医院档案管理工作中精益管理理念的介入

文/杜 青

医院档案管理工作中精益管理理念的介入

文/杜 青

在医院管理过程中，要结合实际管控结构和管理需求，践行现代化管理理念和具体条款，提高档案管理的落实程度，才能有效提升整体管理效果。将精益管理理念注入到医院档案管理中，既能在提升医院整体管理水平的同时，确保效率和基础设施的进一步完善，也能降低医院档案管理的难度，确保管控模型和管理结构贴合实际需求。

一、医院档案管理的重要性和精益管理应用现状

在医院日常管理项目中，档案能为医院的优化发展提供较为原始的基础数据，也是医护人员日常工作的参照资料。只有建构完整且有效的档案管理机制和管理措施，才能保证医院管理工作有序进行，正是基于此，相关部门需要给予相关工作必要的重视。在医院档案管理项目运行过程中，要针对医院的日常医疗项目、研究项目以及管控措施进行集中汇总，留存最真实的记录，利用不同的途径进行集中标注和综合管控，提高整体管理效果。医院档案管理不仅仅是维护医院自身利益的重要途径，也是医院与外界进行沟通的重要凭证。医院管理者能借助档案管理建构更加贴合与医院发展的阶段性目标，推进医院研究工作和常规化工作有序进行。将精益管理理念融入到档案管理项目，是顺应时代发展的必然趋势，是从消费者的角度深度思考管理项目的具体条款。最早提出“精益管理”理念的是丰田汽车，利用精益管理结构能一定程度上减少生产过程中存在的非价值活动，保证生产效率得到有效提升，不仅能减少资源的过度浪费，也能有效降低生产成本，顺利实现经济收益的提高。将精益管理理念转嫁到医院档案管理过程中，能在提高整体档案管理质量的同时，减少管理难度，为医院的日常研究活动以及医疗体系的健全完整提供有价值的参考建议。

二、医院档案管理过程中存在的问题分析

医院日常管理模型，更多侧重于学术研究以及医院病人日常管理，缺乏对档案管理的认知；管理体制和管理模型存在一定的缺失，整体管控效果不佳，导致相关问题得不到有效解决，造成医院档案管理呈现出一种无秩序的混乱模式，无法为医院档案管理人员提供便利。

1.医院档案管理过程中管理体制缺失。在医院档案管理过程中，医院管理人员缺乏管理认知和对管理体制的透彻分析，导致多数医院在档案管理方面存在一定的漏洞，整体管控结构较为松散，在没有制度约束的情况下，管理效果也不好。医院档案遗失以及管理混乱问题较为严重，这给医疗研究以及日常医护活动的开展带来了不便，制约了医院的日常管理效率。另外，由于管理模型中管理框架和管理需求得不到满足，管理体制不健全的问题逐渐凸现出来，档案管理形同虚设。医护人员不能在档案中及时寻找相关科学研究资料，这也是工作效率下降的重要原因。在管理体系建构过程中，没有针对具体问题提出有效的解决路径，精益化管理落实程度不彻底，都是导致医院档案管理项目收效降低的原因。

2.医院档案管理过程中信息整体化缺失。信息化发展是新时代各个行业发展的必然趋势，只有将信息化管理机制和管理要求融合在医院档案管理中，才能顺应现代管理要求，提高管理效果和管理实效性。但是，在医院档案管理项目中，由于管理人员缺乏信息化管理意识，档案管理的实际作用无法得到有效升级，导致管控模型出现诸多问题，档案管理工作无法发挥其自身的实效性，无法更好的配置资源，医院的整体管理水平受到了严重的制约和约束。

3.医院档案管理过程中档案收集机制缺失。在医院日常档案管理项目中，陈旧的管控体系严重制约了工作的良性发展进程。部分医院档案管理工作还是依靠人工，管理标准和管理模型不统一，使得整体医院档案管理出现了严重的混乱状态。粗放型管理模式是医院档案管理中最大的问题。另外，相关管理人员不能针对管理结构和管理模型制定有效的管理规范，整合机制和应用措施不符合标准。例如，医院档案管理模型中，管理内容缺乏主次之分、档案形式较为混乱、档案没有统一立卷等等，导致管理结构缺乏科学性，具体管理机制和管理模型也就失去了效力。在医院档案管理工作运行过程中，由于精益管理模型受阻，档案无法发挥其自身优势。档案管理模型的日常研究工作以及运行机制缺乏实效性，一定程度上阻碍了医院日常管理工作的良性发展。

三、医院档案管理过程中精益管理应用路径分析

1.利用精益管理实现档案归档。在医院档案管理过程中，借助精益管理理念，能在提升整体管理结构有效性的同时，确保其应用结构和应用领域更加广泛。这就需要相关业务负责人员提高对档案管理重要性的认知，根据医院的实际情况建构动态化的资料收集机制，不仅要保证档案归档的完整度，也要保证其科学性。在实际管理过程中，要根据实际情况建立不同类别的档案模型，利用不同的运行机制和收集框架进行集中管理和综合管控，一定程度上建构分类信息较为清晰的档案管控体系，实现分类分档的归档机制，并对归档过程进行集中的调查和研究，建立相关记录，以减少档案混乱带来的问题。值得一提的是，在档案管理中进行有序的精益管理，能建构系统化归档机制，有效规避档案丢失问题，也从根本上避免了档案管理的盲目性，科学化的收集和整合运行机制，能够确保管理层级结构贴合实际需求，使档案管理模型更加具体且细致。在医院档案管理过程中积极运行精益化管理措施，能有效降低管理人员的工作难度，保证管理工作和管控体系的完整度。

2.利用精益管理实现制度建设。在医院档案管理项目中，要结合实际管控需求和管理层级结构，建构有效的管理制度。只有建构系统化管控模型，才能满足新时代背景下医院的实际发展需求，提升管理工作的整体水平，确保管理制度贴合实际需求。也就是说，在医院档案管理过程中，利用精益管理能实现制度建设的有序性，能提高档案管理的管控效率，也能有效提升整体管理水平，在完善管理制度的同时，进一步提高整体档案管理工作的有效性。精益管理理念，最大的优势就是能实现不同环节不同类别的有序划分，有一套完整的考核标准，能对档案管理人员进行定期的能力考核和测定，从而提高管理人员的专业素质和职业素养，真正落实精益管理项目的实际价值，保证整体管控项目贴合实际需求。

除此之外，医院档案管理人员要针对具体问题进行集中处理，建构更好的信息化运行机制，结合信息化管理模型和管理要求，提高医院档案管理和信息化控制机制的贴合程度，保证档案管理工作的合理化和规范化。

3.利用精益管理实现档案日常管控。将精益管理应用在医院日常档案管理项目中，能真正发挥其科学合理的管控优势，保证档案管理项目和管控工作与现代化管理理念接轨，并且进一步提高整体管控结构的实效性，在提高医院档案管理科研水平和医疗水平的基础上，保证档案管控工作能按照标准化流程实现效果的优化，强化日常管理实效性和时序性，保证管理工作运行机制的完整度。在医院档案日常管控过程中，相关管理内容较为繁琐，既包括病人的病例、医护人员的档案等，也包括各个部门的日常分工，要将常规化管理工作和网络管理模型融合在一起。因此，需要相关管理人员结合医院的实际需求和管理模型，借助不同的医院档案管理模型对相关工作进行集中处理。特别要注意的是，医院在运行精益化管理模型的过程中，需要设置不同部门和不同管控人员，建立分岗责任制，然后进行总体汇总和规划，保证工作的完整度。医院管理人员只有强化日常管控的规范性，才能进一步提升医院档案管理和现代化管理理念的契合度，优化资源配置结构，推动医院的可持续发展。

总而言之，在医院日常管理过程中，积极落实精益化档案管理模型和具体条款，能在提高整体管控效果和管理有效性的同时，确保档案管理模型贴合医院的实际需求。合理化应用精益化管理机制，能提高医院档案管理水平，保证管理中各个环节有序进行，从根本上促进医院档案管理工作的良性发展，减少管控模型中出现的纰漏，确保医院和患者的利益实现双赢，为医院可持续发展奠定坚实基础。

（作者单位:临沂市中医医院）