浅谈高校档案管理信息化建设

李榕

摘 要：随着我国教育事业的快速发展，全球化背景下对于我国教育事业提出了更高的要求，如何能够在激烈的国际竞争中占据更大优势，优秀人才的输出是一个十分关键的因素。对于高素质人才的培养，主要是为了提高我国人才软实力竞争力，而高等院校作为高素质人才培养基地，输送更多优秀人才的首要前提就是做好档案管理工作。高校档案管理工作作为教育教学活动开展的主要参考依据，应用信息化技术辅助工作开展提升档案管理信息化水平是尤为必要的，有助于提升高校档案管理信息化建设成效。由此，本文主要就高校档案管理信息化建设进行分析，结合实际情况，提出合理的改善措施。

关键词：高校；档案管理；信息化；档案服务

高校档案信息化建设是推动高校数字化建设的必然选择，利用信息技术来收集、整理和分类信息，整合档案资源，档案管理效率和质量更高。通过档案管理工作，有助于为社会输送更多有价值档案信息，实现更大范围的资源共享。高校档案管理工作主要是围绕信息资源建设，电子文件管理为主要工作内容，深入挖掘档案信息资源，更好的满足高校长远发展需求，朝着更高层次发展。高校档案管理信息化，有助于为后续的教学、科研和后勤工作开展提供支持和保障，对于高校长远发展具有深远的影响。由此看来，加强高校档案管理信息化建设研究是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。

1 高校档案信息化管理必要性

在当前信息时代背景下，互联网和计算机已经进入千家万户，在无形中改变着人们的生活习惯和思维方式。高校档案工作信息化建设，已经成为时代发展的必然选择。

（一）高校档案业务工作发展需要

高校档案工作作为传播文化和文明的事业机构，其中蕴含着高校长期以来的办学理念和文化沉淀[1]。作为信息收集和保管的部门，高校档案部门在文化积累中具有十分重要的作用，伴随着高校体制改革工作的不断深化，档案门类随之增加，出现了一系列新的档案类别，内容变的复杂多样；与此同时，电子政务的实施，促使办公自动化水平得到了显著提升，档案已经从以往单一的纸质载体发展成为磁盘、光盘和移动硬盘等多种载体档案，也正是由于档案资源容量的增加，尽管能够长期存储，但是伴随而来的不稳定因素也变得愈加突出。

（二）档案工作人员专业素质发展需要

高校在发展中，对于档案信息需求度也在不断提升，同时也对档案管理人员的专业素质和责任意识提出了更高的要求，尤其是在信息技术不断应用在档案管理工作背景下，办公自动化推动了档案管理信息化建设。电子文件的出现，可以更好的满足社会对档案管理新载体需求，相应的也需要档案管理人员自身的知识结构和专业能力进一步优化和提升[2]。

（三）档案信息资源的利用需要

信息时代背景下，档案管理信息化建设受到了社会各界的广泛关注，也正是这种关注程度的提升，社会对档案信息依赖程度获得了前所未有的增长，尤其是经过信息化处理和加工的档案信息。对于档案部门而言，档案管理信息化建设是一项长期的工作，同时也是档案工作的一次质的飞跃，对于人类文明发展具有十分突出的促进作用。电子档案以其体积小、密度存储以及传输速度快的优势，可以将人类文明长久的留存和传承。信息化建设，对于档案部门而言，不仅是发展，还是一次挑战，只有积极向上，迎合时代发展需要，争取主动权，才能获得更为可观的成效[3]。

2 高校档案管理信息化建设问题

（一）资金投入大，集资能力弱

档案管理信息化建设中，一个突出的制约问题就是资金问题。高校档案管理信息化建设，需要大量的资金予以购置计算机、路由器和扫描仪等设备，在高校内部开通局域网，连接外部网络，以及加强网络信息传输安全防护工作等等，这些工作均需要大量的资金支持。

（二）建设任务沉重，工作成效低

档案信息化建设中，首先需要借助信息化设备实现档案资源的数据化处理，将传统的纸质档案资料转换为电子文件；利用文档处理软件来整理文档，便于后续使用；建立网上平台，实现远程服务；做好数据备份和加密工作，防止黑客攻击和误操作，保障信息安全；随着电子信息技术的更新换代，对电子文件升级处理。等等这些，均是档案管理信息化建设内容，十分繁琐和复杂，尤其是在档案信息化建设前，采用纸质档案和电子档案双重管理方式，工作量更大[4]。

（三）人員素质偏低，队伍建设要求高

档案信息化对于档案人员自身的专业素质和职责素养要求较高，除了掌握充分的档案管理专业知识和技能以外，还需要熟练掌握计算机操作技能，具备档案、计算机双重管理能力，但是由于受到传统用人体制影响，导致难以吸收到优秀的档案管理人才，加之待遇水平偏低，人才流失率较大。

3 高校档案管理信息化建设对策

（一）加强档案信息化基础设施建设

档案信息化建设应该作为高校总体工作规划中，加强档案信息化基础设施建设是尤为关键的，提高高校档案馆计算机和信息技术的应用水平，充分发挥档案馆原有作用。加强内部局域网建设，实现高校内部各个部门之间的资源共享，建立完善的档案管理系统，实现档案资料远程归档，促使档案工作更加数字化、自动化和智能化开展，提升档案管理成效。此外。为了确保高效档案资料安全，应该充分利用防火墙技术，对于外来敏感操作隔离在外，对于不同账号给予不同的等级权限，用户只可以浏览自己等级权限内的档案信息，这样可以有效避免档案资料的丢失和恶意篡改，及时追查来源。

（二）档案信息资源建设

高校档案管理信息化建设应该充分发挥信息技术优势，有重点、有计划的开展档案信息化建设工作[5]。首先，高校内部各个部门应该将资料文件按照档案部门要求录入到档案管理系统中，这样不仅可以降低档案部门的管理工作强度和压力，还可以保证档案资料及时归档，确保档案资料的完整性，便于后续人员查询档案资料，了解到档案信息资源共享进程。其次，档案部门可以通过组织人员录入资料，将以往纸质档案资料转化为电子文件，根据电子档案存储和利用方法，对高校内部电子文件收集。鉴定、录入和归档工作提供指导和帮助，深入挖掘档案资料潜在价值，促使档案资料更加安全、完整和真实。此外，可以推行电子文件和纸质文件归档双轨制，尽管这样工作强度较大，但是可以避免档案资料的丢失，促使档案资料逐渐朝着数字化方向发展。系统应该具备备份功能，对于上传的档案资料及时上传和备份到网络数据库中，这样即便是学校内部网络被攻破，也不会造成档案资料的完全丢失，提供双重保障。

（三）档案管理应用系统建设

高校档案管理信息化建设中，应该坚持规范、实用和先进原则，在满足工作需要的同时，顺应信息技术快速发展的趋势，促使档案管理工作中能够充分运用先进软件开展工作，提升档案管理工作成效和应用水平，实现档案信息资源大范围共享。此外，还应该加强档案信息系统建设工作，建立档案数据库，收录高校内部档案信息资源，充分发挥系统作用，大力宣传档案工作，提升档案信息服务质量，在网上提供更加优质的查询和使用服务。

4 结论

综上所述，高校档案管理工作直接关乎教学、科研和管理工作开展，为了能够提升档案管理工作质量，应用信息技术，提高档案管理人员专业素质和领导重视程度，推动高校档案管理信息化建设和发展是尤为必要的，为高校长远发展奠定基础。

参考文献

[1]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报，2014，27（6）：63-64，67.

[2]程玉敏.论高校档案管理信息化建设[J].福州大学学报（哲学社会科学版），2012，22（3）：109-111.

[3]贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考[J].赤峰学院学报（自然科学版），2015，8（1）：181-182.

[4]王萍.数字化时代推动高校档案管理信息化建设的路径分析[J].办公室业务，2014，22（17）：154-155.

[5]张茜.数字时代下高校档案管理信息化建设[J].兰台世界，2014，31（29）：112-113.