农业科技档案分类方法研究

吴芳

摘 要：农业科技档案，主要是指在农业生产与建设中形成的具有保存和利用价值的、按归档制度集中统一管理的科技文件材料的总称，包括文字材料、计算材料、图纸、表格、照片、影像材料、标本等。农业是我国国民经济的基础，农业的发展关系着我国的国计民生，而农业科技档案又为农业生产提供有价值的经验材料，提高农业科技档案分类，对促进档案材料的管理有着十分重要的意义。

关键词：农业；科技；档案；文件；材料

1 前言

农业科技档案的分类，是档案管理中的重要内容之一，档案在建立过程中，根据不同的用途，不同的建立日期，不同的内容，可按类分级。文秘人员做为企业文字材料管理与使用最多的专业化人才，属于企业档案的直接管理人员。而为了更好的发挥农业科技档案为农民生产生活服务、为农村科技的积累与推广服务，企业更需要专业文字编辑与管理工作经验的人才对档案实现管理与分级整理，以利于科技档案发挥其应有的价值。

2 农业科技档案分类工作中存在的问题及解决措施

2.1 科技档案分散，资源浪费

农业科技档案在建立过程中，由于类别繁多，科研所项目多，成果多，所以产生的大量的科技档案与成果，给档案的建档与保存带来较大困难。笔者做为农业科技档案专业整理人员，有着二十年的教育工作经历，对文字编辑与档案整理较为擅长，这是农业科技档案整理上十分优越的条件。尤其对于具有三年档案材料收发经验、多年文秘工作经验的笔者来说，更具有得天独厚的优势。而科技档案内容又比较分散，搜集整理起来较为困难，并且纸质档案在存储与装订上，即浪费了大量人力物力，还造成了大量资源的浪费。科技档案分级管理上，文秘人员还需根据科技档案保存期限的不同，需要建立纸质档案以利于长期保存，工作量巨大，资源占用较多。针对这部分档案，可以通过电子档案的建立，使庞大的档案数据以电子文本的形式保存于计算机中，需要长期保存的档案，可以进行纸质打印以利于保存[1]。在保存的过程中，通过农业科技档案专门的管理系统进行档案材料的输入与保存。即利于分类整理，又利于长期保存，还利于检索快速找到档案材料。

2.2 农业科技档案归档率低

在我国目前，科研工作管理体制还存在着不足，例如单位的科研管理与档案不挂勾，档案利用率不足。农业科研周期较长，档案来源又十分复杂，无法全部收集到位，随着年限的推移，往往容易造成档案有头无尾或者是头尾分离的现象；科技档案做为珍贵的科技信息载体，具有十分重要的经济价值与使用价值，而有些人则将这些档案做为个人财富进行保管，档案材料无法归档，致使档案工作开展困难重重，甚至造成档案资源的流失。做为对档案工作不可回避的文秘工作人员，在对农业科技档案的管理上，有责任提高科研单位人员的认识，加强对档案管理工作的重视程度，加强对档案工作的管理。

3.农业科技档案分类方法

3.1 按专业类别分类

我国农业生产，不同工种之间有着较大的区别，相互之间联系不大，所以农业科技档案在分类上，也按照不同的农业科技类别进行区分。农业科技档案的分类，对于从事教育工作多年的专业文秘工作人员，对档案分类有着独到的敏感性。能够根据档案的不同类别与建立时间等，采取多种档案分类方法。例如在农业生产科技档案的分类上，根据植物遗传生理学，可分为植物转基因、农产品产后技术、微生物式程、植物生理、食用菌等等多个类别。而在不同的类别当中，还可根据不同的品种与农作物生长情况，分成下一级若干小类别，如植物转因大类别中，还可以分成植物转基因、农作物快速育种、DNA序列多样性等等多个小类别，这些小类别中，还可以根据其不同类别，在分成三级小类别档案材料，如农作物快速育种类别中，还可以分成棉花快速育种、玉米快速育种、大豆快速育种等等多个四级子项目[2]。通过对不同类别的档案进行子项划分来保管农业科技档案。

3.2 按成果类型分类

在我国近三十年来，农业科技的发展也是巨大的，随着农业科技的发展，形成了大量的科研成果，例如改良水稻品种，改良大豆品种，适宜不同区域候的作物种类，促进作物足产丰产技术等等，均是近来年发展起来的。通过对这些农业科技成果的不同分类，建立起农业科技档案材料，通过对研究成果的不同类别进行分类，为分类整理与查找创造了便利条件。例如科研成果档案的分类，把农业科技档案分成鉴定成果、获奖成果类别进行分类，下一级子项鉴定成果类别的子项，可以按照鉴定等级进行分类，如国际领先水平等级、国内领先水平等级、省内领先水平等级等不同级别的分类，这是按照农业科技档案不同类别进行分类的方法。

3.3 根据不同的研究室分类

农业科技档案的归档分类，还可以按照不同的研究室进行分类，对于不同的研究室的科技发展历程，可以做以完整的记录。不同研究室所研成果具有不同的特征，各研究室所研究课题的侧重点各有不同，所以按照不同的研究室对档案进行分类是有一定的科学依据的。还有利于各研究室对档案进行查找，能够记录不同研究室的工作内容及科研成果，对于每个研究室有着不同的意义。

3.4 按完成年限分类

农业科技档案，为了保存研究成果，需要及时建档保存。但是频繁的建档不利于对档案的保存，更不利于档案的完整性，所以按年限来统一进行保存。按年限建档，可以起着承上启下的作用，包括立项年限与结题年限，均能够实现流水帐式的管理，这种按年限分类建档的方法，对于追踪农业科技发展过程有着重要的参考作用，能够为农业科技研究提供充足的历史资料，在管理上也较为容易。

3.5 综合分类

每种不同的农业科技档案的分类方法，有着不同的特点，无论哪种分类的最终目的，都是为了发挥档案的价值，所以还可以对档案的分类方法综合利用，发挥其优点，即综合分类的方法，如把成果类的打乱，按照不同课题组不同年限进行分类，这种分类方式即综合了年限、课题组、成果类等分类方法，能够便利于资料的查阅与检索。

4 结束语

一些科研部门，由于档案数量巨大，所以对档案管理上，散放或堆放现象严重，从而容易造成的損毁，也不利于对档案的搜索与查找，更易造成档案丢失。做为一名农业科技单位的文秘人员，对档案管理负有重要责任，尤其是对科技档案管理的分类，是档案优化的重要手段。做为一名对文字有着深刻功底的教育工作者，在新的文秘工作岗位上，更是能结合较强的文字编辑能力，发挥现代化的信息手段，学习并运用网络技术与数字化处理方式，建档储存规范农业科技档案。所以要加强对档案的整理工作，尤其是与档案管理密不可分的文秘人员，按照档案管理要求严格进行分类分级管理。在档案的建档分类上，运用现代化手段，进行农业科技档案的建档工作，建立起信息数据库，将传统档案进行加工处理，通过云存储、移动硬盘等方式，完成对档案的分类分级存储工作。

参考文献

[1]郭秀萍.对农业科研档案管理的几点认识与思考[J].甘肃农业科技.2016（1） ：38-40.

[2]赵一德.推动档案事业科学发展的行动指南—对习近平同志关于档案工作重要讲话精神的再学习[[J].中国档案.2014（10）：17-18