对数字档案室建设的思考

文/徐 冲

对数字档案室建设的思考

文/徐 冲

数字档案室，是指机关（团体和其他社会组织）在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和数字化档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。加强数字档案室建设具有现实意义。

一、丰富数字资源

电子档案是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件，档案数字化形成的是档案的数字副本。电子文件是通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录，涵盖了归档前的电子文件、归档电子文件（电子档案），以及形成电子文件的历史信息等。数字档案室应以电子文件为主，这样便于对各种档案信息进行管理。另外，电子文件的存储介质，其密度大大高于以往各种人工可识读信息介质。技术在进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。数字档案室恰恰具有对数据“海量存储”的特点。

数字资源建设是数字档案室的核心，各单位应建立面向全部室藏档案的符合标准的档案目录数据库、常用和珍贵档案全文数据库、多媒体数据库，集中存储并管理数字档案数据信息。对于目录数据库建设，应根据要求，准确、完整地体现100%各类室藏档案的电子目录。全文数据库建设，包括纸质档案的数字化和电子文件的归档。其中纸质档案数字化要按照要求开展数字化工作，并与目录数据库建立数据挂接。电子文件归档要根据要求实现规范管理。多媒体数据库，要按照规定，开展照片档案、音像档案的数字化工作和建库工作。

二、做好技术保障

档案资源网络化。档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，建设独立的档案数据网，进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网为保密网，应依据国家有关涉密信息系统分级管理规定确定等级，明确安全域。档案室应配备专门的计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查询利用。单位办公网与政务网互联、业务网系统内互联，应采取相应措施，确保档案数据安全。

档案管理电子化。一是建立电子文件归档管理系统。归档管理过程中应保证电子文件元数据和背景信息的完整性。二是建立数字档案室管理系统。应建立以数字档案信息收集、管理和利用为核心，涵盖整个档案室业务工作的管理系统。三是建立档案进馆和报送管理系统。按照要求，整理电子文件，形成报送数据，通过网络或载体移交等方式向同级国家综合档案馆移交报送。四是档案查询利用系统。

三、确保运行安全

数字档案室档案管理工作的安全运行，主要是数字档案室能够确保数字资源真实、可用、完整、可靠。真实，指文件形成的每一步都应有相应的记录。可用，指电子文件能够被定位、查找和检索。完整，指电子文件是齐全的，并未加改动。可靠，指电子文件的内容可信。数字档案室能通过档案系统，对进入的各类信息按不同的要求进行分类排序、价值鉴定、数据校验等，确保其真实、可用、完整、可靠，使之形成一个有序的信息空间。

为保证数字档案室的安全运行，优秀的档案人才是必不可少的。有着更高的档案专业知识，能更为深入地发掘档案的信息价值，保证档案安全。一直以来，档案部门地位缺失，档案的作用得不到重视，档案人员的积极性受挫，档案服务水平下降，更加动摇档案部门的地位，形成恶性循环。为了打破这一现象，档案人员必须用更专业的知识，更热情的态度，向社会公众提供满意的服务，让人们体会到档案的价值，并借此扩大档案的影响力，从而提升档案部门的地位。

四、加大宣传力度

实现档案信息的规范管理，是数字档案室信息网络传输和共享的前提。要使数字档案室系统平台具有开放性和互联性，各个数字档案室之间必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等。如此才能利用计算机实现档案信息的直接存取，所形成的档案信息也自然是规范的电子文件。应加强对数字档案室的宣传，让数字档案室这种优质的管理方式深入人心。

“酒香也怕巷子深”。只有主动地去宣传，才能让档案系统和社会公众对数字档案室更为了解。在宣传内容上，应强调建设数字档案室，可以建成单一式的，即一个单位建立一个数字档案室，也可以建成集成式的，即多个单位共同组建一个数字档案室。为节省资金，还可以将数字档案室纳入单位的信息化建设规划中去。档案宣传需要更加贴近生活，需要更多的趣味性。对于宣传，首先想起的就是报纸、杂志、电视等，但宣传不仅仅是要让受众看见，更要让受众记住，宣传工作需要创新，需要想象力，需要特色，让受众了解数字档案室的独特之处。

（作者单位：《兰台内外》杂志社）