浅议机构志的编纂

钟万梅

（海南医学院档案馆 海口 571199）

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浅议机构志的编纂

钟万梅

（海南医学院档案馆 海口 571199）

机构志能客观地记录机构在一定时间段内各方面的现状和历史发展状况，有“资政、存史、教育”的作用。机构志的编纂首先要确立指导思想和组织结构，其次进行体例选择和篇目设置，并据此开展资料的搜集、整理与选用工作，最后再进行文字撰写形成志稿。在机构志的各编纂环节中，要遵循相应的原则和方法。

专业志 机构志 志书编纂 流程与方法

志是中华民族的优秀文化传统。根据所记录对象的不同，可分为方志和专业志。方志，或称地方志，是以行政区划为范围，“记载一定地区自然和社会各个方面的历史与现状的综合性著述”[1]。专业志，简称专志，或称分志，是“记载地方某一项事业或专项事物历史和现状的志书”[2]，如行业志、山志、水志、机构志等。根据专志的定义，可把机构志定义为对某机构各方面的历史和现状进行记述的志书，如企业志、高校志等。所谓机构，根据《组织机构代码管理办法》，是指组织机构，即“依法设立的机关、企业、事业单位，社会团体以及其他组织机构”[3]。方志的编修延续了几千年，在社会主义新时期更是盛行，各种专业志的编修也方兴未艾，为我国保存了丰富的资料。

机构志能客观地记录机构在一定时间段内各方面的现状和历史发展状况，有“资政、存史、教育”的作用。它能对机构的资料和数据进行有效的保存，为以后的业务参考提供资料支持。机构志也是机构进行宣传教育的生动教材。鉴于机构志的这些作用，很多机构都开展志书的编纂工作。机构志的编纂经常由机构的档案部门承担，是档案编研工作的一项重要内容。

志书的编纂流程主要有组织确立、体例篇目设置、资料搜集与整理、志书的文字撰写等环节，本文从这些环节探讨机构志的编纂方法。

一、机构志的指导思想和组织结构

1.指导思想。志书编纂之始，应确立志书编纂的指导思想。“指导思想是志书的灵魂。用什么样的思想指导新方志的编纂，关系到要编纂一部什么样的地方志以及为谁服务的根本问题。”[2]80在机构志编纂的指导思想上，要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，以历史的唯物的观点贯穿始终。

2.组织结构。机构志的编纂是一项实践活动，需要作为主体的人去实施。因此，在编纂工作正式开始之前，确立机构志编纂的组织结构就显得尤为重要。笔者认为，机构志的组织结构一般应包括以下内容：一是成立机构志编纂工作领导小组。领导小组组长由该机构的领导担任，领导小组成员由该机构相关的各部门领导担任，负责为志书的编纂提供整体上的组织保障。二是成立志书编纂小组，负责机构志的资料收集和编写等具体编纂工作，由有志书编纂的专业知识和实践经验的人员组成。如果本机构没有，如条件允许，可对外聘请专业人员，提高志书的编纂质量。三是设立机构志资料小组，由该机构各部门提供资料的人员组成，主要职责为根据编纂小组的要求提供本部门的资料。四是成立机构志编纂顾问组，特聘该机构的历任老领导、老专家、老同志参加，主要功能是提供该机构有关的历史发展情况，解答一些历史问题。

二、机构志体例选择及篇目设置

志书的体例，就是表现志书“内容的特有的形式，它包括三个方面，一是体裁（方志一般采用述、记、志、传、图、表、录、索引等体裁）；二是篇目结构；三是文字表现形式”[4]。体例在志书的编纂中起着重要的作用，它规定了志书的组织架构，如同建筑的蓝图，工程的设计。

在体裁上，机构志可以综合运用述、记、志、传、图、表、录、索引等各种形式来表现。述是概述。记是大事记。志是志书的主体内容，即“按照事物的性质分门别类设立，事以类从，类为一志，详细记述一地某项事业的兴衰起伏的发展过程及现状”[4]25。传是人物传，志书的立传原则是“生不立传”，机构志应对该机构逝世的重要人物立传，对于健在的重要人物则可以采用简历的形式。图是各种地图、照片和各种影印件等，机构志可以设卷首照片，选用一些重大重要事件的照片，在各个篇章中，可大量运用各种图。表是各种统计图、表格。录是附录。

机构志在体裁上可采用一种创新的形式——专记。专记是当代地方志编修中人们为了突出地方特色、时代特色、专业特色在篇目上的创新尝试，它的主要特点是打破了以往传统方志篇目设计的“事以类分、类为一志”的做法，而是采取“类以事分，特色事务为志”的做法。这样在“特色编”中记载的事物只以其是否为机构在历史与今天的发展中的特色为标准，而不去考虑“特色编”记载的几项事物的所属类别。设置“特色编”可以浓墨重彩、全面深入地突出反映机构在历史与当代发展中的特色内容。

篇目结构设置的主要内容，是设计志书篇、章、节的结构，规定了志书的框架和结构，志书的内容就在这个框架里面分门别类进行充实。一个好的篇目结构，能客观而清晰地反映志书记述的对象，让人乐于阅读。《关于地方志编纂工作的规定》规定，“地方志的篇目设置，应结合科学分类和社会分工实际，突出时代特点和地方特色，做到门类合理，归属得当，层次分明，排列有序”[5]。机构志在设置篇目结构时，应对机构进行深入的调研，全面地了解本机构的部门结构、职能性质、业务范围及机构的历史与现状，从而科学、合理地设置志书的篇目。篇目设置首先要遵循分类的逻辑，避免重复，层次分明，结构合理，能对机构的各方面情况进行全面的记述。其次，应充分体现机构的特点特色，有些机构的业务具有较强的专业性，因此在篇目的设置上应充分地考虑这种特色，可使比重较大的业务篇章单独成篇；特色事情作为专记单独设篇。第三，应认识到篇目的设置是一个不断完善的过程，有时要经历很多次的修改，甚至要到志书修改审定完成才能最终定稿。因为人的认识有一个逐步深化的过程，不可能一步到位。随着资料工作的开展，根据新资料的掌握情况，可能会对篇目设置进行一定的调整。

三、机构志的资料收集整理工作

志书的体例篇目确定后，就进入了资料工作的阶段。资料工作是志书编纂过程中的一个重要基础工作。志书是一种资料性著作，其每一章节的撰写都要依据准确可靠的资料。如果不经过资料工作这个阶段，没有大量翔实的可靠资料，志书的撰写就成了无本之木，志书也就不可能编纂成。正因为这种资料性，志书具有“资治、教化、存史”的功能。在志书质量的评价上，志书所拥有资料的重要度和价值度如何，是评价一部志书质量的关键。资料工作主要包括资料的搜集、整理和选用。

1.机构志的资料搜集。志书资料搜集要做到“广征博采，全面搜集”。做好机构志的资料搜集工作，可以从以下几个方面着手：（1）全面搜集。既要搜集本机构内部的资料，也要搜集本机构外部的资料；既要搜集文献资料，也要搜集口碑、实物资料。内部可从机构档案馆（室）、机构上级单位档案馆（室）、职工自己保存的资料等处着手，外部可从图书馆、相关的报刊、有关网站等处着手，总之，要全面地分析资料可能的存储地，有计划地搜集。在资料的类型方面，既要搜集文字材料，还要深入收集各类照片资料。在志书的收集整理过程中，如发现有的资料不够全面、丰满，可走访机构的历届领导及老专家、老同志等，收集第一手的口述资料。（2）合理安排，有序分工。编纂小组可把各个篇章的内容“分”出去，由各个业务及职能部门搜集整理涉及本部门的资料。编纂小组集中精力搜集大事记、管理体制沿革等综合性的资料，并对各业务部门提交的资料进行进一步的整理审核。之所以采用这种“放权”的形式，是因为在有关业务方面，相应的业务部门对该业务及相关情况的了解和资料的掌握情况会比编纂小组更好。

2.机构志资料的整理。编纂一部志书所需的资料数量巨大，因此必须运用科学的方法进行整理，使之条理化、系统化和科学化。志书资料整理一般有如下几种方法：建立资料卡、编辑资料汇编、编纂资料长编、编写专题资料。在进行机构志资料的整理时，可以视具体情况采用合适的方法，一般比较常用的是编纂资料长编，即编纂小组依据志书的结构顺序把搜集到的所有资料汇成资料长编。

3.机构志资料的鉴别和选用。在资料的搜集阶段，为了尽可能多地搜集相关的资料，由于各种原因，我们所搜集到的资料并不一定符合事实。如有些资料来源于网站、各部门所保存的工作资料，这些资料相比于档案馆（室）所藏的资料可靠性有待验证；有的部门可能会出于应付式地完成任务而不对自己所提供的数据进行考证。因此，这些资料不能直接入志，这就要求机构志的编纂小组严把质量关，对每一份资料进行考订。考订的主要目的是辨别所搜集、整理的资料的真伪正误，只有真实准确的资料和数据才能入志。根据吴奈夫[2]182的观点，考订的方法主要有：（1）书证。将同一问题的不同文献资料进行对照比较，求得准确的或接近准确的结论。（2）人证。用多人的口碑资料来补充和验证文献资料。（3）物证。以实物资料验证文献资料。编纂小组进行实地考察，搜集物证，用来订正有争议、有疑问的文献资料。（4）理证。运用逻辑推理的方法，判断资料的真伪正谬。

机构志资料的选用就是在资料经过搜集、整理和考订之后，选择哪些资料入志。机构志资料的选用应遵循志书资料选用的原则与要求，即选择符合体例篇目的资料，选择典型资料、动态资料和特点资料。在资料选用的环节上，有时会发现有些资料缺乏，因此需要再补充搜集材料。

四、机构志的撰写

经历了资料工作阶段，选择了丰富、可靠的资料之后，接下来的工作便是依据占有的资料进行志书内容的撰写，志书内容的撰写是志书编纂成文的最后步骤，也是一个重要步骤。

1.要“竖写”。“横排竖写”是志书编纂采用的基本方法。所谓“横排”是指志书在篇目结构上应类目齐全、分类合理，完整地展现记述对象；而“竖写”，是要详细记述某项事物兴衰起伏的发展过程。因此，在机构志的撰写过程中，要特别注意志体的“竖写”方法。现举一例分析。

“一、校风、校训

近年来，学校采取切实可行的举措，不断加强校风建设。教风建设提倡学高为师，德高为范，严谨治学，从严执教，教书育人，为人师表；学风建设要求以人为本，珍视生命，严谨学习，一丝不苟；机关作风建设强调诚实守信，爱岗敬业，积极主动服务教学、科研第一线，不断提高执行力度和水准；医德医风建设提出以病人为中心，以病人满意为服务宗旨。形成了爱岗敬业、遵纪守法、求真务实、自强不息、开拓创新、文明礼貌的良好校风。

2005年，在广泛征求意见的基础上，提炼‘厚德、严谨、博学、和谐’为海南医学院校训。”[6]

本例是《海南医学院校志（1998—2007年）》中的一段内容，记录了该校的校风、校训。它不只记载校风、校训的具体内容是什么，而且阐明了校风、校训的形成过程：“近年来，学校采取切实可行的举措，不断加强校风建设”、“2005年，在广泛征求意见的基础上”提炼校训。如此，便详细记述了该校校风、校训的发展过程，符合志体的撰写要求。

2.应采用适合志书的语言风格。在撰写机构志时，要采用严谨、朴实、简洁、规范的语言。所谓“严谨”，就是要用语准确客观，讲究真凭实据，不凭空臆造；条理清楚，层次分明，结构严谨。所谓“朴实”，就是不用华丽辞藻，不说虚话、套话和大话。所谓“简洁”，就是文简意丰，不用多余的词句，不用各类语气词。所谓“规范”，就是用语要符合现代汉语标准化的要求，不使用“文白”混杂的语言，不用不规范的简称，不用网络流行语言，不用地方方言。以上是撰写志书用语的基本要求，在此原则的基础上，应尽量行文流畅，提升读者的阅读体验。

[1]曹子西，朱明德.中国现代方志学[M].北京：方志出版社,2005.

[2]吴奈夫.新方志编纂学[M].南京：江苏科学技术出版社，1991.

[3]国家质量监督检验检疫总局令2014年第158号《国家质量监督检验检疫总局关于修改〈组织机构代码管理办法〉的决定》，第三条。

[4]沈松平.新方志编纂学[M].杭州：浙江大学出版社，2014.

[5]中国地方志指导小组颁发《关于地方志编纂工作的规定》的通知，中指组发（1998）01号，1998年2月10日，《关于地方志编纂工作的规定》第14条

[6]所选例子来自《海南医学院校志（1998-2007年）》第1-2页，内部编研资料，获取地址：http：//www.hainmc.edu.cn/webapps/dag/ zhuanxiang/20110524/6769.htm l

★作者钟万梅为海南医学院档案馆馆员，中国人民大学档案学2016级博士研究生，研究方向为档案学。

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2016-10-29

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.15