火电企业科技档案动态管理初探

夏林娟

摘 要：火电企业是我国燃料资源企业中的龙头支柱，其中的科技档案管理工作是贯穿火电企业始终的重要组成部分。本文通过对档案动态管理进行细致分析，进而提出实现传统管理工作与互联网信息技术融合的举措，希望为广大火电企业提供一定理论指导。

关键词：火电企业；科技档案；动态管理

中图分类号： G275.3 文献标识码： B 文章编号： 1673-1069（2017）06-36-2

引言

随着我国经济社会的逐步发展，国家对于燃料作物的依赖程度不断加深，火电企业发展迅猛。但是，近年来我国推行可持续发展战略，提倡使用清洁新能源，对传统火电煤炭产业形成了一定的冲击。火电企业在不断完善自身能源生产方法，创新管理模式的同时更加应该注重科技档案的动态管理，档案的即时追踪记录可以与互联网信息技术搭建桥梁，实现二者互利互惠的局面。现今，我国的火电企业科技档案动态管理存在力度不够、管理制度不完善、设备图片与档案文字记录不匹配等问题，需要档案管理人员进行自身技术、专业引进和调整。

1 明确记录企业科技研究档案

1.1 科技研发各个阶段

火电企业的科技研发具有科技含量大、研发程序严谨复杂、科研成果影响范围广等特点。对于火电企业的科技档案整理记录工作，企业领导阶层以及档案管理负责人一定要秉承全面参与的原则，细化落实企业科技档案管理分配工作。档案的记录工作应该从企业科技研究的前期准备工作入手，前期工作的细致记录可以帮助后期科技的总结阶段发现科研失败的原因或者科研成功的细节关键，前期工作记录不容忽视；科技研发的中期阶段是整个科技研发最重要的阶段，科研人员将研发初期思考的科技研究设想通过反复实验、记录实验数据、计算数据平均值的方法实现，是科学理论接收社会实践的重要步骤[1]。科研人员在科研过程中积累的经验教训又为下一次的科技研究提供了新视角和新思维。实验过程中的心得体会也应该记录到研究档案中，追踪科研人员的研究兴趣和研究方向，不断充实科技档案内容；火电企业科技研究后期是对科研成果的总结和发表，将成果带来的主要功效和社会影响翔实记录，未取得成功的科学实验也应该记录在科技档案中，为科研人员和后续新成员提供实践指导，其中优秀的科研想法可以启迪未来火电企业科技研究内容，为火电企业现代化发展注入新活力。

1.2 火电企业技术标准记录

火电企业科技研究成果复杂，火电的使用与水利、钢铁、热能等企业有着不可分割的关系，且我国工业处于中期发展阶段，国内主要燃料依旧是煤炭，火电企业正是我国发电企业的支柱。现阶段为了贯彻落实科学发展觀，不断实现整个社会的全面协调可持续发展，火电企业越来越受到社会环保人士和组织的质疑和反对，火电企业发展受到空前阻碍[2]。我国现今部分新能源开发技术还不够成熟，且新能源不能在短时间内代替传统煤炭能源，此种情况为火电企业发展带来契机。越来越多的火电企业深刻认识到，火电技术必须跟上先进前沿生产技术的脚步，不断提升能源的清洁燃烧和排放，进一步减少环境污染，为弥补我国燃料单一、依赖性强的劣势和建设环境友好型的国家贡献科技力量。火电企业的技术标准在不同时期具有不同的内容，企业档案管理人员需要及时记录标准的变化，积极响应国家相应政策，遵守企业领导阶层下发的规章，将不同阶段的发展实情认真记录，并进行整理存档，以供后续工作参考使用，实现档案的动态跟踪管理。

1.3 火电企业科技设备档案管理

火电企业科技设备档案是企业科技档案的重要内容，科技设备的档案动态管理主要分为以下三个阶段。一是科技设备的前期购置阶段。购置阶段的档案记录工作主要涉及申请购置仪器的文件、报价表、设备选型的资料报告、购置设备双方买卖合同以及仪器的合格证书和保修卡等文件。火电企业档案管理部门应该依据不同功能种类和文件来源将前期档案进行分类记录，注意档案归档文件与设备使用前开箱过程中随机文件的不一致问题，涉及重要文件应该予以备份。二是科技设备安装阶段。在企业购置的设备仪器进入安装、调试阶段的时候注意对各个阶段的试用进行记录，及时检查质量问题和安全问题，关于设备仪器调配工作的会议记录和会议文件也要保存详细记录。三是科技设备试用和最后处置阶段。设备使用过程中会产生一系列的故障问题和相应处理方案，要求档案管理部门即时追踪设备的完善、修理、运转问题，准确记录设备的运转状态和使用情况，在设备达到使用周期之后，更新档案整理，完成报废工作，实现档案的动态管理。

2 优化档案动态管理制度

2.1 结合信息技术创新管理模式

在过去的档案记录管理中，经常会出现图片和实物不符合的情况，造成此类状况的原因是档案记录方式烦琐、交接程序复杂、管理不善等。火电企业通常设有多个厂址，各个厂址都分布在距离城市较远的郊区，彼此之间距离较远，各个厂址与档案管理部门的联系不够密切，许多设备、技术相关的整理工作得不到及时的整理，不利于火电企业集中的管理。网络信息传播技术为实际的距离问题提供了便利，可以减少集中管理时路途中耗费的时间。火电企业在召开集体会议的时候，可以尝试召开网络视频会议或电话会议，多媒体新型会议不仅可以真实反映领导的会议内容，还节省了大量的会议空间和路费，极大提高了会议效率，鼓舞了员工的工作信心。此外，火电企业的档案管理部门应该寻找优化管理的途径，保证记录工作的全面性和即时性，在科学设备不断完善的同时深入优化档案的管理系统，转变原有手工绘图方式，将档案记录与互联网电子作业有机结合。

2.2 建立长效可持续运行机制

档案记录图片与设备实物不符是火电企业档案管理的最大问题。我国大部分火电企业在管理上存在一定的误区，在长时间的公司人员变动中，关于图纸的整治工作成效较低。所以，档案管理人员在开展实际工作中要注意对科技成果的巩固完善，积极主动的学习现今科学管理技术，梳理档案记录的管理盲区。火电企业的多向工作需要方方面面的人才合力完成，档案记录和管理工作比较纷繁复杂。由此，应该建立动态管理的档案工作长效机制，变更原有陈旧的技术渠道，开拓设备引进途径，开展信息化电子化的科技项目，接受公司上下个层面的意见办法，不断改善档案管理工作的方式。最后，火电企业应该根据自身企业需要建立专业技术水平较高的网络馆藏体系，迎合发展迅速的信息技术，推动档案记录的信息化和快捷化，逐步实现网络交流，网络集中存档，互联网管理作业的新型档案管理技术，保证每一份火电企业档案记录的真实性和有效性，开启常态化的档案动态管理模式，从而充分体现火电企业科技档案管理的重要性和社会价值。

3 提高档案管理人员的职业素养

档案工作管理队伍一定是一个人员庞大、实力雄厚的队伍，工作人员的科学文化知识要求较高，且力求知识面广泛。除了科技档案整理的专业性工作之外，工作人员需要对火电企业的专业知识进行了解，充分知晓公司的运行机制和日常工作内容，这样才能更好地将档案记录管理和火电企业融合到一起。工作人员在对火电企业的科学设备运行情况进行记录和整理时，一方面要将本职工作尽职尽责地完成，另一方面还要悉心学习科学设备从最初购置到最终报废的各个阶段程序，以及每个阶段涉及的具体流程，有利于工作人员抓住记录归档的重点，完善档案管理工作。

4 结论

由此可见，对火电企业实现科技档案的动态管理，可以最大程度地保持档案记录的真实性和有效性，可以实现对火电企业全方位工作程序的掌控，即使发现工作前期的隐患，积累设备购置、使用和报废以及企业科技研发成果的经验教训。有利于提升档案管理部门工作人员的专业知识素养，提升整个公司的员工凝聚力，为企业实现互联网信息化管理，提高公司运行效率提供了宝贵了技术理论指导，不断促进我国火电企业长足发展。

参 考 文 献

[1] 李庆丽.浅谈动态管理是企业档案管理的可行之路[J].办公室业务，2014（11）：104+121.

[2] 林立鹏，邹新梧，姜永，孙宏薇，韩芳旭.基于和谐管理的输变电工程档案管理新模式[J].科技创新导报，2016（01）：94-95+98.