000-02

摘 要 我国物业管理起步时间较晚，物业管理还不系统，作为物业管理重要组成部分的物业档案管理尚不完善，城市化进程不断推动物业及物业档案管理的发展，要求物业档案管理不断完善，以发挥物业档案的重要作用。本文针对物业档案的内容构成、管理现状、管理制度、利用、优化物业档案管理水平等提出见解和方法，希望能起到优化社区物业档案管理的目的。

关键词 档案管理 物业档案 规范

我国在推进城市化进程中，提出发展小城镇，由此引发大量农村人口向大城市和中小城镇集中，城市形成越来越多、越来越大的社区，物业管理公司应运而生。物业公司应有一套详尽的物业档案管理方法，加强物业档案管理利用。

依据档案法规定，物业档案是指企业在物业管理活动中直接形成的对国家、社会、业主有保存和查考利用价值的文字、图表、声像材料等历史记录。

物业档案管理是物业的基础工作，其基本任务是对辖区内的物业档案进行科学、规范的管理，以保证档案的安全、合理利用，以提高物业管理水平，为业主生活提供服务。

一、物业档案的内容

（一）房产开发公司移交的基建档案和设备档案

2007年国务院颁布《物业管理条例》二十九条规定：“物业公司在办理物业承接验收手续时，开发建设单位应向物业服务公司移交下列材料（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网竣工图；（2）设施设备的按装、使用、维护保养等材料；（3）物业质量保修和的物业使用说明文件；（4）物业管理必须的的其他文件”。

（二）物业合同档案

（1）开发企业与物业公司签订的物业管理服务合同；

（2）房屋及设备修缮的工程合同、装修合同、房屋租赁合同等。

（三）业主及住户档案

物业公司应“一户一档”分开记录业主、住户及其家庭成员的基本信息和身份证复印件、业主房屋入住验收单、业主车库车位验收单、业主和物业签订的各项协议、房屋钥匙交接验收单等。

（四）物业管理清册

反应各楼单元、房屋数量、户数、面积、户型、房屋使用性质、公共区域情况及所有权状况的物业管理清册。

（五）物业经营、租售档案

包括物业开展经营和延伸服务时形成的房屋、车库（位）出租合同、物业产权证明、同意出租的文件、公证书等。

（六）业主报修、物业保养维修档案

包括业主报修登记情况、物业维修情况、维修基金使用情况、维修计划、维修审批表、修缮图纸、验收合格证明、工程预结算材料等。

（七）物业服务档案

物业在各项服务中形成的绿化、清洁工人、保安、车辆管理等档案。

（八）物业其他档案

物业收费档案、清洁工人及保安的发放工资记录、社区卫生情况、保安值班情况、监控运转情况、社区的公共秩序管理记录，收缴物业费、车位使用租金、清洁工人及保安的发放工资记录等档案。

（九）还包括党群工作档案、科教档案、社区组织各项活动的档案等其他档案

只有理清物业档案包含内容，才能提高物业管理水平，提高物业服务质量，创造物业品牌价值。

二、物业档案管理现状

（一）物业档案管理意识不强，存在重视物业外在业务工作轻视物业档案管理利用；物业公司基本上没有专门库房保管档案，无专门的档案柜架，无专门档案管理人员，档案基本保存在各个业务部门，无法规范整理，档案管理分散利用不方便。

（二）物业档案管理制度不健全，无统一标准，有的单位没有相关物业档案管理制度，档案分类无统一标准，档案随处堆放，丢失严重。

（三）兼职物业档案管理人员缺乏档案意识，不能全面收集、整理、利用档案，个别单位聘用的人员素质低，加上管理的物业项目多、任务重，对档案工作无暇顾及，造成档案借出后到时无法追回，业档案整体管理水平不高。

三、优化物业档案管理、规范物业档案管理制度

（一）物業档案管理的基本属性

（1）物业档案管理具有基础性，物业档案是物业服务公司工作活动的原始记录，是物业管理的基础工作，物业档案是物业维修、更新、改造的重要依据，；物业档案是业主维护合法权益的原始凭证；物业档案是物业公司各项工作的真实记录，是物业公司解决法律纠纷、化解矛盾的重要材料。（2）物业档案具有动态性，物业服务是动态的、不断发生变化，因此物业档案也应及时反应物业公司的变化情况，为物业管理提供档案依据；业主需求的动态性，物业公司提供的服务要不断适应业主的要求，提供让业主满意的服务，创新服务方式，提升物业服务层次；（3）物业档案具有服务性，物业管理本身就是服务行业，以提供令人满意的服务为宗旨，坚持以人为本，各项管理措施应人性化；满足业主的利用物业档案的要求，为业主提供查询档案的服务。

（二）优化物业档案管理措施

（1）提高物业公司领导及档案管理人员的档案意识，制定合理的档案管理制度，加强管理，责任落实到人，组织员工参加档案知识学习、培训，将档案管理列入考核项目，提升全体人员档案意识，推进档案工作。引进档案专业人才，实现档案专业化管理，还要加强计算机知识的培训，以适应信息化的档案管理。

（2）创新服务理念，物业档案保管应以方便利用为宗旨，一服务业主为导向，物业档案管理的内容要满足业主需要、物业公司工作两个方面。加大档案宣传力度，增强社会对档案的关注，监督物业服务公司的档案管理工作。物业公司应重点加强物业服务档案管理。

（3）推进物业档案信息化管理，利用计算机存储物业档案信息，方便查找档案，节省档案利用人员的时间，推进物业档案的数字化建设。做好社区监控图像档案、物业组织各项活动的录像档案的收集保存工作。

（4）物业档案管理是动态的，社区物业公司会发生更换，因此新的物业接收社区工作要及时进行档案移交清点，及时掌握业主因买卖、交换、继承等动态变更信息，将原物业公司形成的档案与本公司档案形成一个新的全宗，以保证物业档案的完整性。

四、物业档案利用服务

加大档案利用的宣传力度，普及居民的档案利用意识，对于公开档案要充分发挥其档案价值，通过借阅、展览等方式为业主和其他工作人员提供档案利用

物业档案管理贯穿于物业服务工作的全程，提高物业档案管理水平，可以提升物业服务的整体水平，更好的服务社区居民，为改善民生、建设和谐社区做出贡献，同时树立公司形象，加强行业竞争力。

参考文献：

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[2] 蔡琍.物业档案管理研究[J].北京档案，2012.07.

[3] 王博.物业档案管理之路径探析[J].黑龙江档案，2016.04.

[4] 杨志刚，宋琴.新形势下物业档案管理初探[A].新常态下的档案工作新思维[C]，2015.