电网企业办公室行政管理的应用策略研究

宋季

摘 要：在经济全球化背景下，办公室已成为企业运营中的关键性管理服务机构，综合性较强，担负着多项事务，是日常各项事务顺利开展的重要保障，必须加强企业办公室行政管理。因此，站在客观立场，多角度分析企业运营中办公室行政管理的职能，多层次探讨电力企业办公室行政管理的应用策略。

关键词：企业；办公室；行政管理；应用策略

中图分类号：F272.9 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）03-0169-04

就电力企业而言，“生产、经营”电力是其核心职能，由多个子系统组成，比如，发电、变电、输电，经济核算具有其独立性。在电力企业运营过程中，办公室是其处理多样化行政事务的核心运行机构，处于核心位置，具有“协调内外、承上启下”（联系内外，沟通上下，协调左右）的作用，为内部领导者科学决策提供了重要的保障。在社会市场经济背景下，由于受到各方面主客观因素的影响，电力企业办公室行政管理现状并不乐观，电力企业必须通过不同途径采取措施有效解决存在的问题，优化办公室行政管理形式，提高办公室行政管理效率，确保一系列行政管理工作有序开展。

一、企业办公室行政管理职能

办公室管理工作和企业的多个环节紧密相连，运营、管理、协调等属于办公室重要的基本职能，随时动态监控企业各方面运营情况，确保一系列电力企业工作顺利开展，有效协调各部门，使其处于统一网络结构体系中，促进各部门协调发展，在降低企业各方面运营成本的同时，实现经济效益最大化。

1.协调内外关系。在行政管理过程中，企业办公室是必不可少的中间环节，有效连接企业管理者以及不同部门员工，使其处于统一的网络结构体系中，能够有效协调内外关系，可以第一时间将企业上层各方面信息传达给下层。上层管理者可以随时动态掌握基层员工各方面客观需求，以及对企业运营提出的意见、建议，科学决策，优化完善内部管理。企业办公室可以科学统领全局，有效处理各部门之间的关系，避免出现“孤岛现象”，明确不同部门工作人员权利与责任，确保日常一系列经济活动顺利开展。此外，企业办公室可以分类汇总烦琐的数据信息，提高数据信息准确率，有效解决企业各部门运行中存在的问题，提高日常事务办理质量，图1是电力企业内外协调职能结构示意图。

2.客观呈现企业文化功能。站在客观角度来说，企业办公室可以客观呈现企业具有的多样化文化，有效践行企业文化。也就是说，企业管理者需要借助多样化的行政管理手段制定企业文化。在企业运营中，企业办公室扮演着执行者（落实、协调、督促）的角色，将企业文化客观呈现出来，促使内部不同岗位员工更好地了解、认同企业文化，增强内部凝聚力、向心力，为企业创造更多的价值，塑造良好的外在形象，打造品牌效应。

3.起到“润滑剂”作用，辅助管理者科学决策。作为综合型服务机构，在开展多样化业务活动中，企业办公室起到“润滑剂”的作用，做好各方面沟通、交流工作，接待好来访者，详细、准确记录来访人员各方面数据信息，更好地服务于“基层、领导、企业”，提高行政管理整体效率。此外，企业办公室还具有辅助管理者科学决策的关键性作用，及时分担管理者工作，减轻其工作压力。这是因为在日常运营中，企业办公室接触的人员特别多，从高层管理者到基层员工，是不同阶层乃至部门有效“传达、反馈”信息的关键性阵地，利于管理者全方位了解不同岗位员工的生活状态、工作期望等，科学决策，制定可行的战略策略，确保各项经济活动顺利开展。

二、电力企业办公室行政管理的应用策略

1.科学设计办公室行政组织结构。在运营发展过程中，国家电网公司提出了全新的发展方针，注重打破垄断、引入竞争的基础上，不断增强自身核心竞争力，适应激烈的社会市场竞争。电力企业管理者必须与时俱进，树立全新的管理理念，加强办公室行政管理，根据自身各方面运营情况，多角度优化设计行政组织机构。管理者要以社会市场为导向，根据新时期电力事业发展客观要求，达到提质增效的目的，将办公室行政管理成本有效控制在预算范围内，逐渐提高其行政管理整体质量。在此基础上，电力企业管理者必须明确办公室行多样化行政管理职能，明确办公室不同岗位人员的岗位职责，将各项行政管理工作落到实处，避免形式化，确保办公室行政组织机构处于动态的网络结构体系中，充分发挥办公室多样化职能。

2.优化设计办公室行政管理系统。在办公室行政管理中，国家电网公司必须结合系统客观需求，优化系统硬软件，网络速度必须超过10M，其中的服务器必须满足系统业务增长的客观需求，如果客户端不少于80，要采用高档型服务器，比如IBM RS/6000，如果不少于40，可采用HP NetServer系列，要客观分析各影响因素，比如后台数据库、操作系统。其绝域网必须和Internet紧密相连，优化设计各大模块，比如会议管理模块、日常办公模块、接待管理模块，结合Web的应用，采用三层结构模式逻辑设计，构建全局概念的数据库，充分发挥服务器功能。图2是办公室行政管理系统全局概念的数据库结构示意图。

3.优化完善电力企业办公室管理制度。在社会市场经济背景下，电力企业管理者必须将办公室行政管理工作放在核心位置，要结合地区电网发展具体情况，坚持具体问题具体分析的原则，健全已制定的办公室管理制度，有效指导日常各项工作的开展，提高办公室岗位人员执行能力。在此过程中，电力企业要构建“科学、合理”的激励机制，加强对内部人员的管理，借助物质与精神奖励相结合的方法，在坚持“公平性、差异性”原则的基础上，制定合理化的薪酬管理方案，注重信息化建设，采用先进的技术，借助信息化手段，科学管理薪酬，提高办公室人员工作积极性、主动性，使其全身心投入到工作中。在此过程中，电力企业必须以自身各方面运营情况为切入点，做好“长、中、短期”规划工作，逐一落实制定的发展目标任務，定期进行全方位的考核，根据考核结果，优化调整构建的激励制度，将员工个人发展和企业发展相融合，确保制定的战略目标顺利实现。此外，在考核办公室人员中，需要采用360度绩效评价方法，下面便是其结构示意图（见图3）。

4.深度开发人力资源。在办公室行政管理中，电力企业要注重人力资源的深度开发，优化传统单一管理模式，要坚持“以人为本”的理念，采用“刚性与柔性”相结合的管理模式，促使内部员工和企业“同呼吸、共命运”，共同成长，增强其归属感、依赖感。电力企业管理者要定期对办公室行政管理人员进行全面、系统化管理，对其进行再教育学习，学习最新电力管理基础知识、相关法律法规等，提高其业务技能等，引导他们在工作实践中积累丰富的工作经验，提高其综合素养，将办公室行政管理各项工作落到实处。电力企业管理者要坚持“引进来、走出去”战略，协调统筹管理全局，坚持知人善用的原则，多和该地区重点院校合作，采用定向培养方式，为院校相关专业学生提供更多实训与实践的机会，促使专业学生将所学的理论知识灵活应用到实践中，全方位了解新时期该地区电力企业相关岗位客观要求，逐渐提高自身各方面技能，成为新时期需要的高素质专业人才，不断向该地区电力企业注入新鲜的血液，优化调整内部人员结构，提高人力资源利用率，避免大量优秀人才流失，创造更多的价值，实现精细化管理。

5.注重办公室行政精细化管理，优化创新电力企业文化。在运营管理中，电力企业要结合地区电网运行情况，综合分析各方面影响因素，制定合理化的办公室行政管理目标，加强其精细化管理，从不同角度入手科学“细化、量化”所制定的电力工作流程，采用“定岗、定制”方法，结合具体工作流程，科学划分繁琐的工作任务，综合审视以及考虑的基础上，客观分析各项工作开展中存在的问题，进行合理化解决。电力企业管理者要充分利用互联网多样化优势，提高办公自动化程度，缩短各方面数据信息收集时间，全方位协调已制定的行政工作管理机制，确保办公室行政管理各环节处于动态网络体系中，顺利实现无缝衔接。电力企业管理者要优化设计量化指标，对非程序性而主观性又强的工作进行定性评价，奖励优秀员工的同时，也需要采取合理化的手段惩处表现较差的员工，比如批判教育、警告处分，为提高自身精细化管理水平做好铺垫。此外，电力企业要借助信息化手段，加强发文管理、会议管理、督察督办与签报管理，实现办公自动化，提高办公行政管理效率，图4是办公室行政管理系统自动化具体流程图。

三、结语

总而言之，在社会市场经济背景下，电力企业管理者必须将办公室行政管理工作放在重要位置，要根据办公室行政管理情况，加强行政管理，优化完善已制定的管理制度，优化办公室行政组织机构，深度开发人力资源，加强其精细化管理等。以此，确保电力企业各项发展战略顺利实现，提高自身办公室行政精细化管理水平，提高办公效能的基础上，促使电力企业具有较好的“经济、社会、生态”效益，不断增强其核心竞争力，更好地应对瞬息万变的社会市场环境，走上健康稳定发展的道路，促进地区乃至国家经济全面发展，更好地为软环境建设服务。

参考文献：

[1] 江玉兰，康金福.国有企业行政管理体制改革问题研究[J].经济研究导刊，2014，（21）：16-17.

[2] 严根珠.构建完善的企业培训体系之企业内部培训师管理方式探析[J].经济研究导刊，2012，（2）：149-150.

[3] 刘芬.浅析我国行政管理支出规模合理化[J].经济研究导刊，2014，（20）：243-244.

[4] 王钦兵，杨俊.提升电力企业行政管理效率的策略研究[J].中国高新技术企业，2013，（36）：145-146.

[5] 龙生平.基于整体性治理的我国电力监管体制改革研究[D].武汉：华中师范大学，2011.

[6] 林静，王家杰.做好新时期电力企业办公室管理工作的思考[J].科技资讯，2011，（12）：172-173.

[7] 王菊芬.提高电力企业办公室行政秘书工作水平[J].中外企业家，2015，（2）：10.

[8] 张志敏.浅谈电力企业行政管理[J].现代经济信息，2012，（7）：99.

[9] 胡宏伟.对企业办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].现代国企研究，2015，（14）：35.

[10] 吴萍.深改背景下电力企业行政管理创新的方法研究[J].企业改革与管理，2016，（11）：26.

[11] 王宁宁.企业办公室行政管理刍议[J].新西部：理论版，2016，（9）：64-67.

[12] 宋跃云.企业办公室行政管理的几点思考[J].企业导报，2016，（16）：32-33.

Study on the Application Strategy of the Enterprise Administration Office

SONG Ji

（State Grid Liaoning Electric Power Supply Co.，Ltd.，Shenyang 110003，China）

Abstract：under the background of economic globalization，the office has become a key management service in enterprise operation，more comprehensive，for the various affairs，is an important guarantee to ensure the daily activities carried out smoothly，must strengthen the enterprise office management. Therefore，the author of this article the administrative functions of the office，multi-level of the power enterprise office administration of the application strategy.

Key words：enterprise；office；administration；application strategy

[責任编辑 李晓群]