高校学生档案数字化创新管理模式构建策略

文/钱艳艳

高校学生档案数字化创新管理模式构建策略

文/钱艳艳

数字化时代的到来，对高校的档案管理提出了更高的要求。当前，我国高校学生档案数字化管理模式远远没有跟上现代化社会网络的发展步伐，其采取的仍是文本学生档案和数字化档案相结合的管理模式，很大程度上影响了档案管理的工作质量及工作效率。高校档案管理模式需要不断发展与创新，需要导入先进的数字化信息系统，以推动高校档案管理的现代化进程。

一、学生档案信息管理数字化概述

所谓学生档案信息管理数字化，是指通过计算机把在校学生的档案信息进行加工处理，转化为一系列的可度量的文字、数据及图表等形式，并在此基础上构建出一个科学化、规律化的模型，把上述文字、数据及图表等形式全部转化为二进制的网络代码，再传输至计算机内部进行统一的技术处理，最终实现计算机数字化。高校内应用学生档案数字化管理模式，不仅可以提升档案管理人员的工作质量与工作效率，同时也可以提高档案的保密度。因此，构建高校学生档案数字化管理模式具有重要的现实意义及价值。

二、高校学生档案数字化创新管理模式

1.构建新型的文本书籍类档案系统

引入客户机/服务器系统，简称c／s系统，其实质是利用多媒体网络把分散的各个计算机统一连接在一起，系统按照功能作用，将这些计算机划分为服务器和客户机C/S结构系统处理形式。近些年，此种模式得到了越来越广泛的应用，其将系统内不同任务分派下发给不同的网络计算机，将繁琐复杂的计算应用及管理任务统一分配给服务器进行处理，由服务器逐一实现步骤化、简便化的处理。比如，对于学生所登录的用户界面、数据库等，系统会统一将这些内容划分给多台稳定运行的机器，由此落实完成任务，以实现整体应用的目的。实质上，此种模式是一种软件运行及组织方式，其必须依附于网络系统才能得以存在。所以，c／s结构系统对网络硬件并无严格的要求。

2.构建新型的储存管理模式

学生档案是展示高校工作实绩的重要窗口，同时也是高校评估不可或缺的资料数据。高校的档案管理人员要着重提高自身的职业素养，不断增强工作能力，在管理学生档案的过程中，首先应树立以人为本的思想观念，以公正客观的工作态度对待每一份学生档案，以客观事实为前提，保证学生档案信息的真实性及可靠性；其次，在进行装档工作及备案材料时，对于学生的一些变动信息，应予以及时了解与收集，进而做好及时更改工作，实现档案的实时动态化管理。再次，充分了解与掌握学校档案信息利用的需求，最大化地发挥网络信息技术的优势，依靠渠道一体化的支持环境，为用户提供系统、详实的资料与数据信息；最后，传统的业务流程严重滞缓了档案管理工作的发展步伐，因此，需对其进行优化设计，通过数据库储存网络技术，同时借助于各种软件编程技术，对档案数字化管理的工作流程进行深度优化，以此推动高校各个部门充分发挥出职能效用。

3.构建新型的自动化管理模式

在信息化社会背景下，传统的档案管理模式已不适应高速发展的现代化技术。档案工作的管理模式也应与时俱进，不断创新，突破旧有模式的束缚。首先，提高高校档案数据管理全自动化系统的构建工作水平，为了保证档案管理计算机库房机器的稳定运行，在其内部应装配温湿度自动监控调配系统，对库房中空调、加湿机等设备进行自动化管理。一方面，以自动化的方式调节与控制档案库房温湿度，延长档案电子文件载体的寿命；另一方面，改变了传统人工操作档案库房空调、除湿机等设备的做法，降低了人工干扰的潜在风险，同时还大大降低了年耗电量。

4.构建新型的数据库系统

数据库管理系统应满足以下条件：①基于C/S结构之上；②支持分布式处理方式；③联机事务、处理数据是具有高度的安全性、可靠性；④可适应多种类型的硬件平台及操作系统；⑤和其他数据库系统能够形成连接并以此实现数据连接功能。当前，高校档案部门所使用的数据库管理系统多为Dbase,FoxBASE,FoxPro等编写,如果要建立全面覆盖学校各类信息集成的管理系统，这些程序的功能都不能满足实际需要，并且其安全度也较低。因此，基于功能、安全及数据完整性方面的考虑，高校应选择多种操作系统，多种硬件平台的模式构建新型的数据库系统、在网络环境下实现多用户、多任务的高效运行，以适应大量的档案资料的归纳、处理、存储等工作。

（作者单位：广西政法管理干部学院）