浅谈数码时代的医院照片档案管理与利用

沈媛媛

摘 要：照片档案是医院档案管理中的重要部分，是医院档案管理的一种形式，占据着医院档案管理的重要比例。并且照片档案管理可以直观的反映医院的档案信息，为医院的医疗、研究和日常管理等工作发挥着指导和服务的功能。尤其在数码时代背景下，医院照片档案需要实现数字化的管理。本文主要通过分析医院照片档案数字化的现实意义和数码时代下医院照片档案管理存在的问题，探讨数码时代的医院照片档案管理与利用措施，旨在为我国医院档案管理工作提供参考。

关键词：医院；照片档案；存在问题；管理措施

随着科学技术的不断发展，数码相机在医院的档案管理工作中得到了广泛的应用。医院传统的文书档案管理逐渐向数码照片档案管理的形式转变。其主要是利用数码相机对医院的各类研究、临床等档案进行拍照归档。并且这种数字化的档案在后期的处理方面更加的便捷，并且可以实现档案数据远距离传输，档案的内容可以备份，损坏的几率小。但是，现阶段我国医院在数码照片档案管理的过程中，依然存在着很多的问题，必须积极采取有效的措施提升医院数码照片档案管理的效率和水平。

1 数码时代下医院照片档案管理存在的问题

1.1 没有较高的归档意识

过去医院主要是采用文书归档，虽然在利用处理上存在较大的缺陷，但是归档的及时性效率较高。现在医院开始广泛使用照片档案，但是很多医务工作人员没有将照片档案及时归档管理的意识，甚至很多工作人员不知道如何将照片档案进行归档，导致经常会发生照片档案流失的现象。其次，是档案管理人员缺乏专业的照片档案归档技术，经常在归档处理的过程中会发生照片档案文件格式的损坏，或者无意识的将照片档案删除，对医院的数码照片档案管理工作水平的提升，产生了不利的影响。

1.2 没有健全的照片档案管理制度

医院在照片档案的管理和运用比较混乱，主要表现在多个不同的科室之间合并运用的照片档案。还有很多医院没有设置照片档案的管理人员，知识将照片档案归类某一个类别中，对档案管理水平的提升产生了很大的阻碍。另外，现我国大部分医院没有明确的照片档案管理制度，很多医院只是将照片档案应用于医院建设的表面工作上，例如，上级领导的检查，医院相关的展览活动等。真正能够用于医学研究和临床的照片档案少之又少，所以导致现在很多医院的照片档案失去了其本身的意义和价值。医院存在的价值就是服务与社会，所以急需建立健全照片的档案管理制度，促使照片档案能够充分的应用于医院的医学研究当中。

1.3 归档整理和安全隐患较大

首先，主要是医院照片档案的数量较大，经常会出现档案重复的现象，并且有很多照片的质量不过关，在整理、核实、删选的过程中会浪费大量的时间，并且在这个过程中也容易出现失误，从而导致照片档案的归档整理难度增大。其次，大部分医院没有切实可行的归档整理方法，所以很多工作人员很难意识到照片档案的分门别类，对照片档案的整理工作产生了不利的影响。最后，医院照片档案的安全性问题比较突出，很多工作人员对照片档案没有备份就进行相关的整理操作，容易造成档案数据的丢失和损坏。

2 数码时代的医院照片档案管理与利用措施

2.1 加强工作人员的归档意识

首先，需要对医院内部参与档案管理的工作人员进行思想认识的强化教育，促使其高度重视数码照片档案归档工作的重要性。并且医院要大力的宣传照片档案的归档工作，引起医院各部门领导和相关医务人员的重视。其次，要加强对参与数码照片档案管理的工作人员技术技能的培训，促使档案管理人员可以掌握先进的管理技能，科学、规范的参与到数码照片档案的管理技术当中。

2.2 建立完善的照片档案管理制度

首先，医院在数码照片档案管理制度制定的时候，要对医院的实际发展情况进行分析，对国家的相关档案管理法规进行仔细的研究，保证制定的照片档案管理制度既能符合医院具体发展的需求，也能规范于国家的档案管理法规。其次，要严格落实实施制定的照片档案管理法规，尽快解决医院内部数码照片档案管理的混乱状态。最后，在档案管理制度的基础上设立专门的照片档案管理岗位，并有效的落实责任问责制度，如果在档案归档的过程中出现严重的失误，则要将具体的责任落实到具体的管理人员身上。因为医院各个科室的照片档案多而复杂，所以管理人员要定期的对数码照片档案进检查、审核、分类、归档等。医院还要监督照片档案管理工作的运行秩序，促使医院数码照片档案管理工作水平的不断提高。

2.3 制定科学的照片档案整理方法

医院原有的文书档案整理方法是不能直接应用于数码照片档案整理，医院应该积极探索多种照片档案的收集和整理方式，确保数码照片档案整理的有效性。例如，医院的档案管理人员可以主动到医院的各个科室进行照片档案的收集，最大程度的降低照片档案失管而丢失的概率。其次，档案管理人员应该及时准确的了解各科室具体的工作内容和工作情况，及时的将医学研究和临床研究价值的信息，进行数码记录，制成数码照片档案进行归档整理。

2.4 提高數码照片档案整理的技术手段

照片档案归档整理的前提是对照片档案进行安全的保存，照片档案一般是存储在计算机中，所以要加强计算机的防火墙设置，防止病毒感染，确保照片档案存储位置的安全性。同时照片档案的管理人员要熟练掌握相关的计算机操作技能，减少在数码照片归档整理的过程中出现档案数据损坏或者丢失的现象。在数码时代背景下，计算机技术在不断的更新，所以照片档案管理人员也要定期的进行管理技能的更新培训，不断的提高自身照片档案整理和管理的水平，为医院的健康稳定发展奠定基础。

3 结语

综上所述，照片档案管理可以直观的反映医院的档案信息，为医院的医疗、研究和日常管理等工作发挥着指导和服务的功能。医院应该认识到自身照片档案管理存在的问题，加强工作人员的归档意识，建立完善的照片档案管理制度，制定科学的照片档案整理方法，提高数码照片档案整理的技术手段，促使医院数码照片档案管理工作水平不断提高。

参考文献

[1]张敏.医院照片档案管理的现状与对策[J].科技情报开发与经济，2011（24）

[2]宫娟.信息化背景下医院照片档案管理研究[J].管理观察，2015（19）

[3]张旭.数码时代下医院照片档案的管理及利用探索[J].科技创新导报，2016（05）

[4]高媛媛.关于医院照片档案管理的几点思考[J].卷宗，2016（05）