信息化下电子档案管理研究

摘 要：随着信息技术的发展，电子文件得到了越来越广泛的应用，而对具有保存价值的各种电子文件进行收集、整合、鉴定、保管、开发和提供利用，就成为了现时代电子档案管理的一项重要工作。本文通过信息化下电子档案管理进行探讨研究，希望能对显示的档案管理工作有所补益。

关键词：电子档案；管理

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。电子档案是电子文件的转化物，具有电子文件的所有技术特性。当前，随着信息化的发展，电子文件不仅成为了各类单位在行政管理、产品研发、生产、销售以及经营管理等活动中必然会形成的资源，而且又是一个单位管理创新、技术创新和提高竞争力的一种重要的信息资源。因此，对这些电子文献进行档案管理，就成为了一项十分重要的工作。

一、电子档案与传统档案管理的差异

与传统档案管理相比，电子档案与传统档案在管理上存在着很大的差异。

（一）管存空间不一样

传统档案通常情况下，保存于档案室，进行集中统一保存管理。而电子档案管理具有相对分散且形式多样的特点。部分电子档案是在线集中的方式，将电子文本转移到档案部门指定的信息地址中进行管理，部分是通过档案部门掌握其信息地址而进行管理。还有些是保存到磁带、磁盘、光盘等载体，然后集中于档案部门进行管理。

（二）管理保存技术不同

传统档案保存环境只要做好温度、湿度、防火等常规技术，即可进行保存管理。而电子档案管理本身则是通过技术手段进行的收集，因此，对其管理和控制的技术要求，也远远超过了传统档案的管理技术。例如，电子档案载体的老化、污染、磁场等都会影响其管存质量，同时，计算机病毒软、硬件系统的升级更新等，也都会影响电子档案的识读和利用，而传统档案的管存则不存在这些问题。

（三）档案利用效能不同

传统档案在重新利用虽然存在专题性、系统性强的特点，但转化过程速度慢，时效性较低。而电子档案中的信息，可随时进行提取，并能迅速的作为参考资料供使用者利用。此外，电子档案的利用还可以采用在线方式，对于用户来说.基本上摆脱了地域和时间限制，使文件查找速度快，可以实现信息或数据的共享，充分发挥信息技术的优势。

二、电子档案的收集

对电子档案的收集应按照传统档案收集范围的规定，考虑电子档案的特点。对电子档案的存储材料，重要文件的修改，以及有电子文件的原件等都要收集，对收集的纸质档案，与正式文件内容相同的电子档案也应收集。用载体传递的电子档案，要按规定进行登记、签署，并存储备份件。电子档案收集还应及时制作电子档案备份，电子档案登记表应与电子档案的备份一同保存。

三、电子档案的归档

电子档案的归档可采用物理归档和逻辑归档两种归档方式。物理归档，是将计算机及其网络上的电子档案集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。逻辑归档是由文件形成部门将归档电子档案的逻辑地址通知档案部门，档案部门通过网络接收、控制与管理电子档案。 采用逻辑归档的单位，应尽可能实时进行，以免发生失控；采用物理归档方式的单位，电子档案的归档时间可借助纸质文件归档经验，遵照有关规定定期完成。归档的电子档案应完整齐全，真实有效，文件形成部门应对文件载体进行整理，履行归档手续。

四、电子档案的鉴定

电子档案的鉴定工作是指鉴别档案的价值，确定其保管期限，以保证归档电子档案准确、完整、系统，确定档案属性。首先，要保证归档电子档案的原始性、准确性和完整性。其次，要确定电子档案的价值和保管期限。电子档案在归档前，要鉴别电子档案的价值，同时对其记录载体进行检查、检测，对所需的软硬件环境作出说明，并根据电子档案的内容价值划分保管期限，提出在保管期限内配套的技术环境要求。

五、电子档案的安全管理

信息化下电子档案管理，就是要利用信息技术，取得档案管理的最佳效果。首先，要千方百计地保存保护好各类有价值的档案资料，最大限度地延长这些档案寿命；其次，要充分开发档案信息资源，迅速、准确地提供档案信息，最大限度地为社会进步和经济发展服务。因此，对电子档案还要做好安全管理。首先是采用双套制归档。双套制归档指采取物理归档或逻辑归档的电子档案，同时制成纸质档案予以归档的方式。避免计算机系统或网络系统出现意外故障时能够确保电子档案的完整性和真实性。其次，电子档案在归档时，要进行档案的技术状况是否完好，支持软件以及配套的纸质文件和登记表格是否完整等进行技术鉴定。最后，队档案信息安全要进行维护如信息加密、电子签名、身份识别、防止计算机病毒、信息備份和信息迁移等，保护电子档案信息的安全。

总之，电子档案管理不仅是专业档案管理人员的基本任务，也是办公室事务管理的重要组成部分，所以不同专业不同层次的办公室工作人员都需要了解和掌握档案管理的实用技能。而随着现代信息化社会的发展，档案作为最原始的信息得到广泛利用，档案管理也从传统的手工管理向信息方式转变，服务方式也从被动服务、单一服务向主动服务、多元服务转变。只有充分做好信息化下的电子档案管理，才能适应时代发展的需要，为档案管理利用做出贡献。

参考文献

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作者简介：陈克军（1976——），男，山东省邹城市实验中学档案员。