高校档案远程服务的实现方案与云计算的运用分析

文/傅永珍

高校档案远程服务的实现方案与云计算的运用分析

文/傅永珍

伴随着科学技术的进步，高校在实际档案管理项目建立和运行过程中，传统陈旧的档案管理模式已经不能顺应时代发展的需求，远程服务项目在实际应用过程中，也要充分融合云计算过程，依托网络数据结构，建立更加有效的系统化处理模式和管理层级。本文从高校档案管理项目的运行现状分析入手，简要阐释了基于云计算的高校档案远程服务管理的优势和关键技术，并对其运行模式展开了讨论，旨在为相关项目管理人员提供有价值的参考建议。

一、高校档案管理项目的运行现状

目前，我国多数高校在档案管理项目运行过程中，始终沿袭传统的管控模型，主要分为以下三种模式。

其一，主要是利用现场服务模式。在对相关信息进行集中处理的过程中，是档案管理人员和档案利用人员进行面对面交流，且管理项目主要在高校档案馆内进行操作。档案使用人员要将自己的身份信息以及所需要的档案申请面对面直接交与档案管理者，档案管理人员则需要依据申请人员的申请，进行现场提供档案。在这个过程中，全程都需要申请人亲自到场。这也是目前高校档案服务的主要模式，这种面对面进行档案交接的方式优势在于能直接审核身份信息等基本要素，一定程度上提高了整体项目运行以及档案的安全性。但是，在实际应用过程中，其缺点也较多，受到空间和时间的束缚，异地用户需要大费周章地到达现场才能进行办理，远程需求得不到满足，直接导致档案的利用效率下降。

其二，主要是利用电邮商务模式。其中包括电话确认，邮件传送或者是传真传送，需要相关使用人将基本信息直接通过通信设备传递给档案管理人员，档案管理人员在对信息进行核查后，利用相应设备进行信息的及时回传。正是基于通信设备，档案的实际管理工作能实现远程沟通和交流，远程用户的档案需求能够得到有效满足，也一定程度上优化了档案利用效率。但是，这种服务模式在实际应用过程中，若不能有效进行身份认证，或者是信息回复不及时，会导致信息的传递过程存在安全风险。

其三，主要是利用网络服务模式，能借助互联网技术进行网站资料下载，并且能充分满足远程服务要求。

二、基于云计算的高校档案远程服务管理优势和关键技术

1.基于云计算的高校档案远程服务管理优势。在高校档案远程服务项目建立和运行过程中，相关技术人员要针对实际问题进行集中处理，充分发挥云计算的技术优势和管理效率，确保云计算的可行性得到有效落实。正是基于高校档案管理项目发展，利用云计算管理模式能一定程度上满足节约成本以及统一规范的需求，并且能借助相应的管控措施放大整体运行维度和实际效果。另外，运用云计算进行高校档案远程服务，能实现资源的有效共享，充分发挥云端的力量，为教学、科研以及高校文化交流方面提供坚实的基础。利用云计算项目，能有效升级整体服务项目的水平，在保证操作程序简化的同时，也减少了繁琐的登录和复制时间，确保整体信息服务项目切实有效。

2.基于云计算的高校档案远程服务关键技术。在利用云计算进行高校档案管理项目时，相关技术人员要针对具体问题进行集中管控，确保管理结构和管理维度的有效性，提高技术模型的完整度。第一，相关技术要保证衔接标准的统一。要对高校档案数据库的整体结构进行深度分析，对设计方案以及检索语言等基本情况进行综合处理。由于部分学校会针对档案管理项目进行加密操作或者是用户身份识别，所以只有掌握技术结构和衔接制度，才能保证资源整合的有序性。第二，要提升远程服务技术的高效性。在建立统一衔接标准后，要对检索技术进行整合，借助云计算系统的数据处理和归纳，确保数据库内不同字段以及索引的准确，要保证云技术系统能对各个档案馆的原检索系统功能进行集中完善。第三，要从网络安全入手，提升技术结构的稳定性。技术人员要针对高校档案网中的实际操作模型和操作结构进行系统化分析，确保相应的脚本结构和CGI程序能实现有效的页面交互。尤其是数据采集过程，只有保证云计算安全补丁的有效性，才能及时检测系统中的安全隐患，在提高档案使用效率的同时，一定程度上满足整体项目的安全需求。

三、基于云计算的高校档案远程服务项目的运行模式

在高校档案服务模式建立的过程中，要将云计算项目作为重要的运行维度和管理支点，确保管理模型贴合实际需求，消除不同区域高校之间存在的的信息壁垒，一定程度上有效整合和组织不同区域高校的档案资源，从而更好地为社会服务。用户需求信息得到有效地传递，是整个项目发展的基本诉求。借助云计算的平台能够统一共享互助服务项目，形成精确的一站式服务模型。值得一提的是，云服务模式能有效地将同性质或同区域的高校连接在一起，形成高校信息联盟。

1.基于云计算的高校档案远程服务项目之资源平台。借助云计算运行机制，在高校档案远程服务项目建立过程中，要对资源平台给予高度重视，其是整个项目的基础，决定了运行维度和基本的档案管理质量，是对档案进行统一存储和管理的基本框架平台，也从根本上解决了高校数字档案信息增多以及基础设施建设有所缺失的问题。资源平台也称为云资源，能实现异地档案存储和集中管理，在实现个性化以及智能化服务项目的同时，保证信息的完整度。另外，资源平台能对相关信息进行集中整理和统计，不仅能实现有效分类和提取，也能减少重复性文件的存储概率，在提高检索效率的基础上，有效地升级了服务质量。

2.基于云计算的高校档案远程服务项目之管理平台。管理平台是对云计算高校档案远程服务项目进行管控的主要媒介，是整个系统的“大脑”。无论是服务模式还是沟通路径，都需要借助云管理的集中调控，才能确保信息维度和运行结构的有序性。首先，要针对用户提出的档案需求进行集中分析和审核，确保信息的有效性和完整度；管理平台能对信息的使用频率进行集中的处理和数据收集，能有效规避信息检索时多余信息的负担，提升信息查询的完整度和效率。其次，要对用户的信息进行集中管理。结合大数据技术，对用户的提取信息进行集中的收集，对其浏览喜好和利用方向进行综合管理，确保形成有效的用户使用信息体系，有针对性地推送有效信息和档案。最后，借助管理平台对整体运行项目进行统筹处理和管控，生成有效的管理报告，以便于相关高校对信息的使用效率和使用维度进行集中处理和统计。

3.基于云计算的高校档案远程服务项目之认证平台。在云计算高校档案远程服务项目管理过程中，身份认证是非常重要的参数之一，相关管理人员要结合实际情况对身份信息进行综合处理，不仅要设置不同的使用权限，也要对涉及个人信息的档案进行加密处理。例如，高校的内部文件，只能是相应的学校部门管理人员进行查阅，个人信息档案只能个人查阅，公开性文件需要对身份进行验证后进行查阅等。认证平台是对信息进行保护和综合管控的平台，需要相关档案查阅人员根据大学的学号、工号、身份证号等基本信息条件进行验证，从而有效地调取相应信息。也就是说，认证平台是整个项目的安全防护网，能保证信息不会出现恶性泄露。

4.基于云计算的高校档案远程服务项目之支付平台。在对服务项目进行深度管理后，也有部分高校借助支付平台形成有效的资源运营模式。主要是高校财务部门和云服务的支付部门联合，实现便捷和快速的结算方式，有效维护了档案查询过程中用户和高校自身的利益。

除此之外，还有后续服务平台，其能对相关终端服务的质量进行升级和优化。

总而言之，将云计算项目和高校档案远程管理项目结合在一起，能充分提升整体管理过程的实效性，保证档案资源得到有效利用和集中处理，充分发挥云计算的优势，实现资源共享，为高校档案管理的可持续发展奠定基础。

（作者单位：广东省广州市广播电视大学）