谈大数据背景下的企业档案信息资源共享

文/陈正阳

谈大数据背景下的企业档案信息资源共享

文/陈正阳

一、企业档案信息资源共享重要意义

1.企业内在发展的需要。在大数据背景下，企业依托信息网络，达到企业间档案信息资源“众创——众智——众享”的有机结合，加快了企业档案信息资源的流动，提升了企业档案信息资源利用的整体效率。

2.企业外树形象的需要。企业档案信息资源共享，在提升企业经营决策的科学性、适应市场竞争环境以及增强企业竞争力等方面发挥着越来越重要的作用。档案信息资源共享，能够满足公众对企业的知情权和对外提供知识输出的需要，提升了企业的良好形象。

二、企业档案信息资源共享现状分析

1.“共享内容”较贫乏。一是业务档案偏少。从企业档案的种类来看，大多以文书档案为主，涉及企业科技、声像以及专业等方面的档案占比偏低。二是编研工作滞后。档案编研工作是对现有信息资源的开发和整理，直接影响企业档案信息资源的共享进程。但从现实情况来看，企业档案编研成果相对滞后，反映企业建设的重要档案信息资源没有及时开发出来。三是案卷质量不高。很多企业，尤其是中小企业，过于注重生产经营效益，对档案工作不够重视，企业的案卷质量不同程度地存在一些问题。

2.“共享基础”较薄弱。一是信息技术薄弱。从技术层面看，企业档案信息资源共享互融性较差，共享的技术标准不统一，与社会其他数据共享平台构建的共享关系不明确，随意性较强。二是思想观念落后。企业越来越重视信息技术的开发和应用，纷纷建立了属于自己的门户网站，其信息应用主要是为了满足企业的销售、服务，以及企业的形象宣传等。即便建立了档案信息管理平台，大多也只是满足自身企业发展需要，信息使用出现了“信息孤岛”问题，影响了档案信息资源共享。三是专业人才不足。档案岗位作为相对“冷门”的岗位缺少吸引力，档案管理工作的受重视程度不高，从事档案管理的人员专业素质较低，档案信息资源的开发、信息技术的应用等方面导致进展较为缓慢。

3.“共享推进”不均衡。2016年4月，国家档案局印发了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，《纲要》提出，要“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升”。从我国企业档案信息资源的共享发展现实来看，由于竞争关系的存在，很多企业不愿意共享其优质档案信息资源，共享推进存在不平衡现象。企业类型的不同、区域对企业档案资源共享投入和支持力度不同，制约了企业档案信息资源共享机制的构建。

三、大数据背景下企业档案信息资源共享对策

1.增强“共享意识”，推动数字化资源共享建设。实现企业档案信息资源共享，一个重要保障是企业的领导要高度重视档案工作，充分认识到档案工作是企业的重要组成部分，是维护企业权益、提升企业软实力的一项重要工作。要把企业档案资源共享纳入到企业的发展规划和议事日程，与企业的生产经营同部署、同考核、同奖惩，以此来提高档案工作在企业发展中的地位。要积极引进专业人员，安排专人负责档案工作，使档案工作人员能够全身心地投入到企业档案信息资源共享工作中去。

2.建立“共享机制”，完善数字化资源共享制度。要积极引入现代企业档案管理模式，保证企业的档案部门与企业其他部门之间的信息畅通，增强日常交流，避免重复劳动。要采取整个生命周期的全过程自动化企业档案管理模式，积极应用现代信息技术，为企业档案信息资源共享提供良好的技术支撑。企业规模不同、资金投入不均衡，以及数字资源需求量不等，对资源共享的贡献和需求差异较大。因此，在大数据背景下，要改变现有企业各自为政、独立管理的制度，实行企业内协调、企业间互助等方式，鼓励企业间建立良性互动的档案信息资源共享机制。

3.搭建“共享平台”，开展数字化资源共享服务。企业档案信息化建设具有“三分靠技术管理，七分靠数据搜集”的特点，大数据技术的应用为企业档案信息资源共享提供了发展契机。大数据技术的应用依托于先进的信息技术与数据挖掘技术，根据企业档案信息资源整合现状，结合企业档案信息资源的共享服务客体，建立信息共享平台、建立专门的档案信息数据库，并在企业的门户网站设立满足公众需求的“企业档案展厅”栏目，为其他用户提供全面的信息共享服务。还要做好信息共享安全保障工作，签订保密协议，做好企业涉密特别是涉及商业秘密的信息安全保护，为企业档案信息共享营造“绿色”的共享环境，实现企业档案价值资源利用的最大化，为企业的发展发挥积极的推动作用。

（作者单位：上海大学悉尼工商学院）