新时期人事档案管理工作的问题分析

魏正艳

摘 要：人事档案的管理工作是一项政策性和业务性都较强的工作，它集服务性与保密性于一体，对促进人力资源开发、构建和谐社会发挥着重要作用。

关键字：人事档案；档案管理

人事档案是记述和反映某人经历和德才表现等情况的人事材料。人事档案管理既是人事管理的重要内容，也是人力资源开发的主要信息源。一份规范的人事档案能充分反映出个人经历、德才能绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及其经历的重大事件。因此，从新时期人事工作的实际出发，把握新时期人事档案管理工作的特性，管好用好人事档案，对促进人力资源开发、构建和谐社会有着重要作用。

1 新时期人事档案管理的地位和作用

人事档案工作是做好人事工作的基础条件之一，是人事调动、聘用、晋升、工资调整等多方面工作的基础和依据。

1、人事档案是做好干部选拔任用工作的基础。

新时期的干部选拔标准是按照干部“四化”方针和德才兼备的标准来选拔的。要做到选贤举能、知人善任，就必须对干部进行历史而全面地考察和了解。而借助干部人事档案了解干部在各个时期静态的、原始的资料情况，则成为重要依据。所以说，干部工作离不开人事档案，人事档案是做好干部工作的基础。另外，干部人事工作中的工资福利、职称评定、奖励惩处、离退休等方面的工作也离不开干部档案为依据。

2、人事档案在发展社会主义市场经济中具有十分重要的作用。

从人事档案的形成过程来看，它不仅是每个员工成长历程的真实写照，而且也从一定程度上详实、全面地记载了每个员工的德才素质和能力水平。随着社会主义市场经济的不断发展，人才的交流互动将更加频繁，人事档案也将面临更广泛的市场需求。人事档案中积累着大量的各类人才信息，档案管理部门可以通过各种渠道和措施，及时主动地向经济建设主战场提供档案信息，把档案资源优势转化为人才优势，进而达到促进和推动社会主义市场经济不断发展的目的。

2 新时期人事档案管理工作中存在的问题及其原因分析

改革开放以来，经过实践经验的积累，我国的人事档案管理工作在各方面已经积累了丰富的经验。然而，随着我国政治和经济体制改革的深化，尤其是随着干部人事制度改革的深化，传统的人事档案管理制度已经不适应新时期人事管理工作的需要，在工作中出现了一些新问题。

1、管理体制不顺畅。

现行的人事档案，主要按管理权限和隶属关系进行管理，在组织人事工作中发挥着重要作用。但是由于在新时期，人员流动量大而且快，人员的隶属关系时常会有变化等原因，人事档案管理工作出现了一些新情况新问题。一是档案管理的关系较乱。主要表现在企、事业单位部分人员的档案有的在人事部门，有的在人才交流中心，还有的在劳动部门以及社会保险、医疗保险等部门，其管理的主体不清。二是人档脱节。在人员流动中，少数职能单位档案意识淡漠，造成人档分离，弃档、“死”档和无档现象时有发生。三是管理有盲区。部分单位在招聘人员时，擅自保存所聘人员档案，少数流动人员及一时没有落实工作的大中专毕业生和退伍军人，私自截留档案的现象也时有发生，成为新的管理盲区。

2、人事档案管理的信息化水平有待提高

近年来，随着我国科学技术的不断发展，虽然计算机技术已逐渐在人事档案管理中得到应用，但是在人事档案管理工作中很多环节其管理人员依然习惯于手工操作，计算机技术在人事档案管理中还不能得到完全地广泛运用，其信息化管理水平还有待于进一步提高。人事档案管理信息化水平不高，不但不利于档案的完整与保管，同时也影响了其工作效率。

3、人事档案的内容不完整。

一是档案的内容不实。人事档案中的材料一般都是由本人填写的，由于组织上对有些材料缺乏严格的审查，致使个别人事档案内容不实不准。特别是有的人处于个人的私利，在档案中将“年龄越填越小、工龄越填越长、文凭越填越高”；有的人事档案材料中填写的内容前后不一致，使档案资料缺乏准确性和真实性，这给人事部门考察了解当事人的信息增加了难度。二是档案的内容不全，這在一些趋于破产或已经破产的企业单位尤为突出。三是档案的内容不精。档案材料分为十类并依材料形成时间排列。实践证明，这种管理方式是基本合理的。但是在具体操作中，由于资料形成部门要求将一些可装可不装的、甚至不该装的资料都装进了档案，使档案的内容臃肿繁杂。

3 加强人事档案管理工作的建议

要做好人事档案管理工作，就必须坚持解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新的原则，采取强有力的改革措施，进一步完善各项档案管理制度和人事档案案卷整理工作细则，及其对策。一要明确档案管理工作的性质。各级组织人事部门应明确人事档案工作为人事工作提供服务的性质，对人事档案管理的体制、机制改革应当在干部人事制度总体改革的背景下进行思考，使人事档案管理改革与人事制度改革同步进行。二要进一步完善管理制度。要建立健全《干部档案管理制度》、《档案查（借）阅制度》、《档案管理联络员制度》、《定期沟通联系制度》、《档案管理责任追究制度》等制度，推进人事档案管理工作的制度化和规范化。三要实行责任追究制。明确单位主要负责人为人事档案管理工作的第一责任人，专（兼）职管理人员为直接责任人；应把人事档案管理工作纳入单位年度目标考核和干部个人评优考核之中，实行责任追究制。四要改革人事档案的内容，包括归档个性内容、审核内容层次、收集补充新内容等。