承德市不动产统一登记的档案管理

自2015年3月1日开始实施《不动产登记暂行条例》以来，为确保承德市不动产统一登记工作的稳妥运行。就目前热议的职责分工和登记资料档案的移交等问题，着重谈谈关于不动产登记过程中的档案管理的一些观点。

一、不动产登记的档案资料管理是登记工作的基础

在《关于整合不动产登记职责的通知》中明确规定不动产登记档案资料是登记工作的核心内容和重要依据。登记的档案资料是随着登记机构的登记而产生，不能单独成立。这次住建部与国土部的职责分工，即住房和城乡建设部负责房产交易，国土资源部负责不动产登记。随之带来的工作衔接问题，两个部门都离不开原来的房产档案的支持。

（一）原房产档案留存在原房产档案管理部门更便民利民

原房产档案随原产权产籍监理处合并到不动产登记中心而随之发生转移，但继续保存在原档案室。因历史原因，土地和房产的登记是分开登记的，此次实行统一登记后，如果不能实现内部的工作衔接与资料的传递、共享，将会出现群众办事难的情况，本着方便广大人民群众，档案资料不存在移交的问题。

（二）不动产登记档案存放在原房产档案管理部门成本更低更具合理性

从目前来看，为尽快适应不动产统一登记的需要，因各地对原有得房产档案的归属问题并没有统一的做法，我市从档案转移及管理的成本上考虑，认为存放在原有部门，是利大于弊也更科学合理。更有利于今后的工作开展。

二、档案管理中存在的主要問题

（一）重视前台业务，轻视后台档案

在具体的房产登记过程中，一直以来都比较重视业务和流程的培训，而忽视了后续的档案管理工作。档案管理的细则少之甚少。比起对业务的重视度而言，对档案的关注度显然是欠缺的。需要及时跟进相应的档案管理配套政策，才能不断建立和完善各地的不动产登记体系。

（二）重视纸质档案，轻视电子档案信息维护

在新形势新条件下，人们对档案管理的信息要求日益提高，仍主要以纸质资料审核为主，因涉及的部门多、资料多，导致一本纸质档案需要数次流转，多次翻阅，降低工作效率，并应加快电子信息库的建设和维护。

（三）人员流动性大，专业知识薄弱

由于档案的专业性和动态性，档案的归集在随着情况变化而发生变化，导致档案员对于档案资料的更新不及时，特别是统一登记后，要多学习土地方面的知识不断提高自身的业务水平，争取最短时间胜任岗位职责的标准。

（四）硬件条件差，整合数据库慢

不动产档案资料越来越多，涵盖的内容越来越丰富，档案查询利用率也越来越高。而且纸质档案属于永久性保存，老式的档案柜已经不适合新形势下的发展。所以实现档案管理数字化是互联网时代产生的一种新型档案管理信息形态，因此档案数字化，建立电子信息库迫在眉睫。

三、随着不动产工作的逐步深入，建立相应的管理制度，确保档案的安全

（一）不断完善管理机制

做好档案管理工作，进一步健全档案的接受、收集、整理、保管、利用等各项规章制度，落实好管理细节。对违反档案管理法律法规的行为及时进行处罚。

（二）转变思路，提高信息化管理水平

在新形势下的不动产统一登记工作需要运用大量的先进科学技术，工作的人员首先要有过硬的专业知识，还要具备现代化得档案管理能力。不动产登记的档案资料已经不仅仅是过去的纸质档案，还包括不动产登记相关数据。这就需要运用计算机等信息化手段对相关数据进行统计和分析，在最短的时间内完成收件、审批、发证、归档等一系列的工作，大大提高工作效率。

（三）加强培训，提高档案专业管理水平

由于不动产登记档案形成量大，专业性和政策性强。要加强提高档案管理人员的素质和能力，明确档案移交入档的时间、责任人，建立详细的移交清单，确保不动产登记数据的安全性和完整性。

（四）提高对不动产登记档案资料的保密意识

随着社会制度的不断健全，人民对不动产登记的要求也是越来越高，并对如何公平、公正、公开的呼声越来越响亮。所以如何做到档案哪些部分是可以公开查询的，哪些是涉及个人隐私和国家安全，必须需要保密的，做出严格的规定。需要签订保密协议。违反规定和泄露不动产登记数据的，按有关规定追究责任。

（五）对信息安全做相应的应急预案

根据《国土资源部办公厅关于做好不动产登记信息安全工作的 通知》（国土资源厅发【2015】38号）等有关规定。对机房受损、数据损毁、系统宕机、网络中断、黑客攻击等突发事件进行全方位预防，确保信息平台不间断地安全运行。

四、结论

在不动产登记过程中，档案管理的重要性也日益凸显，它不仅是民生档案资源的重要组成部分，也是实现不动产登记的原始资料，在新形势下，只有做好档案管理工作，树立“国土一家”理念和意识，共同做好统一登记工作。以进一步推动不动产登记档案管理工作的可持续发展。

参考文献

[1]房爱芬.房地产登记档案管理数字化建设浅析.山东档案2010.06.

[2]《国土资源部关于不动产登记信息安全工作的通知》2015. 38号.

[3]中华人民共和国住房保障与城乡建设部.CJJ/T158城建档案业务管理规范.中国建筑工业出版社2011.

作者简介：张春丽（1973-），河北承德人，承德市不动产登记中心信息科。