基于知识服务的档案管理模式的理论探索

陈奕运

摘 要：隨着社会的不断发展与科技的不断进步，世界迎来了信息化时代的到来，我国综合实力和国际地位在不断的提升，尤其在科学技术的领域取得了巨大的成就。基于知识服务的档案管理模式也在不断的进行革新和发展，但各个企业有其自身的发展的状况和特点，所以，不同企业在档案管理模式的选择上就会有一定的差异。本文就基于知识服务的档案管理模式中的E6管理系统进行一定的论述和其运行理论进行一定的探讨，希望能够对我国各个企业的基于知识服务的档案管理模式有所帮助。

关键词：知识服务；档案管理模式；理论探索；二次创新

进入21世纪后，我国无论在经济上还是科学技术上均呈现“井喷式”的增长与提高，知识结构的不断革新使知识产业进入了一个高速发展的阶段，各个行业的企业都在不断的进行革新以适应时代的发展与需求，企业领导者都已经认识到了传统的管理模式已经不再适用于现在的企业管理，要想使企业实现可持续发展就必须转变档案管理模式，而基于知识服务的档案管理模式是符合时代发展的要求的，是在各个企业现实的发展需要上建立起来的理论。其广泛的应用到企业之中也是有十足的依据的。

1 档案管理模式中的E6档案管理系统应用

2011年，中石油正式着手应用E6管理系统进行档案管理，经过对档案管理人员的系统培训和系统应用的推广测试。E6档案管理系统在中石油集团公司落地应用。E6系统的启用，一方面能够实现各类文档的采集、索引、检索和管理一体化，另一方面对文档资源的管理突破了时空限制，用户可以随时进行查看、修改、上传文档，跨部门、地区资源共享也变得更简洁。为了更好的使档案资料在E6系统中发挥更大的检索作用，同时又不泄密，这就需要我们档案资料整理的前期工作要严格执行档案定密规定，涉密资料及核心涉密资料严禁上传系统检索。打开E6的数据库，用复制和粘贴的方式来进行工作的处理，经过一系列的编辑、粘贴和打印等工作后将中石油成立以来所有的档案全部一次性整合完成。E6档案管理系统的应用基础是对其历史数据的迁移，这项工作任务的处理十分复杂。一方面要保证E6系统本身的正常运行。另一方面要求操作的人员要具备良好的业务素质。唯有如此才能保证历史数据的完整稳定迁移。

2 完善各项制度 保证档案材料收集的完整性

中石油集团的档案资料形成没有严格的固定时间且材料的形成部门也不确定，这给材料的收集带来了很大的困难。进行档案管理是一件比较枯燥的工作，要求档案管理部门的管理人员要经得住寂寞，准时的将所需要整理的文件资料进行归档处理。为此，要完善各项制度，争取让档案的管理形成制度化，资料管理人员在资料的处理过程中严格按照公司的规定来进行，做到了卷内文件排列有序，目录、备考表、案卷封皮填写规范清晰，案卷标题简明、准确，文件归档手续完备，案卷分类符合归档要求。

3 知识服务型档案管理工作顺利开展的建议

3.1 对管理理念进行二次创新

对档案管理理念进行不断的创新，这不仅能够加强中石油集团在同行之间的竞争力，更能完善对档案的知识性的整理，使档案管理者的工作具有更强的灵活性。中石油集团在E6档案管理系统的应用过程中注重科学的手段和创新思想二者对知识性服务档案管理进行细致的分析工作，为企业的其他部门提供更准确的信息数据。

3.2 对知识档案管理工作的技术进行二次创新

对知识档案管理工作的技术进行二次创新，是实现档案管理工作水平不断提高的硬性保障，在管理中，采取统一的方式对信息进行归档，提高对重要信息的筛选能力，采用智能管理、内容管理和统一的搜索平台等技术来完善档案知识管理以及电子文件的管理工作。E6档案管理系统增强了业务系统数据的导入与归档、外部信息的筛选与抓取、异构数据的集成管理、全图文检索、关键词搜索、RSS订阅、知识推送等方面的功能，使得RMBKS具有内容管理、知识管理的功能和特征。管理在输油输气的投产应用中，全线的管道安装及检查信息都要测试系统的安全性、可靠性，所以在对这一部分的档案管理工作中绝不能出现任何差错，这就要对知识档案管理工作的技术提高水平。

3.3 建立完善的档案管理组织与制度体系

为了做好E6管理系统工作，提出了面对数字化和信息化。中石油集团建立了一套独特的档案知识管理组织体系。在这部体系中，主要以档案管理室为核心，其中还包含企业中其他部门的组织体系。它不但组织修订全公司的人员工作职责和企业的规章制度，还负责考核指标体系，形成内部档案的工作合作组织。这样使得文件的形成、积累、应用于归档都成为了全公司各部门共同的职责。形成各部门统一的对外服务制度。E6管理系统的成功上线和持续深化应用，将为油田建设和发展提供更多准确可靠的档案信息支持。

4 结语

综上所述，E6 管理系统的推进实施是转变档案管理传统观念、提升档案管理业务水平、加强档案管理基础工作的重要途径。随着我国经济的不断发展和科技的不断进步，基于知识服务的档案管理模式符合时代发展的要求，弥补了传统的档案管理模式中的不足，扩大了企业的服务范围和方向，是企业档案管理部门的基础性工作和现代信息技术的完美结合，完善了企业在档案管理工作方面的不足，促使中石油集团对自身的不足进行及时的调整与完善，对企业自身的发展有着重要的意义，也更好的为人力资源提供了发展服务，提高企业的在档案管理工作中的工作质量。

参考文献

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