Excel数据透视表功能在高校学分制毕业审核中的探索与实践

2017-03-24唐善婷顾文虎

求知导刊 2017年2期

唐善婷+顾文虎

目前高职院校普遍实行学分制管理，培养方案的设计比较多元化和个性化，学生完成必修课的课程，修完选修的学分，达到分项学分要求方可毕业。通常情况下采用人工审核的方法，将学生的成绩单与人才培养方案各专业规定的课程和学分一一对照来判断学生是否修满学分，达到毕业要求。这样的审核方法效率低且容易出错，因此本文针对上述情况，尝试采用Excel 数据透视表中的分类汇总数据处理功能来实现学分的分类分项统计，可有效提高高校毕业审核的工作效率和准确度。

一、毕业审核数据准备

通过淮阴工学院建筑工程学院（以下简称“我校”）的正方教务管理系统成绩管理功能，导出预毕业学生的全部成绩和学分，将因转专业、二次修读课程、休学、降级等原因导致课程性质与毕业审核时人才培养方案中的对应课程可能会出现不一致的学生在名单中逐一标出，并导出这些学生的单个电子成绩表，如表1所示为某毕业生“宗××”的单个成绩单。该生由11级降级编入12级，毕业生审核依据为12级人才培养方案，本文发现该生很多课程与执行中的人才培养方案中的课程性质不一致，导致采用简单的学分统计方式无法判断该学生是否满足毕业要求。

二、数据处理

课程性质的准确性是学分制毕业审核中学分分项统计的基础，对照当前执行的培养方案，逐门审核课程性质，找到因转专业、跨年级选课、补考、重修、降级等因素造成课程性质变化的学生的信息，并校正有效数据表，重新刷新课程性质审核表，直至与执行的培养方案中课程性质一致。如表2“课程性质变更”根据执行中的人才培养方案的课程性质刷新对应课程原来的课程性质，并将刷新后的课程性质标记为“12级新课程性质”，便于后期进行学分的分类分项统计。

三、Excel 数据透视表功能实践分析

在用Excel 数据透视表功处能理数据之前，先将表2中的数据按照“12级新课程性质”选项进行升序或降序重新排序。在表格中插入数据透视表，打开“创建数据透视表”向导，选择当前的工作簿中空白区域创建“数据透视表”，如图1所示。

基于毕业审核要求主要是审核学生获得的分类项学分是否不低于执行中的人才培养方案的要求，因此在数据透視表字段列表中，选择“12级新课程性质”和“学分”字段；同时将“12级课程性质”字段拖至列标签，将“学分”字段作为求和项，若拖动的字段有错误，可以删除错误的字段。图2为采用 Excel 数据透视表功能实现的分类分项的学分统计效果图。

四、数据透视表数据的更新

数据透视表是基于源表建立的，因此数据透视表能随着源表中基本数据的更新而更新，数据透视表改变或刷新时具有自动重新计算的能力。如在毕业审核的复核阶段发现某门课程性质设置错误或者学分设置错误，可以调整课程性质和学分，然后在数据透视中选择“求和项：学分”，右击选择“刷新”，则数据透视表自动按源文件的数据建立透视表，根据新的数据来统计分类分项学分，从而提高毕业审核效率。当然，数据刷新功能也可以在“数据透视表选项中”选择“数据”设置，“打开文件时刷新数据” 获得新的学分分类统计结果以进行毕业审核。

从表3中的人才培养方案的规定学分及课程性质不难看出，图2中数据透视表有多出“公基”和 “专拓”课程。根据我校毕业审核原则，将“公基”课程的学分纳入“通必”性质的学分中计算，毕业生“宗××”在11级多修的“专拓”（专业拓展课）则可以纳入“公选”性质的学分中计算，则使用Excel表格数据透视表格的刷新功能，重新计算该学生的分类分项学分，如图3所示。经过仔细比对，本文发现“宗××”各项学分均大于表3所列出的分项学分要求，再复查该学生的课程学习情况，综合判断该生符合毕业要求。

通过对上述问题的分析不难看出，采用Excel数据透表功能分类汇总分析学生已修学分来判断学生是否满足毕业要求，这种方法操作实用且简单，可大大节约审核时间，同时可以提高毕业审核准确度。