档案服务助推新天绿色能源公司成功在港上市

袁晓燕

科学开发与利用档案，既是保证河北省天然气有限公司各项业务正常进行的经常性工作，也是服务公司大局，实现公司发展 重大突破不可或缺的重要工作。 现就笔者曾就职的省天然气公司档案室科学利用档案助力新天绿色能源公司成功上市实例做一介绍。

一、档案在公司上市中起到的作用

2010年10月13日，新天绿色能源公司在香港联合交易有限公司（港交所）主板成功上市，成为河北省首家在港上市的国有企业，省建投集团第二家控股上市公司，这是公司发展史上具有里程碑意义的一件大事。时任省委常委、常务副省长的赵勇同志专程赴港参加挂牌仪式，新天绿色能源公司副总裁兼执行董事、省天然气公司总经理高庆余出席了仪式。两年多来，为了实现企业这一重大发展目标，省天然气公司领导高屋建瓴、运筹帷幄，全体员工戮力同心、竭诚奉献，公司上下为此付出了不少辛劳和汗水。这之中，档案的科学开发利用虽然只是公司上市总体工作中一个并不耀眼的基础性环节，但却在上市工作全局中发挥了不可替代的重要作用。

新天公司在港交所上市，是一项极其庞大复杂的系统工程。从2009年2 月省天然气公司着手准备上市工作起，档案室即保持了随时跟进，全方位、全时段搞好档案服务的状态。截至公司成功上市之日，一年多时间里，省天然气公司各有关部门共有36人次在档案室借阅和查阅文书档案、工程档案、会计档案、声像档案、实物档案等3068件；办理各种证件140本，其中土地证28本、房产证29本、出让合同证29本、建设用地许可证12本、工程许可证20本、项目备案证6本、体系认证16本。档案室还顺利保障了工商、税务等部门的上市审计、稽查和资产评估，以及省国资委、省建投集团、港华集团进行公司绩效考核等对档案工作的需求。准备上市期间，为了保证各部门能够及时借阅或查阅到相关档案，复印有关资料，档案管理人员经常加班加点，做到随叫随到，从不讲任何条件和价钱。按照自己的岗位职责，以应有的服务态度和服务质量，较好服务和保障了公司上市工作，赢得了大家的肯定和好评。

二、档案管理标准化、规范化、制度化

档案室之所以能够在新天公司在港上市这一重大工作中，较好保证了对档案工作的各种需求，主要有以下几个方面的原因。

1.档案室建设标准化是基础。近年来，按照省档案局有关规定和要求，省天然气公司在档案室基础建设方面下了很大力量。在硬件设施方面，先后投资近10万元用于改善档案室基础设施条件，安装了档案密集架、防光窗帘，购置了重要证件保密柜，增配了专用电脑，使档案室的基础设施条件有了较大提升。在软件设施方面，利用科怡软件档案管理系统，建立了数据库。将公司14754件文书档案、1466卷（14329件）工程档案、3172册会计档案、276盒音像档案、487张照片档案、95件实物档案全部录入科怡软件系统，有效提高了档案查找的速度和准确性。

2.档案收集及时完整，分类归档合理规范化是前提。制定和完善了各门类、各部门档案保管范围及保管期限表；编制了档案分类大纲、管理网络图、档案全宗介绍、大事记、组织沿革、各门类档案检索目录等。使各门类档案立卷、归档、鉴定、保管、利用等工作有章可循。坚持每年对各部门、各分、子公司兼职档案管理人员进行一次集中有针对性的培训，内容包括文书、会计、工程、声像等档案的收集、整理、立卷、归档、保管等档案业务知识。通过培训，提高了兼职档案人员档案管理业务水平。

3.档案管理制度化是核心。健全各项管理制度，先后制定和完善了《档案保密制度》《档案登记、统计制度》《立卷归档制度》《档案查阅、借阅制度》《档案复印管理制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案库房管理制度》《档案管理人员岗位责任制》等各项制度，以上制度已汇编成公司三级文件。根据国家档案局10号令精神，重新修订了公司和各部门文书档案归档范围及保管期限，辑印了档案管理制度汇编。这些制度规范符合档案管理要求，在实际工作中得到了较好贯彻落实，并在实践中收到明显效果。在2008年档案目标管理达省三级标准的基础上，经过努力，2009年又实现了升省二级档案目标管理先进单位。

4.档案管理人员专业素质是关键。在各级领导关心重视下，档案管理人员努力学习，自觉做到政治强、业务精、服务好。政治强，具体表现为强烈的大局意识、责任意识、服务意识；业务精，具体表现为爱岗敬业、精通本职、快速准确；服务好，具体表现为领导满意、服务对象满意、上级主管部门满意。多年来，我们就是按照这样的标准严格要求、不断提高、落实行动的。

三、新天公司成功上市后对档案管理的几点思考

省天然气公司卷帙浩繁的档案，几乎每天都在默默无闻地为公司的业务建设和创新发展发挥着服务保障作用。利用档案服务公司在港成功上市，只是档案服务于公司建设的一个典型案例。这个案例也给了我们许多有益的启示：

1.必须高度重视档案工作。档案是公司经济活动、生产经营的基本依据和主要参考，档案工作与公司的建设与发展密不可分。完整、准确、系统的档案资料，对于加强企业管理、提高经济效益、开展科技创新、保护知识产权、维护企业权益、发展企业文化等，都具有非常重要的作用。虽然在通常情况下，档案工作并不处于公司发展与创新的中心工作位置，但公司的发展与创新绝对离不开档案工作的强有力支持。这次新天公司在港上市的成功实践就生动地证明了这个道理。重视档案工作，其实就是重视公司的历史，就是珍惜公司的今天，就是创造公司的未来。

2.必须高度重视档案的开发利用。科学开发与利用档案，是企业须臾不可离开的一项重要工作。省天然气公司作为新天公司上市能源企业中的一个版块，其高度集约的规范化管理方式，决定了档案利用具有查阅频繁、批量大、任务急、要求高的特点。长期以来，公司十分重视提高档案的利用价值，利用档案网络检索工具，较好解决了公司运营中遇到的许多矛盾与纠纷。随着公司的不断发展壮大，业务的不断拓展，檔案利用在公司中的作用将愈益凸显，档案利用的价值将与日俱增。

3.必须高度重视档案管理人员素质的提高。档案管理人员的整体素质如何，是搞好档案管理、提高档案服务质量的决定性因素。要按照政治强、业务精、服务好的基本要求，全面培养提高档案管理人员的素质。除此之外，新时期档案管理人员还应具备三项基本技能，即操作技能、管理技能和信息开发技能。操作技能就是将摄像、微缩、刻录、拍摄、扫描等现代管理手段，运用于档案管理工作之中，借以提高档案管理与利用的强度和水平；管理技能就是熟练掌握档案的收集、分类、归档、立卷、编目、标引、查阅，以及档案的鉴定与保护等技能；信息开发技能就是努力创造有利条件，运用现代化手段，开展对档案资料的综合分析与深度研究，及时、准确、高效地开发档案信息资源，更好地服务于企业的创新与发展。

（作者单位：新天绿色能源股份有限公司）