论民生水利档案资源利用体系优化服务

文/赵丽娜

论民生水利档案资源利用体系优化服务

文/赵丽娜

水利档案资源利用服务是指水利档案机构以其所拥有的水利档案信息资源，通过一定的方式与方法，为用户提供凭证依据的服务。民生水利着力于解决涉及人民切身利益的水利问题，包括饮水安全、建设保障民生重大水利工程等。作为记载其发展历史轨迹，记录当代水利事业开拓创新过程的档案资源，如何更好地适应民生水利发展实际需求至关重要。

一、水利档案信息资源利用优化服务的重要性

1.水利档案信息资源利用的优化服务是充分发挥其价值和作用的重要方式。水利档案作为水利建设真实的记录，具有相当高的凭证性、真实性，是历代水利人从事水利行政管理及进行勘测、设计、科研、基本建设等实践活动的历史记录。提供档案信息资源利用和优化服务，可以最大限度地满足民生水利建设持续快速发展所需要的各种档案信息。

2.水利档案资源利用的优化服务是民生水利建设持续快速发展的需要。近年来，随着民生水利建设持续快速发展，作为直接记述和反映工程建设全过程的档案，不仅是检查、评价、分析工程质量的“第一手材料”和落实工程质量责任终身制的重要依据。同时，也是工程管理、运行与维护不可缺少的重要材料。民生水利建设持续快速发展，也必将更加有力地推动水利档案信息资源的利用服务。

3.建立系统完备的民生水利档案信息资源体系是水利档案利用服务的前提。随着民生水利建设的迅猛展开，相关水利档案增量日趋明显。有数据表明，一方面，民生水利建设的大规模开展，极大丰富了水利档案的内容与数量，为水利档案利用服务的广度和深度奠定了基础。另一方面，非纸质载体档案、资料仍然明显偏少，在一定程度上显示了馆藏资源形式与结构不尽合理，这无疑为水利档案利用服务方式带来了一定的局限。

4.档案利用是体现档案价值必不可少的重要手段。档案工作的目的不仅在于保存历史，更为重要是通过提供利用服务进而发挥其价值和作用。民生水利的快速发展，带动了水利档案利用需求的急剧增长。随着档案信息网络技术不断发展更新，网络档案使用日渐流行。在其为档案用户提供快捷、便利服务的同时，亦为进一步优化水利档案资源利用服务带来了不可回避的挑战。

二、水利档案信息资源利用优化服务策略

一要强化服务理念，建立良性互动运行机制。强化利用服务理念有利于充分有效地发掘水利档案的最大价值。当务之急是优化其利用服务。一方面，在政策、规章方面，亟待强化工作人员对水利档案进行利用服务的引导，提升管理人员提供服务的水平和途径。另一方面，培养用户的档案利用意识，提高相关用户利用水利档案信息资源的能力，有利于逐步营造水利档案资源优化服务的良性互动环境。与此同时，建立良好的档案信息资源需求预测和利用情况反馈机制，根据水利档案信息资源过往利用情况及水利事业发展的趋势等，对水利档案信息资源利用需求进行分析和预测，可以及时、主动地为利用者提供档案信息资源，逐步形成档案工作者主动提供服务，用户积极利用服务的良性互动，不断扩展并优化水利档案资源的利用效率。

二要夯实水利档案资源利用服务基础。要开展广泛和深层次的档案资源利用服务，必须以保有内容丰富、结构合理的水利档案资源为基础。档案部门既要注重文书档案，又要注重科技档案、专门档案等其他类别档案的收集、整理、归档。就载体而言，既要有纸质档案，又要有音像、光盘等数字化资源以及实物类档案。构建数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化、富有特色的水利档案资源体系，能够为优化水利档案资源利用服务体系奠定坚实基础，进一步提高水利档案资源整合和共享能力。

三要拓展水利档案资源利用服务方式。计算机和网络技术的发展和广泛应用，使档案工作的客观物质基础发生了重大变化。档案信息载体的变化使海量的档案信息资源可以通过网络技术更加便捷地呈现给更多用户。单纯对实体档案进行管理已无法适应当今网络化技术快速发展需要。因此，水利档案部门更应重视网络技术应用，加强档案信息资源数据库的建设，早日形成内容完备、类型多样并极具水利档案特色的数据库和大数据系统。充分利用信息技术和网络传输，尽快提升档案信息网络化，进而强化档案信息资源利用的优化服务。

（作者单位：白城市水利勘测设计院）