基层单位电子文件归档工作存在的问题与对策

文/李雪梅

基层单位电子文件归档工作存在的问题与对策

文/李雪梅

电子文件归档工作是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公自动化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档范围体系建设中。

一、基层单位电子文件归档工作存在的问题

1.对电子文件归档的重要性认识不够。一些部门和单位重视纸质文件归档，对产生的电子文件重要性认识不足，轻视电子文件归档。多数使用办公自动化网络系统的单位，对电子文件没有进行整理、鉴定、归档，仅是把电子文件存储在硬盘里。即使不丢失，日积月累，电子文件也会成灾。没有使用办公自动化网络系统的单位，多数只用计算机起草文件，一旦打印出纸质文件，作为草稿性的电子文件绝大多数未被保留，而是被新起草的电子文件不断覆盖，或因存储载体用于其它信息的存储而被清洗。

2.缺乏电子文件归档工作的制度。一是对电子文件归档的环境约束力不强。电子文件从产生到利用皆依赖它所适应的数据环境，但这种暂时的数据环境随着计算机技术的发展，时时在更新换代。二是电子文件的利用需要电子技术的支持，又被电子技术所控制。它有易被人为所控制的特性，使得人们不得不对它的真实性产生怀疑。三是电子文件的载体脆弱，根据国家的相关规定要求，每4年就需要转换一次，反复的操作让人感到工作的繁琐。

3.办公系统与档案管理系统不兼容。目前采用电子计算机及网络技术的单位，使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的办公软件；使用的档案管理系统是为实现档案管理现代化、标准化、规范化而设计的档案管理软件。由于办公自动化系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档。因此，软件来源的不统一，滞缓了电子文件收集归档工作的进程。

4.电子文件安全保管受到挑战。电子文件的收集、归档以及利用工作中，最重要的是电子技术的兼容性和使用安全性。电子文件的载体稳定性差，易损坏。因此，归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。若遇到质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作备份，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。

二、做好基层单位电子文件归档工作的对策

1.提高电子文件归档意识。各有关部门要通过一切可利用的手段，宣传电子文件应用前景和范围的重要性，提高人们的电子文件意识。首先，各部门和单位的领导要高度重视，要把对电子文件的管理摆上议事日程，使办公自动化系统和档案管理系统正常运行。其次，要从党政机关着手，收集各项工作形成的电子文件，带动全社会行动起来，形成一种规范管理下的电子文件等同纸质文件有效的观念。

2.依法开展电子文件归档工作。首先，有关部门要按照《电子文件文档与管理规范》，确认电子文件收集规范的迫切性和标准化，明确相关部门的职责，统一电子文件的软硬件设施，依法管理电子文件。其次，档案行政管理部门应将电子文件管理纳入执法检查项目，使电子文件的管理趋向制度化、规范化。

3.建立“三位一体”的电子文件归档模式。建立电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件归档运行模式，各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件历史联系，对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者。档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法，又了解全局情况，有效地发挥统筹全局、把好关口的作用。而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者，另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

4.加强业务学习和技术培训。通过组织业务学习与技术培训等活动，提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等，用丰富的档案专业知识指导电子文件归档工作；要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，从而提高电子文件归档水平。 （作者单位：洮南市社会福利事业管理中心）