新建地方本科院校毕业生档案管理工作的问题与对策

蔡华锋

（重庆文理学院 档案馆，重庆 永川 402160）

新建地方本科院校毕业生档案管理工作的问题与对策

蔡华锋

（重庆文理学院 档案馆，重庆 永川 402160）

高校毕业生档案记载着大学生在校期间的学习、生活及各种表现，是大学生成长的历史记录，是大学生就业、择业以及用人单位选拔人才的重要资料信息。就新建地方本科院校毕业生档案管理存在的主要问题进行分析，并提出具体对策和建议，以期提升新建地方本科院校毕业生档案管理科学化水平。

新建；本科院校；毕业生；档案管理

大学生是国家宝贵的人才资源，是民族的希望、祖国的未来。高校毕业生档案是大学生在高等学校期间学习成绩、个人素质、思想表现等方面的真实记录，是高校教育、人才培养的原始资料，是大学生就业以及用人单位选拔、考核、任用人才的重要依据，关系到毕业生就业落户、继续教育、干部选拔、工作调动、转正定级、养老保险办理等方方面面，是我国人事档案的重要组成部分。管理好毕业生档案，对大学生就业，对国家人力资源开发和国家经济建设，都有着极其重要的作用。

所谓新建地方本科院校，通常是指1999年我国启动高等学校扩招后，由不同类型、不同层次学校合并或专科学校独立升格的新型本科院校，主要分布在地级城市，立足地方经济和社会发展，由地方政府主办[1]。新建地方本科院校伴随着我国高等教育大众化应运而生，办学历史不长，起步较晚，基础较弱，毕业生档案管理的经验还不丰富，体系还不成熟。因此加强新建地方本科院校毕业生档案管理、创新新建地方本科院校毕业生档案管理机制、探索新建地方本科院校创新发展新的视角，对于提升新建地方本科院校办学质量和办学层次，有着至关重要的实践意义，也很值得我们去思考。

一、当前新建地方本科院校毕业生档案管理工作存在的主要问题

（一）毕业生对档案重要性认识不足，重视不够

随着劳动、人事和分配制度改革，在市场经济环境下，人员的聘用方式随之发生变化。大学毕业生由国家统一分配调整为本人与用人单位双向选择，用人单位由被动接收转变为主动择优录取。新建地方本科院校主要培养应用型人才，主要为地方经济建设服务，到非公有制企业就业的毕业生较多，许多毕业生通过简历包装进行自我推荐，实现就业，档案作用在一定程度上有所弱化。笔者通过调查发现，有近半数高校毕业生对个人档案不了解或较少关注档案的重要性。他们不知道自己的档案保管在什么地方，不知道档案转递的流程，认为档案管理只是学校的事情，自己不需要去过问，没有意识到个人档案的重要价值，没有意识到档案问题处理不好可能会带来的严重后果。

（二）毕业生档案材料收集范围不全，力度不够

毕业生档案记录了大学生在校期间的成长过程，毕业生档案管理不是静态的、恒定的，而是动态的、不断变化的。教育部第27号令《高等学校档案管理办法》明确要求，高等学校学生类档案的归档范围主要包括“高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”，这些材料主要来自学校教务处、学生处、团委、校医院、院系等相关部门。多数新建地方本科院校毕业生档案管理部门行政职能不高，执行力有限，与这些部门沟通协调机制不健全。加之受传统档案工作思路影响，档案材料收集的方法、渠道、手段等还较落后，导致毕业生档案材料收集的内容不准确、不全面、不系统，不能真实全面地反映学校教育和学生成长轨迹。

（三）毕业生档案管理队伍不健全，培训不够

新建地方本科院校是我国高等教育本科层次院校中的新兵，是我国高等教育的坚实力量。为求得更快发展，新建地方本科院校致力于学校转型和内涵发展，把主要精力放在教育教学、学科建设、科学研究、基础设施建设等方面。同时受新升本、地方教育发展不平衡、重视程度差异等影响，档案事业起步较晚，发展迟缓，未设立专门的毕业生档案管理机构。毕业生档案管理负责部门多设在学生处或档案馆，这些部门编制紧缺、人员偏少，毕业生档案管理多为兼职人员，日常业务多，专业性不强，培训偏少，管理粗放。

（四）毕业生档案管理信息化水平不高，投入不够

新建地方本科院校升格时间较短，面临本科教学合格评估，在招生、就业、教学、基础设施建设等方面的压力下，往往无暇顾及学校档案事业发展，对毕业生档案信息化建设重要性认识不足，投入不够，档案设施设备陈旧，更新换代不及时。加之缺乏既具有现代档案管理方面知识技能，又掌握计算机等先进技术手段的全能型人才。毕业生档案的收集、整理、存储、检索、查询、发布等工作大多还处于传统的纸质和手工操作阶段，未建立专门的毕业生档案管理系统和电子档案管理平台，查询十分繁琐，利用十分不便。利用现代信息技术进行毕业生档案管理不成熟，不成体系，无法实现信息共享，无法满足新形势下用人单位需求，制约了毕业生档案管理水平和服务质量的提升，降低了毕业生档案管理工作的效率。

二、新建地方本科院校毕业生档案管理工作的应对策略

（一）广泛宣传，切实增强毕业生档案意识

一是加强档案知识的宣传。新建地方本科院校要利用网络、橱窗、展板、校园广播等多种方式向毕业生广泛宣传有关档案方面的知识，要让毕业生关注档案，知晓国家和学校关于毕业生档案管理的有关规章和制度。要让毕业生充分认识到，在改革开放的今天，在市场经济环境下，毕业生个人档案不是可有可无，而是非常重要，它对广大毕业生顺利就业、今后工作和生活等各个方面都会产生极其重要的影响。

二是加强档案知识的教育。新建地方本科院校可以通过公开课、专题讲座等形式，向毕业生讲授个人档案有关方面的知识，让毕业生对个人档案有全面系统的了解。积极引导毕业生了解档案与自身的紧密关系，让毕业生知晓个人档案的形成过程,让毕业生认真对待和填写个人档案相关材料内容。也可通过生动的案例介绍、参观学校档案馆等方式，让他们充分认识到个人档案是自己生命中不可分割的一部分，切实提升毕业生档案意识。

三是要知晓档案转递的流程。档案转递是高校毕业生档案管理的重要环节，有严格的操作规范和要求，新建地方本科院校毕业生务必知晓个人档案转递的程序和流程。根据国家相关规定，目前高校毕业生个人档案保管一般采取三种方式进行：一是工作单位保管，二是高校免费保管两年，三是实行人事代理保管。新建地方本科院校毕业生在离开学校之前，一定要弄清楚自己的档案应该采取哪种保管方式，以便学校毕业生档案管理部门转递自己的个人档案，使自己的个人档案顺利“落户”。

（二）加强收集，着力完善毕业生档案内容

一是要加强制度建设。凡事都应有一定的约束力，俗话说“没有规矩，不成方圆”，制度建设是抓好毕业生档案收集工作的前提和基础。没有收集，档案工作就像是无米之炊、无水之源，毕业生档案材料收集要齐全完整，离不开完善的制度保障。因此，新建地方本科院校要建立和完善毕业生档案收集制度，制定毕业生档案收集的规范和准则，在制度上明确界定毕业生档案材料收集的操作流程和规范要求。让毕业生档案管理人员知晓自己的权限和职责，让毕业生明确自己的权利和义务，确保档案收集有章可循。

二是要扩大收集的范围。市场经济环境下，用人单位对毕业生的需求标准逐渐开放，毕业生在校期间的各类信息均在用人单位的考察范围。毕业生档案能够客观地记载和反映学生在校期间的成长过程，毕业生档案材料收集越齐全，越能反映一个人的真实情况，它的利用价值就越高。目前，从新建地方本科院校毕业生档案材料收集情况看，主要是反映毕业生在校期间的学习成绩、学历学位、党团材料以及相关鉴定材料，而反映毕业生在校期间综合素质和能力方面的材料非常少。一份材料齐全的档案，有助于用人单位选拔人才，有助于毕业生成功就业。因此，新建地方本科院校要扩大毕业生档案收集的范围，要丰富毕业生档案内容，特别是要重点增加反映毕业生思想素质、心理素质、身体素质、组织能力、实践能力、技能水平、科研水平、信用记录等方面的资料。

三是要注重收集过程的督促检查。加强督促检查是确保各项工作落到实处的保障，是提高工作效率的重要手段。新建地方本科院校要做好毕业生档案材料的收集工作，必须加强收集过程的督促检查，加强日常收集工作的指导[2]。要根据毕业生档案收集规范和要求，采取定期和随机的方式进行检查。发现收集材料不及时或不齐全，要及时整改，要采取措施及时补救，确保档案材料收集的完整性。笔者所在学校将毕业生档案收集情况列入二级部门工作考核目标指标，作为学校考核该部门年度工作完成情况的重要内容，各部门都非常重视毕业生档案收集工作，效果良好。

（三）强化培训，建设高素质毕业生档案管理队伍

一是要配备专兼职档案管理人员。档案管理人员是毕业生档案管理的执行者，档案管理人员的素质在一定程度上决定了档案管理工作的水平。随着办学规模和办学水平的不断提升，高校毕业生档案的数量和服务内涵也在不断增加和完善。新建地方本科院校必须加大档案工作力度，建立稳定的毕业生档案管理专兼职队伍。专职人员专人专岗管理毕业生档案，兼职人员可由各院系辅导员或教学秘书担任。这些专兼职毕业生档案管理人员，既要掌握档案工作知识，又要熟悉学生工作，及时收集需要归档的材料，确保毕业生档案的完整性和实效性。

二是要加强档案管理人员思想和职业道德建设。档案工作政治性强，要求高，毕业生档案管理人员必须把遵守党的政治纪律和政治规矩摆在突出位置。为了提升毕业生档案管理人员思想政治素质，新建地方本科院校应定期组织毕业生档案管理人员进行思想政治理论学习、培训和交流。要引导毕业生档案管理人员树立高度的责任心和“以人为本”的服务理念，树立忠于职守、爱岗敬业的职业信念、职业情感和热爱本职工作的工作作风，做好毕业生档案管理的各个环节，切实服务于广大毕业生的成长和成才。

三是要提升档案管理人员业务素质。做好毕业生档案管理工作，需要提升档案管理人员自身素质和业务能力。因此，新建地方本科院校应制订契合学校自身发展需要的素质培育方案，加强毕业生档案管理人员业务培训，普及档案管理专业知识[3]。特别是要针对新时期毕业生档案工作的新要求，探索创新毕业生档案管理新模式。培训方式可以采取请进来、走出去的方式进行。通过培训，让毕业生档案管理人员掌握新的知识，拓展新的视野，提高新建地方本科院校毕业生档案管理水平。

（四）更新观念，提升毕业生档案管理信息化水平

一是要增强档案管理现代化意识。思想观念的更新是一切工作顺利开展的重要保证，在信息化时代，传统的档案管理模式和管理手段已经不适应时代发展要求。由于办学时间不长、办学基础较弱，新建地方本科院校毕业生档案管理信息化水平整体不高，很多学校还延续传统的手工管理模式，查询利用十分不便。学校层面应提高认识，转变观念，高度重视毕业生档案管理信息化建设，从人力、物力和财力上给予倾斜，将毕业生档案管理信息化建设纳入学校信息化建设发展整体规划。

二是要建立毕业生档案数据管理系统。毕业生档案管理信息化建设需要信息化平台的支撑，因此，学校层面应加大投入，购买现代技术设备，通过现有软件升级改造、自主开发、购买市场上成熟软件系统等方式，建立一套完整的适合新建地方本科院校特点的毕业生档案数据管理系统，实现毕业生档案数据录入、查询、修改、打印等全程信息化[4]。特别是要以数据库建设为重点，学生入校时就着手建立个人档案数据库，及时维护和更新数据，动态记录大学生在校期间成长的历程，不断夯实毕业生档案管理信息化基础。

三是要完善信息化档案管理安全保护机制。在网络技术快速发展的同时，网络安全问题时有发生，信息安全受到了极大威胁，新建地方本科院校务必加大投入，建立完善的毕业生档案信息安全保护机制[5]。要建立档案信息化安全规范和制度，确保管理人员严格按规定执行；要定期进行数据备份，防止档案数据的丢失；要通过登录口令、信息加密等举措，对用户身份进行认证；要利用防火墙技术，防止网络病毒，阻挡黑客攻击，确保毕业生档案管理数据系统的安全。

[1] 王者鹤.新建地方本科院校转型发展的困境与对策研究——基于高等教育治理现代化的角度[J].中国高教研究，2015（4）：53-59.

[2] 谢怡.基于大数据的高校档案管理模式变革[J].山东理工大学学报（社会科学版），2015（6）:103-107.

[3] 彭梅.就业视角下高校学生档案管理创新研究[J].城建档案，2016（7）:60-61.

[4] 左永艳，王先平，安建梅.“云时代”下档案信息资源管理模式探究[J].重庆文理学院学报，2014，33（5）:148-151.

[5] 项久才，朱静.综合改革视域下高校学生档案工作创新方向与路径[J].渤海大学学报（哲学社会科学版），2016，38（4）:153-154.

责任编辑：王茂建，吴 强

On the Problems and Countermeasures of Graduates’Files Management in the Newly Established Local Colleges

CAI Huafeng
(Archive of Chongqing University of Arts and Sciences,Yongchuan Chongqing 402160,China)

College graduates’files record their study,life and all kinds of performance in the school.It is a historical record of college students’growth.It is also the important information for not only graduates in their job-hunting and working,but also for employers in selecting talents.This paper analyzes the main problems of graduates’files management in newly built local colleges,and puts forward concrete countermeasures and suggestions in order to enhance the scientific level of graduates’archives management in newly built local colleges.

newly built;undergraduate colleges;graduates;file management

G271

A

1673-8004（2017）04-0102-04

10.19493/j.cnki.issn1673－8004.2017.04.017

2017-05-11

重庆文理学院校级科研项目“新建地方本科院校毕业生档案管理机制体制研究”（Y2016DA54）。

蔡华锋（1976— ），男，重庆潼南人，档案馆员，硕士，主要从事档案管理研究。