提高文书档案质量为水利勘测设计生产服务

黄怡

摘 要：文书档案是水利勘测设计单位管理工作中的一项重要内容，文书档案管理的好坏直接影响到单位档案资料的完整与否，一定要引起重视。在现代水利勘测设计单位制度体系中，文书档案管理对制度的完善具有很大的推动作用，科学有效的文书档案能够提高一个单位整体的管理水平。本文对水利勘测设计单位的文书档案管理进行阐述，针对目前存在的问题提出一些建议，以期能够为水利勘测设计单位的文书档案质量的提升提供借鉴。

关键词：文书档案；水利勘测；设计

一、引言

随着我国经济的不断发展，国家对水利勘测设计文书档案工作给予了一定的支持，其目的是为了完善文书档案工作的内容，以期能够使文书档案得到更好的记录、整理、利用。随着我国科技的不断发展，水利勘测设计单位的文书档案工作的内容和范围也在不断扩大，需要不断适应工作变化的需要，如何更加科学、合理、高效的开展文书档案工作来提高文书档案质量，以期更好的为水利勘测设计生产服务，是摆在文书档案工作人员面前的重要课题。

二、文书档案工作中存在的问题

在水利勘测设计单位，各类档案居多，保证文书档案质量和技术档案其实同样重要，有时文书档案管理工作的重要性甚至更为突出，就目前我们工作实践来看，造成文书档案质量不高的原因主要有以下几个方面：

（一）文书工作与档案管理存在脱节现象

在实际工作中，文书工作和档案管理实行的是分块管理，在无形中拉大了两者之间的距离，导致了文书工作人员档案管理意识薄弱，同样，档案管理工作人员也很少去关注文书工作，造成两方面的工作存在脱节现象。此外，在公文格式与处理方面也存在着不合理、不规范的情况，导致现有文件档案内容形式多样，不利于分类保管。

（二）文书档案管理手段比较落后

水利勘测设计单位的技术档案水平比较先进，多数都已经采用了电子归档，即使之前没有电子归档的图纸也已经全部扫描成了电子文件，在一定程度上方便了图纸的归档整理于查阅。与技术档案相比，文书档案则落后很多，基本上都是纸质档案。再加上没有专门的档案室，档案保存条件极其简陋，有些文件资料会随着时间的流逝而遭受一定程度的损坏。所以，在文书档案管理中需要引进一些现代化的手段和技术。

（三）文书档案管理不够规范

在水利勘测设计单位，文书档案管理不规范的现象普遍存在。首先是收集材料不规范，不符合《国家行政机关公文格式》的相关规定，例如档案无编号、无标题、无时间等。其次是归档文件整理不规范，我国对档案归档有明确的相关法律法规，但是一些工作人员并没有按照相关要求来进行操作，例如归档材料使用字迹容易消失的传真纸等。这些问题都将直接影响到文书档案的质量与使用效果。

三、提高文书档案质量的相关策略

（一）推动文档一体化

所谓文档一体化就是把文书工作与档案管理工作来融合在一起，在公文生成到归档管理的整个过程都使用计算机管理系统，采用统一的输入和输出格式，以此来实现文书档案生成一体化和管理一体化，这样，既可以简化档案部门的工作流程，提高了工作效率，又可以保证文书档案质量。就目前而言，纸质文件和电子文件是并存的，这就需要档案部门同时收集纸质和电子文件档案，两者共同管理。

（二）利用现代化手段加强信息化建设

水利勘测设计单位文书档案工作的现代化水平比较低，在实际工作中可以组织文书档案管理工作者向图书馆等大型现代企业档案部门学习，加快信息化建设，提高工作效率。第一，单位应先从设备开始，投入一定的资金采购一批硬盘、扫描仪等硬件设备；第二，两现有纸质档案全部扫描，然后分类存储；第三，建立综合信息查阅系统，方便相关工作人员查询借阅相关资料，第四，逐步实现无纸化办公。这是社会发展趋势所需，当然，这也许会是一个漫长的过程，不是个人或者一个单位的事情，这需要我们全员的共同努力。

（三）健全档案管理制度，规范管理文书档案

明确职业，建全档案管理制度，时实现文书档案管理现代化，开辟文书档案信息资源，为水利勘测设计单位提供全面、高级信息服务的先决条件。例如，在我国归档已成为一项明文规定的制度，但是单位可以根据实际工作来完善相应的归档制度。因为文书档案是由各种文件材料转化而来的，而文件材料转化为档案又是通过归档来实现的，所以，健全的归档制度不仅能够保证文书档案来源的连续性，而且也是水利勘测设计范围积累档案的重要保证。另外，要理顺文书档案管理工作程序。文书档案管理应按照科学的工作流程来进行操作，所以要先理顺文书档案部门和其他相关部门之间的工作程序。

四、結语

文书档案管理工作是水利勘测设计单位管理工作的重要组成部分，既是提高工作效率的必要条件，也是提高文书档案质量的一项重要工作。在实际工作中，我们档案工作者也必须立足于现实，不断提高自己的专业知识和工作效率，按部就班的工作，严格要求自己，从各方面来为提高文书档案质量努力，从而更好的为水利勘测设计生产服务。

参考文献：

[1]张艳凤.文书档案管理的现有问题及对策[J].黑龙江史志，2014（09）.

[2]李志红.适时新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].北方经贸，2012（05）.

[3]唐晶.文书档案工作必须做好的几件事[J].才智，2013（34）.