信息化背景下的档案管理工作人员素质提升措施

冯华

摘 要：信息化背景下的档案管理对于当前档案管理工作人员来讲有着更高的要求。而且档案管理的内容和管理方式的升级也带动着管理理念的转变。对此，笔者从当前档案管理的相关概念入手，对档案管理工作人员的业务能力现状进行了简单的分析，并结合当前档案管理信息化技术的发展情况，对如何在信息化背景下的促进档案管理工作人员素质提升的相关措施提出了自己的看法，希望能推动我国档案管理行業的现代化发展。

关键词：档案管理；信息化；管理方式；改进措施

档案管理是企业和事业单位以及其他社会团体对内部文字、音频、视频、图像等资料的分类、储存和修复管理。在我国的社会发展中，档案管理不仅对政府和事业到位有着重要的意义，对于企业来讲，人力资源资料、财务资料、企业管理资料和其它技术文件资料也是构成档案的重要部分。随着信息化时代的来临，档案管理在储存方式和储存内容上都有着较为明显的改革和升级，这也就要求相关管理人员在业务能力和综合素质上也需要进行一定的提升。

1 档案管理信息化概述

1.1 档案管理的信息化

随着信息技术的不断发展，互联网和智能信息系统在工作中发挥的作用已经难以替代。在信息化的带动下，办公系统和办公方式的信息化改革正在有条不紊的在我国各行各业中稳步推进。档案管理的信息化有别与以往传统的人工管理方式，通过专业的档案管理系统和信息技术，将档案中的名称、科目、内容、保管人等信息进行电子化储存管理。除此之外，档案管理的信息化还集成了档案资源的采集、整理、分析和咨询等，不在局限于实体档案，而是将档案管理扩展到智能化查询和应用的具体层面，根据相关研究者的规划，档案管理的最终目标就是要建立一个覆盖企业生产全过程的档案资源自动化储存管理系统，提高企业在大数据时代的数据储存和分析能力。在我国科研、教学和群众日常生活中有着广泛的应用前景。

1.2 档案管理信息化特点

档案管理的信息化有着显著地管理特点，在信息化技术的使用中，我们需要注意以下几个重要的档案管理特点：

第一，档案管理信息化具有政策导向性。在我国的档案管理中，由于涉及企业、个人的重要信息，档案资源中不少内容一直被视为机密资料，受到法律保护。因此，在信息化的档案资料整合与管理中，我们必须结合法律法规的相关规定进行整合管理，重视政策导向。

第二，档案管理信息化具有全面推进的特点。提高档案管理是对过往资料的重视。同时，在档案管理的信息化发展中，也需要在上级主管部门的统筹指挥下进行全面的档案信息系统升级，而不是由单位进行升级的单独行动。唯有如此才能发挥档案资源的网络流通调阅目标。

第三，档案管理信息化与信息技术的发展紧密结合。档案管理的信息化与当前电子信息技术和网络技术有着紧密的关联性，因此信息化的发展程度关系着档案信息化的发展程度。通过互联网进行共享的网络档案资料和智能化的查询系统都将成为档案管理的重要使用工具。

第四，档案管理对工作人员的素质有着较高的要求。在档案管理信息化的背景下，许多传统的档案管理方式将被电子计算机技术和网络技术所替代，同时，智能化的查询功能也要求档案管理人员具备一定的计算机操作、维护能力。这就要求档案管理工作人员除了要具备专业的档案管理知识之外，还需要学习计算机、网络等相关学科，强化对各种系统的操作适应能力，提高数字信息的录入能力，适应信息化功能的岗位职能要求。

第五、档案管理信息化有着创新性的特点。在信息化背景下，几乎所有行业都受到网络以及电脑的影响。所以档案管理信息化需要在管理方式和管理理念上进行创新和实践，逐步探索出适合企业发展需求的管理工作方式。

2 提高档案管理工作人员综合素质的几项建议

在当前的档案管理信息化发展潮流中，除了提高单位硬件设施投入之外，还应当加强对档案管理工作人员综合素质的提升，以适应日趋完善的档案管理工作任务要求。

2.1 提升管理人员的服务意识

在档案管理信息化的发展中，服务意识也是员工综合素质的重要衡量标准。在档案管理中，工作人员每天都要应对档案调取者的借调需求。所以从广义上来讲，档案管理与其他服务行业没有本质的差别，应当以服务他人为岗位基本职责。但是在实际的管理中，不少工作人员重视档案的收集、整理和保管，同时较为关注借阅者的借阅需求，但是对于档案资源的利用，包括数据分析和内容截取都缺少岗位服务意识，认为这些任务并非档案管理的工作范畴，缺少工作积极性。实际上，新加坡图书馆的图书资源管理中已经提供了相关的数据分析功能，利用网络技术进行图书资源的信息检索，方便图书借阅者的相关数据收集需求。这也是档案管理信息化的一个发展方向。所以我们需要打破传统档案管理的服务壁垒，增加服务内容，提高信息技术和档案管理系统的利用率。

2.2 转变信息化管理观念

档案管理信息化是一项重要的管理方式改革，因此需要在提升管理设备等硬件设施的同时转变档案管理工作人员的管理观念。首先是转变对档案管理工作重视程度的认识。在传统的企业经营中，由于过往资料的数据收集难度较大，分析工程中出现的问题较多，导致准确性不高。但是随着管理信息化的提升，利用电子设备管理和收集的数据可以充分利用到数据分析中，提高了档案资源的利用率。因此也必须对管理者的重视程度进行提升。其次是转变管理者的工作方式。传统的档案管理大多是运用手工方式整理档案。在信息化管理条件下，除了整理手工档案资料之外，还需要进行电子化办公。对此管理者需要提高对电子设备的应用意识，创新工作方式，实现档案管理者的自我价值。

2.3 举办培训班，加强在岗业务培训

对于档案管理的信息化，需要企业在管理中进行内部挖潜和培训。培训班是一种较为常见的培训方式，对于提高档案管理工作人员的综合素质有着明显的帮助。在举办培训班的过程中，要紧扣半脱产的培训方式（有条件也可以完全脱产），通过边培训边实践的方式加强对档案管理信息化办公方式和操作流程的运用，提高熟练程度。此外，还要注意对培训内容的研究。笔者在日常的工作和学习中发现，许多培训课程虽然对操作流程进行了培训，但是由于缺少对实际问题的解决方式，导致信息化办公的档案管理方式反而增加了管理人员的工作量。在传统手工管理条件下可以短时间完成的工作，需要在电脑前手工输入两倍甚至三倍的时间。并且其中进行大量的重复和无效工作，降低了工作积极性。因此需要在培训中加强对于工作人员的技术支持，通过与管理者的沟通不断解决档案管理信息化系统中存在的问题，提高工作效率。

3 结束语

总而言之，在信息化背景下的档案管理工作是连接传统档案管理和现代档案管理的过渡期。在这个阶段，档案管理工作人员需要根据信息化技术的发展程度，做好档案管理的对接工作，寻求档案资源的网络化共享，提升对档案资源的利用率，为企业的经济技术分析和战略发展打下良好的基础。

参考文献

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