智慧城市背景下档案信息服务探究

许亮

（上海大学图书情报档案系 上海 200444）

智慧城市背景下档案信息服务探究

许亮

（上海大学图书情报档案系 上海 200444）

本文从智慧城市的概念出发，介绍国内智慧城市建设现状，分析了智慧城市背景下档案信息服务的新要求，并对面向智慧城市档案信息服务建设的内容进行了思考。

智慧城市 档案信息服务 智能化 档案信息资源

一、智慧城市概念及智慧城市建设

1.智慧城市概念。关于“智慧城市”的概念，现有文献中有很多不同的表述。在我国就有很多学者和组织从不同的角度对这一概念进行了界定。从技术支撑方面，它以计算机、互联网、云计算等信息技术为依托。2011年，李德仁在《智慧城市中的大数据》中指出：“智慧城市是在数字城市建立的基础框架上，通过物联网将现实世界与数字世界进行有效融合，自动和实时地感知现实世界中人和物的各种状态和变化，由云计算中心处理其中海量和复杂的计算与控制，为经济发展、城市管理和公众提供各种智能化的服务。”[1]14从城市发展方面，智慧城市是比传统城市发展模式上更高的一个发展层次。李红艳在《“智慧城市”的建设策略：对全球优秀实践的分析与思考》中指出：“‘智慧城市’既是新一轮信息技术变革和知识经济进一步发展的产物，又是工业化、城市化与信息化深度融合，并向更高阶段迈进的表现。”[2]82从系统性方面，智慧城市的建设是一个复杂庞大的系统，因为它涉及城市的方方面面。王广斌、张雷、刘洪磊等认为智慧城市的复杂性体现在两点，一是涉及的领域很广，二是参与的主体很多。“智慧城市运行系统涉及政府治理、教育、公共安全、环境医疗、生活、交通及公共事业等，需要建立指挥决策、实时反应、协调运作的协同机制，才能真正实现集成化管理。”[3]154

综上所述，智慧城市是将城市管理与新技术相结合，对城市的地理、环境、文化、经济等方面进行数字化、智能化、人性化的管理，从而使得城市资源分配合理、管理高效、生活舒适的一种新的形态。

2.智慧城市建设。自IBM2009年8月提出“智慧城市”后，智慧城市作为一种新的发展策略，在国内外城市建设中都展开了研究。2012年12月5日，我国住房城乡建设部公开发布了“关于开展国家智慧城市试点工作的通知”，并印发了《国家智慧城市（区、镇）试点指标体系（试行）》和《国家智慧城市试点暂行管理办法》两个文件。2012年，有90个城市入选住建部首批公布的国家智慧城市试点名单。2013年，国家科技部、国家标准化管理委员会进一步扩大试点范围，智慧城市总数达193个[4]26。

在国家政策的推动下，许多城市纷纷开始摸索以及开展智慧城市的建设。2009年12月，南京提出推进“智慧南京”建设的重大战略构想。“要以智慧基础设施建设、智慧产业建设、智慧政府建设、智慧人文建设为突破口建设‘智慧南京’。”[5]302010年2月4日，深圳就已经提出了“智慧深圳”、“低碳工业城市”的口号。深圳指出要以无线为载体，转变城市经济发展模式，建设低碳生态城市。2014年10月，上海市也制定了《上海市推进智慧城市建设行动计划（2014—2016年）》，对发展内容、发展目标、保障措施都进行了规划，提出要建设智慧生活、智慧经济、智慧城管、智慧新地标等建设内容。2016年，上海市人民政府印发了《上海市推进智慧城市建设“十三五”规划》，为上海未来五年智慧城市发展指明了方向。目前，上海市智慧城市建设总体位于全国前列，基础设施和运用部分已经达到了发达国家水平，智慧城市框架体系基本形成。

在政府的鼓励下，以新的信息技术为依托，智慧城市的建设很快开展起来，省、市、县各级智慧工程如雨后春笋。在这种智能化、高效化、联通化的智慧大潮流中，档案部门也应该积极响应，变被动为主动，充分利用当前的先进理念和技术，挖掘潜在的信息，从而提高档案服务的质量，形成主动服务的理念。

二、智慧城市建设对档案信息服务的新要求

在智慧城市建设中，将会形成涉及许多方面的档案信息，触及各行各业，既有政府组织机构档案，又有个人档案，涉及面极广，这要求档案信息服务同样智慧化。

1.以人为本的理念。“智慧城市的理念就是以人为本可持续创新的理念。”[6]82档案信息服务面对的是用户，是提供利用的重要环节，但是现在多以用户上门为主，服务相对较为被动，用户利用档案信息也很不方便，为此我们要变被动为主动，以人为本，关注用户的真正需求。

（1）在内容上，深度挖掘用户潜在需求。智慧服务不仅仅是帮助用户解决显性需求，还需要了解其深层次的需求。“面向智慧城市的档案信息服务是在智慧城市环境下，针对智慧城市的建设、发展和人们日常生活可能遇到的信息需求，提供相应档案信息服务的过程。”[7]66因此，要求利用一些新兴的技术，以数据库、网络服务器和工作站为支持，通过协同分析、关联规则等数据挖掘方法，对用户的浏览记录进行跟进，对浏览时间进行计算，从而了解用户的需求，可以通过移动平台向客户提供个性化的推荐，为用户提供他们可能感兴趣的一些信息。

（2）在方式上，提供方便简洁的操作。智慧服务不仅仅是让用户查找的内容全面，还需要使用户查找方便。智慧城市背景下产生的档案涉及城市建设的方方面面，且档案数据量急剧增多，资源也较为分散。档案管理的最终目的是为了方便用户的利用，但是有时候用户也并不知道所需要的信息在哪个档案馆、哪个数据库中，所以要通过一个统一的检索入口进入后台多个数据库中进行检索，并提供统一的检索结果。这种方便简洁的操作方式，无需烦琐操作步骤就可以查找分散的档案信息，这也是智慧城市建设过程中对档案部门所提出的一大挑战。

2.互联互通的网络。智慧城市就是构建一个全面高效、智能共享的系统。档案信息服务也要求能够互联互通，建立起一个跨部门、跨区域，甚至跨领域的档案服务模式。

（1）从区域方面来讲，档案信息服务要实现国家、省、市、区县、乡镇、村等各级档案行政部门的互联互通。智慧城市背景下，需要提供全面、系统的档案信息服务。“这就要求档案部门开展区域内跨行业系统的合作，实现档案信息资源的共建共享，加快区域档案信息资源的共建共享成为亟待解决的问题。”[8]9通过档案跨区域服务，搭建起“馆际”（档案馆间）、“馆社”（档案馆与社区事务受理服务中心之间）以及“馆室”（档案馆与各涉民部门办事窗口之间）三联动的档案信息服务机制，通过互联互通，真正实现档案信息资源的整合和共享。

（2）从主体来讲，档案信息服务要实现政府、单位、高校、国企、私企、外企、社会团体等档案相关部门的联通。档案信息服务互联互通需要从各个角度向用户提供可供利用的数据。就如同智慧城市，是一个整体，那么档案作为一种实体，不管存放在何处由谁管理都是一种资源，互联互通的网络就是将这些相互关联的档案资源联成一体，更好地为用户提供利用。

面向智慧城市档案信息服务就是要互联互通，全面感知。全面感知要求能够对信息全面覆盖，将碎片化的档案信息通过感知技术相互连接起来，消除档案的信息孤岛，从而实现档案服务人员与用户、档案服务人员与档案、档案与用户、用户与用户等之间的相互连通以及相互感知。只有将各种档案信息都联系起来，才能够对各类档案信息综合分析，从而进行智慧服务。

3.随时随地地获取。在智慧城市发展中，“将各种宽带泛在网络作为智慧城市的‘神经网络’，极大地增强了智慧城市作为自适应系统的信息获取、实时反馈、随时随地智能服务的能力。”[9]57智慧城市档案信息服务也要与之适应，能够随时随地、随需随意地查询与获取档案信息。

（1）档案服务实时化。在智慧城市背景下，档案信息服务需随时随地，实时反馈，这也是一大挑战。传统档案信息服务只是在开馆的时间内提供服务，但是为了融入智慧城市的发展，需要打破这种传统模式，实现档案服务实时性，塑造智慧型服务。

（2）档案服务随地化。面向智慧城市的档案信息服务要求不能局限于档案馆开馆闭馆的时间，也不能局限于档案馆这一实体地点，而是无论在办公室还是在家里，无论是在地铁还是公交，只要能够联网就可以查找所需的档案信息。在保证档案安全性的前提下，充分运用网络技术建立多渠道、多方式、多平台的服务，为用户提供随地随需的服务。

三、面向智慧城市的档案信息服务建设

在智慧城市建设过程中，可以运用各种新兴的技术，通过感知、互联等方式将档案服务人员、用户以及档案本身连接起来，从而形成一个智慧化的档案服务体系。

1.档案信息智能化服务。为提供个性化的服务，可以利用云计算，将档案信息进行整合，并提供云存储和云利用，在此基础上建立一站式检索门户，满足不同档案利用者的档案服务需求，并可通过集成专业检索引擎，实现检索词扩展、检索结果优化及相似度比对等增强功能，从而满足用户的隐形需求。

一站式检索门户是指提供统一的检索入口，将用户的检索需求并发地在多个分布式异构数据库中进行检索，并对检索结果进行加工整理、去重排序后，以统一的格式呈现给用户。基于一站式检索门户，可以体验如下智慧服务。

（1）可以建立真正的“一站式”检索门户。所有用户所需要的档案信息都可以在该门户上查到，不需要再到其他搜索引擎中去搜索。一站式检索门户打破了档案类型和数据格式对信息资源造成的割据，实现跨门类、跨格式、跨数据库的全文模糊检索，从而可以使检索到的信息更加丰富、全面。这些最终结果可以按相关程度、时间等进行排序，实现真正一站式的智能化检索。

（2）可以建设个性化检索门户。对客户喜好进行管理，根据不同的用户设计不同的检索主界面，将当前用户最常用的检索手段放在门户上，这样方便其操作，更能够增加客户满意度，同时将其最关心的信息“推送”到页面上，进而挖掘用户的潜在需求。

（3）可以采用“探索式”层层深入的检索向导。有时候用户输入的检索词并不能很准确地表达其需求，为此可以通过向导式检索一步一步引导用户得到所需的档案信息，向导式检索可以提高信息的检准率，也更适合非专业的用户使用，操作简便。

（4）可以引入“推荐”、“排名”、“标签”、“订阅”等新兴的互联网检索手段，更贴近用户的上网习惯，能够对喜欢的相关档案信息进行订阅，对感兴趣或是特殊的档案信息进行标签，并可以持续关注和阅读该标签下所聚合的新内容。当订阅的标签下有内容更新时，通过站内标签订阅就能第一时间知晓。而且也可以根据推荐、排名选择是否需要订阅，也可从中发现自己感兴趣的专题档案信息。

2.档案信息跨区域性服务。在智慧城市建设背景下，人们越来越意识到档案信息的重要性，对档案的利用也越来越普遍，特别是婚姻、独生子女、知青返城、知青上山下乡等档案信息，是查阅利用的重点。但是由于区域限制，个人工作岗位变化和住房变动，档案信息存放地点不清楚，用户经常到处咨询，往返奔波，查阅起来非常不便。智慧城市背景下，可以借鉴网络的互联互通，充分运用目前的先进技术和服务理念，打破地域的局限，建立跨区域档案信息查询服务平台，从而解决档案查询不便、查询困难的问题。

档案信息资源区域共享是指在不同区域，通过资源整合与配置，使得信息资源合理分配，从而实现档案信息资源共享，包括以下两个方面。

（1）档案资源跨区域性共享。档案资源不仅是指各种档案，还包括档案设备、人才、技术等资源，因此在提供跨区域服务的过程中，提供档案信息的就地查询、跨馆出证、馆社联动也需要各档案部门协调，使档案设备、管理人员、技术等实现跨区域的共享，从而提升跨区域服务的质量。

（2）档案信息跨区域性服务。档案信息服务跨区域除指地理上的区域之外，还指具有一定联系的区域，例如具有共同或相近的业务范围区域。档案信息跨区域性服务是基于“就地查询、跨馆出证、馆社联动、全市通办”的原则，通过对整个区域或市的档案馆信息进行分配与调整，建立一个联通的档案信息服务平台，用户可实现跨区域、跨馆档案查询与利用，从而节省了用户的时间与资金，可以更方便快捷地获取所需的信息。

跨区域性服务正是依托于互联互通的网络连接和资源共享，从而实现馆室社的联动，进而形成档案智慧化的服务体系。通过档案信息跨区域服务，用户不仅可以就近查询并直接打印，而且可以获得档案部门提供的证明，甚至借助于信息化网络将事情一次性办好，大大缩减了流程，减少了人力、物力。在智慧城市建设背景下，通过档案信息跨区域服务，“可以让市民在人性化的操作细节中，更深刻地领略便利、高效、安全、智慧的档案服务，充分感受‘城市，让生活更美好’”[10]28。

3.档案信息移动化服务。“伴随着信息技术的飞速发展，移动新媒体的优势不断凸显，使用便捷、不受时间和地点限制、可覆盖面更广、可个性化订制等特点，使得其在各个行业日益备受青睐。”[11]149在智慧城市建设背景下，档案信息服务要突破空间限制，随时随地地获取所需的档案信息也需要借助于移动通信技术。

档案信息移动化服务依托成熟的移动通讯技术，将档案服务功能拓展到移动客户端，通过手机或者平板电脑即可快速、灵活地查找到所需的档案信息，并可实现预约、阅览甚至在线交流等服务，从而打破了时间、空间的制约。档案信息移动化服务可以通过多种多样的形式为用户提供档案利用。传统的有短信通知、WAP网站服务等，在新媒体时代下，移动化服务的方式还有手机APP、各种自媒体的服务方式等。

（1）通过手机短信服务方式。手机短信服务方式使用的成本较低，而且设备要求低。因此，短信服务方式很便利，只需向订阅客户发送推荐消息即可。同时还支持查询，例如查询档案馆开放时间、地址、联系方式等等。

（2） 通过 APP和 WAP（Wireless Application Protocol，无线应用协议）服务方式。通过WAP就可以获取因特网上的信息，可以进行信息发布、档案查询、预约、在线咨询等服务内容。用户在手机上下载APP，注册之后可以通过手机APP来查找档案馆公布信息，并进行检索以及预约、咨询操作。

（3）通过第三方平台服务方式。第三方平台服务方式是指通过嵌套在其他应用程序上的一个服务功能模块，为关注者提供信息推送、服务查询、在线交流等服务内容。例如，通过微博、微信等方式，便可以了解档案展览消息、档案宣传消息，还可以进行掌上档案查阅预订，免去排队的时间，还可以与线上馆员进行互动交流，进行档案专题学术探讨，还可以通过信息推送、个性化推荐，找到相关的同样感兴趣的好友。

一方面，档案信息移动化服务可以节省用户的时间，让用户能够第一时间了解到所需要的信息。它打破时间和空间的制约，让档案信息利用变得更加方便、更加及时、更加灵活。另一方面，档案信息移动化服务能够提高服务人员的主动意识，不仅如此，档案信息移动化服务还有利于提高用户的档案意识。

在智慧城市建设背景下，通过文本挖掘技术，完成档案信息资源的智能化识别、抽取和分类，进而对档案进行智能检索；通过云计算模式，完成各分布式资源库的数据调用接口的开发，进而对档案实现远程服务；通过移动通信技术，完成移动通信网络的接入，进而为档案提供掌上服务。智慧城市档案信息服务体系的建立是一个渐进的过程，相信在智慧城市建设过程中，随着档案资源的丰富以及信息技术的发展，档案信息服务将更加智能化。

[1]李德仁.智慧城市中的大数据[J].Science China Information Sciences，2015，58（21）.

[2]杨红艳.“智慧城市”的建设策略：对全球优秀实践的分析与思考[J].电子政务，2012（1）.

[3]王广斌，张雷，刘洪磊.国内外智慧城市理论研究与实践思考[J].科技进步与对策，2013（19）.

[4]邱子烨.智慧城市背景下的档案信息资源开发策略研究[J].档案管理，2014（6）.

[5]张永民，杜忠潮.我国智慧城市建设的现状及思考[J].中国信息界，2011（2）.

[6]薛金玲.智慧城市视野中的档案信息服务新探[J].山西档案，2015（4）.

[7]冯璐，赵佳因，郭乐深.智慧城市智慧服务体系构建[J].北京城市学院学报，2014（1）.

[8]吴加琪.智慧城市建设背景下区域档案信息资源共建共享的思考[J].浙江档案，2014（12）.

[9]宋刚，邬伦.创新2.0视野下的智慧城市[J].城市发展研究，2012，19（9）.

[10]姜龙飞，张晶晶.融入智慧城市的档案服务：上海市民生档案远程协同服务机制建设纪实[J].上海档案，2012（9）.

[11]李颖，史辉.我国移动数字档案信息服务发展研究[J].河北大学学报（哲学社会科学版），2016（5）.

★作者许亮为上海大学图书情报档案系研究生，研究方向为档案管理。

Research on Archives Information Service Under the Background of Smart City

Xu Liang

(Library,Information and Archives Department of Shanghai University,Shanghai 200444,China)

Beginning with the concept of smart city,this article introduces the current construction situation of domestic smart city,analyzes the new requirements of archives information service on the background of smart city,and thinks about the construction content of archives information services for the smart city.

mart city;archives information service;intelligence;archives information resources

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.10.15

G270.7

A

2016-12-23