新形势下电子档案管理存在的问题及对策

王锋

摘 要：信息技术的迅速发展给人们现今的生活带来了巨大的改变，同时也改变了档案的管理方式。通过利用信息网络技术我们基本上告别了原来纸质化的管理模式，现在的档案管理多以电和磁为载体进行电子式的管理。这一管理模式简化了档案管理的复杂程度，延长了档案的保存时间，给档案管理工作带来很多的便捷，但是在实行电子化管理的过程中也使得许多弊端暴露出来。为了更好地、快速地进行档案的管理工作，使档案管理朝着更为科学化、规范化、制度化的方向发展，本文针对电子档案管理过程中的问题进行讨论，并提出相应的解决措施，旨在更好的指导电子档案管理工作的进行。

关键词：新形势；电子档案管理；问题

引言

新形势下也就是在信息社会来临的形势下，以及互联网等信息技术深度影响着我们生活的情况下。在这种情况下我们如何选择档案管理的模式成为档案管理工作人员所要思考的重点。纸质化的档案管理不易保存，而且查阅资料困难，所占空间较大，增加管理人员的工作负担，所以这一管理方法逐步被电子化的管理方式所取代。电子化的档案管理是一种非常方便快捷的管理模式。档案管理人员将所保存的档案信息全部输入电脑当中，建立相应的文档，将不同的人员信息进行分类保存，同时又因为其管理是借助互联网技术，所以其档案信息的保存时间可以无限延长。当用户想要查阅资料时可以直接在客户端进行自主查找，无需工作人员的帮助。通过这种管理模式大大降低了工作人员的工作负担，提高了工作的效率。电子化的管理模式已经成为现代档案管理的主要方式。但是在实际操作的过程当中，电子档案管理方式还存在许多不足，需要进一步完善，所以本文就电子档案管理过程中的问题进行讨论，并提出有效的解决方法。

1 现今电子文件档案管理面临的主要问题

1.1 电子文件档案的真实性存在风险

电子文件档案真实性存在风险的原因主要有以下几个方面造成。首先，是由于相关单位的领导不够重视档案管理的工作。任何单位都会有档案管理部门，这是单位中非常重要的部门，但是现在的单位对其重视程度不够，其领导认为这一部门只是负责保管相应的资料，没有对其给予足够的重视，这样的环境之下也使得档案管理人员忽视了自己工作的重要性，从而在工作的过程当中消极怠慢，这样的工作状态就容易造成档案管理上的纰漏。其次，是由电子文件档案的特点所导致的。电子文件档案的特点就是将必要的信息以电子的形式进行保存，这也使得其保存信息的真实性缺少必要的考证。电子文件档案与纸质档案不同，纸质档案上有笔墨的痕迹，我们可以根据痕迹的新旧来判断信息是否被篡改，从而判断信息的真实性，但是由于电子文件档案只是将相关信息输入，如果工作人员稍微粗心大意将信息录入错误，也不会在计算机上留下任何的痕迹，这样电子文档信息的真实性就无法得到保证。

1.2 电子文件档案信息安全问题

电子文件档案是以互联网为依托载体而存在的，但是互联网的开放性和共享性也使得电子文件的真实性和安全性得不到保障。为了追求信息的快速传播，我们往往将许多文件以公开的形式进行发布，任何人都可以在其中进行信息的浏览和查阅，这样就会使一些不法分子恶意侵入系统内部，窃取重要文件内容，对本单位的信息安全造成威胁。尤其对于政府部门而言，如果电子文件保存不当，就会让黑客有可趁之机，窃取国家机密，给国家的生命财产安全造成威胁。同时由于网络信息的公开化，使我们对有关单位发布文件的真实性缺少一定的判断，使得这些文件很容易被伪造、篡改。所以说电子文件档案信息安全问题是进行电子档案管理的关键问题。

1.3 电子档案管理的范围不够明确，档案管理存在漏洞

电子档案管理过程中另一个显著的问题就是管理的范围不够明确，以及在管理的过程當中容易出现各种漏洞。首先，电子档案管理的范围不够明确。电子档案是将信息网络化、虚拟化，虽然在这个过程当中，我们可以将相应的重要信息进行备份保存，但是计算机无法自动识别所要管理的范围，也无法就其内容进行针对性的保存。其次就是在管理的过程中各种问题的出现。由于电子信息的管理是借助计算机系统，所以计算机系统的安全性直接影响着电子信息的保存。如果计算机系统进行更新就会使得保存的信息受到影响。或者是办公系统网络的瘫痪也会直接造成保存信息的丢失，给单位造成不可挽回的损失。

2 优化电子档案管理的有效对策

2.1 规范电子文件真实安全性的操作，并制定合理的工作标准规范

针对电子文件真实性的问题，首先做好各方面的防范措施。为了避免在信息管理的过程中出现纰漏，工作人员在进行信息接收的过程当中就应该将信息进行分类整理，同时针对重要的信息一定要进行备份，防止由于系统原因而导致相关信息的丢失。同时管理人员进行文件的核对和归档时一定要按照相关的操作流程进行核对归档，避免由于主观疏漏而造成文件的误差。其次，在进行文件管理的过程当中要加强监管力度的投入。为了将管理过程中的失误降到最低，就必须加强对电子文件管理的监管，对管理人员归档的文件进行抽查，或者是对相关文件进行定期的检查，对检查结果要就行登记保存，确保文件的真实性。最后，相关部门要制定合理的工作标准规范。可以通过邀请专业人员进行针对性的设计，帮助单位建立一个合理的管理标准，通过这一标准的实施可以降低操作失误，提高电子文件档案管理的工作效率。

2.2 使用数据格式标准统一的软件，将各类信息严格归类记录

为了避免档案信息在输送和接收时出现误差，电子文件管理部门应该安装统一标准的软件。通过安装统一标准的软件可以很好的保障信息的真实性，同时也大大提高了文件信息传输的速度，提高工作效率。管理人员进行文件管理的同时要注意将各类文件进行分类归档，这样不仅有利于管理，也方便日后档案信息的查阅。

2.3 加强电子档案的整理，建立健全电子档案管理制度

管理工作的进行需要制度的约束，所以为了加强电子档案的整理，必须建立健全电子档案管理制度。管理部门要针对电子档案管理的特点以及管理部门的实际情况制定相应的管理措施，旨在更好的指导工作人员进行电子文件档案的管理。

2.4 提高工作人员的素质，加强对档案管理人员的培养

虽然电子文件档案的管理工作是以计算机为主要载体的，但是在这一过程当中管理人员也发挥了至关重要的作用，为了更好的开展电子文件档案的管理工作，工作人员必须对自己提出更高的工作要求，在管理的过程当中要严格要求自己，避免工作失误，确保电子文件档案的安全性。单位本身也要重视对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的专业素质水平及实际操作应用能力。

3 结语

电子文件档案管理已经成为现在档案管理的主流模式，所以尽可能降低电子文件管理过程中的失误对档案管理工作的开展具有重要的意义。随着信息网络化趋势的不断演进，在进行电子文件档案管理的过程当中还会出现各类问题，这就需要管理人员审时度势，严格要求自己，尽可能的降低管理失误，保障文件的真实性，从而促进电子档案管理的不断发展。

参考文献

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