浅谈大数据背景下高校档案信息资源的开发与利用

文/何永明

浅谈大数据背景下高校档案信息资源的开发与利用

文/何永明

大数据时代，信息量空前繁荣，给高校档案工作带来了新的机遇。传统高校档案服务效率低下、档案信息资源分散、深层次开发不足、共享化程度低，这迫使高校档案管理必须适应大数据时代的发展，充分重视档案信息资源的开发与利用。随着互联网的迅速发展，数据已经渗透到各个行业，逐渐成为重要的生产因素，其分析和应用已受到了各个领域的关注。高校档案信息资源包含了高校教学、科研等方方面面的信息资源。通过大数据技术，可以对这些档案信息进行充分和全面的整合，将结构化和非结构化的档案信息转化为完整的、客观反映真实需求的档案数据，这些数据将对高校的建设和发展具有重要的指导意义。

一、大数据的提出和特点

1.大数据的提出。“大数据”是伴随着互联网的不断发展，于2011年5月由全球著名咨询公司麦肯锡（MckinseyandCompany）提出的一个新兴概念，它指出“数据已经渗透到每一个行业和业务职能领域，逐渐成为重要的生产因素”。“大数据”不完全等同于“大规模数据”。“大数据”虽然以海量的数据为基础，但是其价值远远高于“大规模数据”。“大数据”通过数据分析技术、海量存储技术等数据处理技术对数据对象进行动态处理，从中快速获得有价值的信息并进行集成，使其成为具有参考价值的高增长率信息资产，成为决策制定和战略布局的重要参考依据。

2.大数据的特点。大数据具有以下几个特点：（1）海量。大数据拥有海量的数据规模，庞大的数据信息。海量数据的存储和分析是大数据的核心内容，使大数据稳定而高效，高质而廉价。（2）多样。大数据的多样性体现在数据形式的多样性，它将互联网思维与数据存储相结合，容纳了包括网页、电子存址、音频等在内的多种数据资源采集的方式，大大丰富了数据形式。（3）价值。大数据之所以重要，重点不在于数据量的庞大，而在于通过海量数据的挖掘与分析，在碎片化的信息中快速找到的具有参考价值的信息资源。（4）高速。大数据的处理遵循“1秒定律”，数据处理工作要求在一秒内完成，处理速度高效，大大提高了工作效率。

二、大数据背景下推进高校档案信息资源开发与利用的必要性

1.传统的档案服务效率低下。传统纸质档案的归档需要经过整理、编目、装订等一系列步骤，从档案移交到查询需要一定的时间，具有相对滞后性，时间成本高，给查询利用带来了一定的不便。此外，高校档案利用服务多以手工半自动化检索为主，在利用过程中需要通过查询、复印、归架等繁琐程序，服务效率低下。同时，传统档案主要以纸质档案为主，图片、视频、实物档案等档案资源较少，种类有限，信息传播范围小、利用率低。档案信息数据存储方便，利用便捷，查询简单，形式多样，在一定程度上能够弥补传统档案管理的不足。

2.高校档案信息资源分散，信息孤岛现象严重。高校职能管理部门众多，涉及的教学、科研、财会、设备等工作专业性较强，在数据处理方面都有各自独立的信息系统，教学有教学管理系统、科研有科研管理系统，各系统的信息录入规格不一，信息内容不同，形成了众多的信息孤岛。档案管理部门在档案信息化建设的过程中，侧重于对纸质档案的电子化，忽视了对各职能部门信息的收集、保管与利用，造成了信息资源的严重浪费。在大数据背景下，档案管理部门如何做到全面收集各信息孤岛上的信息，实现信息数据的全面无缝对接，将信息纳入统一管理并充分挖掘利用，已成为档案管理部门急需解决的重要问题。

3.高校档案信息资源深层次开发不足。目前，大多数高校档案信息资源的开发仅仅局限于档案资源的分门别类整理保管以及档案目录的电子化，对于档案资源内部所包含的更深层次的具有价值的信息和知识未能充分挖掘并进一步利用。同时，高校档案编研工作未受到足够重视。高校档案包括教学、科研、行政、党群、基建等多门类档案，包含了涉及高校建设发展的重要信息资源。档案信息资源深层次开发不足，编研成果少，编研材料档次低，难以充分发挥档案信息资源的内在价值。

4.高校档案信息资源的共享化程度低。高校档案综合记载了高校科研、教学等方方面面的资源，这些资源的编研、开放、发布与利用对于促进高校的发展具有举足轻重的作用。目前，高校档案信息资源的集成化管理和共享化利用水平较低。一方面，信息资源的集成化的关键技术如数据仓库技术，书库挖掘技术，海量、非结构化数据存储等技术的应用水平低，造成档案信息资源集成性差，档案数据不系统、不完整、不能够共享，限制了档案资源的深层次挖掘与广泛利用。另一方面，高校档案信息缺少集成共享、统一管理的标准信息储存结构，各职能部门所形成的信息数据结构都是根据本部门的需要制定的，不具有普适性。各职能部门缺乏信息资源信息化的规范格式，致使档案数据难以形成一个统一的资源库体系，制约着高校档案信息资源的共享。

三、大数据背景下高校档案信息资源开发与利用的途径

1.扩大高校档案信息数据总量，有效整合档案信息资源。一方面要加强实体档案的归档工作，对于有存档价值的档案要做到收集全面、及时，要加强与归档部门之间的联系，进一步明确归档范围。对于收集到的实体档案资源可通过数字电子影像技术将其转换为数字代码信息，充分利用大数据技术对其进行压缩、存储、整合，并制定相应的索引目录，实现实体档案的电子化。另一方面，改变管理观念，创新档案工作方式，实现与高校各职能部门系统数据的有效对接，积极整合高校各职能部门的信息数据，不断扩大档案信息数据总量。因为，只有在充足的档案信息数据基础上，才能挖掘和分析出更多有价值的信息资源。

2.建立高校档案基础数据库，提高档案信息的共享化。建立档案基础数据库是高校档案信息资源开发和利用的基础条件，是实现高校档案信息资源集成共享，统一管理的有效途径，是提高档案信息终端检索利用成效的必要条件。档案基础数据的建立，首先要建立符合高校各职能部门发展需求的档案信息元数据统一格式规范，建立起档案目录数据库、档案内容数据库等高质量的具有价值的档案目录中心。其次，加强不同载体、不同地理位置档案资源的数字化，促进高校档案信息资源的开发，在此基础上针对高校师生群众对档案资源的利用需求，开放部分检索功能满足公众查档需求，建立高效的查准、查全服务机制，提高档案信息的共享化。

3.提高高校档案数据的深层次挖掘与利用。具体措施包括：（1）加强与高校各部门档案信息利用者之间的沟通，深入了解档案信息利用者的利用需求，开展不同层次、具有针对性的专题档案信息数据库建设。（2）加强档案检索系统的开发，编制多样化的档案信息搜索查询工具，提高搜索工具的精准性、全面性和高效性。（3）充分利用大数据的信息挖掘技术，加强档案信息资源的编研工作，深入挖掘档案信息的深层次内容，加强编研成果的出版发行及交流，为高校各部门政策的制定和工作的开展提供可靠的信息支持。

4.建立用户需求导向模式，提高档案服务的“交互性”。首先，通过大数据对高校各职能部门、师生群众、校友等不同群体的需求进行有效分析，建立用户需求为导向的服务模式。通过数据挖掘技术，对高校各职能部门、师生群众等档案用户使用档案的特征、时间段、个性化需求等进行有效分析，对碎片化的信息进行有效的逻辑整合，进而使档案信息与用户需要达到有效衔接，提高档案利用的有效性。其次，创新档案服务模式，建立“交互性”档案服务平台。档案数字化的一个目的便是为用户提供便捷地、高效地档案搜索服务。大数据时代的到来，可充分利用大数据的WEB挖掘、方差分析、判别挖掘、仿真计算等技术，更好地分析用户需要和用户意见，建立与用户之间的交互关系，让用户参与到高校档案的建设和发展中来，从而使高校档案服务更加完善。

总之，大数据的海量性为高校档案信息资源的开发与利用提供了信息平台，多样性为其提供了技术支撑，价值性为其提供了识别基础，高速性为其提供了速度保障，有助于高校档案管理突破服务效率低下、信息资源分散、深层次开发不足、共享不足等瓶颈，不断提高校档案信息资源的开发与利用，充分发挥档案信息资源在推动高校教学、科研等方面发展中的作用，提高档案信息资源的价值。

（作者单位：广东科学技术职业学院）