浅析数字档案云存储

冯爱民

[摘 要]云存储以其存储容量大、成本低廉、资源调用迅速及修改便利等特点，受到档案管理部门的青睐。云技术在档案管理中的应用，能够使档案管理工作更加现代化、科学化。随着社会的不断发展，云技术在档案管理中的应用范围也越来越广，作用也越来越大。

[关键词]云存储；档案；管理；信息

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.108

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02

0 引 言

云计算是计算机存储概念的延伸，侧重于数据的存储与管理，云存储是集数据存储与管理为核心的云计算系统，在档案管理上带来了重要的变化，使档案管理科学化、现代化变为可能。数字档案主要指的是在分布式计算机网络环境中，利用数字技术、多媒体技术和计算机网络技术创建、获取、存储、处理及发布数字档案信息的技术。

1 云存储对档案管理的影响

1.1 云存储的海量存储性可存储大量的档案信息

档案资料存储是一项工作量大、数据繁杂、内容丰富的一项复杂性工作，档案管理工作更是一项令人头疼的问题，海量数据占据的存储空间更多更大。而计算机云存储具有可扩容性，通过容量的扩展，可以存储海量信息及缓解计算机存储空间不足的现状。

1.2 云存储资源共享性有利于各部门利用档案信息

档案管理单位，将档案资源存入云存储中，通过云技术，能够实现不同机构间的信息调用与资源共享，避免了档案信息数据的重复存取，避免了大量繁复的劳动。云存储的资源共享性，不仅包括档案的数据存储，还包括各种部门对各种数据的调用与存储，有利于对固定资产数据进行管理，包括企业固定资产管理数据、资产明细、资产盘点情况数据及月度资产变动数据。所有的有关固定资产情况数据，量大且繁杂，归类存储以后，实现网络数据共享，其管理部门可以适时实现对企业固定资产情况的摸底与盘查；又如：在社会医保信息查询方面，部分医保人员为了及时掌握自身医保情况，往往需要对医保信息进行了解，实现医保信息云存储的资源共享以后，可以使医保人员在家，或者在其他移动终端，轻易地根据个人信息情况调出医保信息，随时随地掌握医保档案信息，即节省了时间，又节省了劳动量和社会资源；再如：在职工住房公积金的查询方面，住房公积金信息实现云存储以后，可以异地通过各种途径，如网络、移动网络等载体，快速地查询到个人公积金账户信息，这是云存储资源共享性带来的便利。

1.3 云存储降低了纸质档案的维护费用

纸质档案在运营维护上的工作量是极其巨大的，传统的档案管理中，需要投入大量的财力、物力、人力，例如：云南省农科院的固定资产、医保信息、机关车辆、职工住房公积金及劳资系统等档案资源，其数量庞大，所以占用空间较大；在管理方面资源耗费大，如档案材料在建档过程中，需要根据档案内容进行分类分级进行立档，这即是一项十分庞大的工作量；纸质档案在保存上，需要防老化、防潮、防虫等，虽然都有相应的保存技术，但是均需要耗费人力、物力去管理。纸质档案保存的目的，是为了发挥档案材料的价值，而在对档案材料进行翻阅与查找过程中，档案材料随着时间的推移，出现老化、脆弱现象，长期翻阅会加剧档案材料的损毁与老化，针对这种情况，还需对档案材料进行维修与补救，这为档案材料的后期维护增加了费用。而在修复上，如加膜、修裱、去污等，各种不同的修复方法，还需要专业的人员进行档案材料的补救，面对数目巨大的档案材料，需要巨大的费用支出，纸质档案材料的维护耗费了大量的人力与资金。而云存储取代传统的纸质档案后，各部门大量的档案信息存储到计算机上，节省了纸质档案占用的空间，电子版档案信息也节省了大量纸质档案的维护费用。

1.4 云存储服务提高了计算机服务器的可靠性

档案信息涉及个人隐私，而云存储不仅是一台服务器，也是一个系统，涵盖了网络设备、档案管理系统、公用访问接口、客户端等重要部分。云存储平台对大量的档案信息进行管理，为用户提供存储性能。在保存数据的服务器中，存在影响服务器安全的各种因素，如异常死机、操作系统瘫痪、异常停电、网络中断、病毒攻击等情况。服务器如何保证本机上的数据的安全性能，并且不丢失或者少丢失，还保持尽快恢复云存储的功能。针对这些问题，随着科技的发展，云存储对上述出现的异常情况采取了较为稳妥的措施，如对云存储数据资料的备份、恢复等功能，可以避免异常死机或停电造成的数据丢失现象；对黑客攻击采取了多种保护措施，如设置防火墙、杀毒软件、用户端控制登录等办法，保证云盘数据的安全性；对于停电等原因引起客户端无法登录的问题，云存储服务器配备了稳压器及UPS设备，能够在停电状态下的持续供电，能够避免异常停电带来的损失；这些措施提高了服务器云存储的可靠性。

1.5 云存储服务提高了档案管理效率

云存储节省了大量的人力物力财力，同时也提高了工作人员的工作效率，其具有随时随地调用异地信息的功能，提高了档案管理工作效率。云存储除了信息调用便捷，数据的计算与排查也变得轻而易举，例如：查验机关车辆信息，只需满足云存储入口要求，就可以在千万台车辆中快速查找到需要查验的车辆信息，使信息检索十分快速准确便捷，提高了档案管理效率。

2 数字档案的云存储建设

2.1 数字档案的可行性

云存储技术在档案管理上已应用多年，尤其是近年来逐渐应用到各行各业。目前，我国云计算在档案管理中的应用前景越来越广阔。云南省农科院在数字档案管理上，通过云存储功能，全部实现了档案管理数字化，并且建立了档案管理网络以及各种终端用户登录入口（如图1所示），并加强了服务器的保密功能，使档案管理工作精确、严密，方便了各部门使用档案信息，得到了各界的认可，使数字档案管理更具可行性。

2.2 推进建设的可行性

随着信息技术的不断发展，档案管理的数字化存储功能越来越先进，越来越完善，人们对档案信息的使用也越来越便捷。大力推进云计算技术，将其应用到档案管理工作中，是由云计算本身的特点、由其潜在的优势、数字档案云存储的需求及各部门与广大群众对档案管理的要求所决定的。数字档案云存储解决了传统档案管理中的系列难题，如人力、物力、财力浪费，查找搜索困难，调用不及时，受到时间、空间的限制等。

图1 数字档案云存储建设程序流程图

2.3 数字档案云存储发展构想

云计算技术应用到档案管理中，通过档案管理系统实现对海量档案信息的管理，这是档案管理史上的一次巨大变革，也转变了社会服务机构的服务方式。随着全国互联网技术的发展，云南省的数字档案管理逐渐与全国档案管理接轨，虽然具有一定的难度，但是在未来数字档案云存储技术发展上，这是势在必行的一项系统性工程。把全国各地的档案信息集中到一个强大的“云端”，即云存储器上，实现数字档案信息资源共享。

3 结 语

信息技术是一项重大科技变革，每一次更新与进步，都给檔案管理工作带来了重大改变。云存储作为计算机技术，被称为网络发展的第三次IT业浪潮，受到各行各业的重视，广泛应用于各个领域。在档案馆档案资源的管理上，云存储为档案资源共享及高效管理提供了技术支持。