大数据环境下高校人事档案的管理与利用

王莉娜 程鹏

（山西大同大学档案馆 大同 037000 华中师范大学信息管理学院 武汉 430079）

研究探索〈〈〈YANJIUTANSUO

大数据环境下高校人事档案的管理与利用

王莉娜 程鹏

（山西大同大学档案馆 大同 037000 华中师范大学信息管理学院 武汉 430079）

大数据时代的到来，给高校人事档案的管理与利用带来了巨大冲击，提出了新的要求。本文通过对大数据环境下高校人事档案的管理与利用进行认真审视，剖析了大数据环境对高校人事档案管理与利用带来的机遇与挑战。面对大数据的挑战，针对现有高校人事档案管理与利用的特点，进行了若干思考。高校人事档案的管理与利用不能盲目地追求向大数据靠近，需在创新中坚守历史累积下来的优秀经验，并与人事档案利用者分享信息价值。

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高校是人才培养的基地和摇篮，人事档案部门是高校的服务部门，为人服务是其工作的宗旨和目标。近年来，档案学术理论界针对高校人事档案工作的管理与利用进行了诸多方面的探讨与研究，无论是理论构建还是实践操作，都提出了很多新的观点。尤其是大数据时代的到来，给高校人事档案的管理与利用带来了巨大冲击，提出了新的要求。这就要求高校档案管理者，既要科学地评估、面对大数据的挑战，又要在创新中坚守历史累积下来的优秀经验，并与高校人事档案利用者分享信息价值。

一、审视大数据背景下高校人事档案的管理与利用

近两年来，高校人事档案信息化研究的热点侧重于档案大数据的研究。研究的范围涵盖了档案管理的各个层面，内容之广，成果之丰，令人观止。如何审视大数据环境下高校人事档案的管理与利用，自然成为高校人事档案管理者思考和面对的重大课题。

1.实现高校人事档案大数据管理与利用的重要意义。高校人事档案大数据化的意义在于，它既是记录教职工工作、生活、学习、科研等相关情况的主要信息载体，又能反映学校教职工工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景等各种重大事件；既能真实地呈现高校教职工德、才、能、绩等各方面的表现，又能使高校根据自身的历史特点，提出符合学校发展的办学定位和指导思想；既能为高校选拔、聘用人才提供考察依据和真实凭证，又能为教职工自身业务素质提供科学决策和实施办法。高校人事档案大数据化的这种重要性，自然让我们清晰地看到，高校人事档案管理与利用的大数据化，不仅在高校管理发展中占有举足轻重的地位，而且也在教职工成长发展中发挥着极其重要的作用。

2.高校人事档案大数据化管理与利用的现状。由于国内各高校办学层次不同，所以人事档案大数据化管理和利用也存在着巨大的差异。当然巨大的差异，总是与高校人事档案大数据化管理与利用的发展现状相伴而生，其共性的问题令人担忧，诸如：传统的档案收集、整理方式无法与信息化时代的发展相适应；档案人员相对较低的大数据管理与利用的知识水平和业务能力，难以满足大数据环境下高校人事档案管理的要求；大数据下内容繁多、程序复杂的人事档案整理，总是无法与高校的发展相适应；无法提供个性化服务的人事档案，迫切需要在大数据环境下提高服务能力，以满足用户的档案需求等等[1]。

二、大数据环境对高校人事档案管理与利用的影响

“大数据”和“大数据时代”概念的提出，不仅对学术界产生深远的影响，而且也给高校人事档案数据化管理与利用带来了新理念、新技术，这就迫使高校人事档案工作在机遇与挑战面前，迅速转型，走创新发展之路。

1.大数据环境带来的新机遇。

（1）实现大数据化管理，能提高工作效率和管理人员业务水平。大数据化高校人事档案管理与传统的高校人事档案管理的区别在于，传统的人事档案管理工作主要以档案的实体管理为主，档案管理人员花费大量的时间进行手工收集、整编和管理以及提供利用，工作量大、效率低。大数据环境下的高校人事档案管理，则是将传统人事档案置于信息化建设背景下，利用大量的现代化、智能化和网络化的信息化技术和工具，对人事档案的排序检索、筛选查询、比较汇总及分析统计等繁重工作进行数据化管理[2]。而实现高校人事档案数据化管理与利用的关键，就是建立人事档案数据库，因为这是优化人事档案管理和利用的必经之路，只有建立相对完善的人事档案数据库，才能将工作人员从大量烦琐的手工劳动中解脱出来，节约了大量的工作时间，对人事档案进行深层次的学术研究，加以科学利用，才能提高工作效率，更好地服务学校发展。

（2）提升高校人事档案的社会价值，推动社会档案观的普及。人事档案是记载和反映个人经历、能力、品质的真实记录，是党的组织工作、人事工作的一个不可缺少的重要组成部分[3]。它的本质属性不应该仅表现为传统意义上的人事档案属性，即凭证性、政治性、真实性、完整性和机密性，还应该包含历史性和社会性这两个潜在的待开发利用的本质属性。单纯的管理与利用是传统高校人事档案的显著特点，它只是简单的归档分类与保管利用，不做深层次的开发研究。大数据环境下的高校人事档案，由于数据化的介入，客观上改变了传统意义上人事档案的管理与利用模式，也为人事档案的深层开发研究提供了便捷的条件。传统人事档案环境下，无法捋清的杂乱无序的档案信息，在数据化的作用下，可以轻而易举地实现全方位的分类归纳，可以进行科学的类比研究。可见，数据化的介入，不仅转变了高校人事档案管理与利用的侧重点，而且拓宽了高校人事档案的本质属性，有助于高校人事档案社会价值和历史价值的开发研究，促使高校人事档案内涵的再认识。同时也可以实现多方位的人才交流合作，变被动地提供简单服务，为更复杂的科学研究，更好地为社会服务。

2.大数据环境带来的新挑战。

（1）管理理念和管理制度。大数据的介入，必然带来大数据的人事档案环境，大数据环境的产生，伴随而来的必然是人事档案管理理念与管理制度的变革。如何变革？这是摆在高校人事档案管理者面前的重要课题。鄙人不才，仅做抛砖引玉之力，我以为树立现代化的管理理念，制定科学合理的档案管理制度，必须置于人事档案的机密性前提下进行，即一定要遵循高校人事档案工作的自身特点，紧紧把握人事档案发展规律，捋顺人事档案的管理体制和运行机制，提高管理人员的基本素质，规范信息服务标准，严格执行的业务操作程序和行为规范，方可实现大数据时代档案信息服务管理水准。

（2）人事档案信息安全性。大数据环境下，面临的最大挑战就是信息的安全性。“棱镜门”事件给各行各业都敲响了警钟，也使得人们更加重视信息安全与个人隐私的关系。数据挖掘、数据分析技术的进步，对个人隐私和信息安全构成了极大的威胁[4]。大数据环境下，高校人事档案在管理和利用的过程中也同样存在着信息安全和个人隐私的问题。如何去有效地解决信息的保密安全与有效利用，这给高校的档案工作提出来巨大挑战。当然，我们完全可以借助计算机安全保护的最新成果，来为人事档案管理与利用提供安全性服务，这就需要我们根据保护的内容，设置保护密级，可以进一步细分到位置隐私保护、标识符匿名保护、连接关系匿名保护等程度。努力克服人事档案数据收集、存储、管理与使用过程中缺乏规范、缺乏监管、缺乏责任主体自律的问题，做到人事档案可控的隐私保护，最终实现数据采集时数据精度处理的隐私保护，数据共享、发布时的匿名处理、人工加扰的隐私保护，数据分析时的隐私保护，数据生命周期的隐私保护和隐私数据可信销毁等[5]。

三、大数据环境下高校人事档案管理与利用的思考

1.创新中坚守。大数据是信息化时代的产物，它的来源渠道和途径多种多样，涉及多个学科和研究领域，它的出现为高校人事档案的管理与利用提供了新的理念、技术、模式与研究方法。大数据环境下，高校人事档案的管理与利用需要创新。作为人事档案管理人员，应打破传统的管理模式和框架，不能桎梏于旧的观念和方法。高校档案管理人员要时刻保持高度的专业敏感度，紧跟时代变化和技术发展的步伐，紧紧抓住大数据技术快速发展的契机，创新档案管理的技术与服务模式。

大数据时代带给高校人事档案管理带来的机遇是诱人的，但是也不能够忽略传统管理方式留下来的优秀经验和理念，档案管理部门在应对大数据带来冲击的同时，还需要坚守传统的经验，对传统的管理方式不应一概抹杀。高校人事档案管理取得的成效是有目共睹的，一些优秀的管理经验和技术运用是在长期的实践过程中总结出来的，如果我们还没有完全做好应对大数据的措施，没有统一的数据标准体系，切记不要盲目地扯上最新的大数据技术，空谈所谓的数据价值分析。因此，高校人事档案管理部门在应对大数据带来的挑战时，不要盲目地去做本末倒置与削足适履的事情，而应该在做好传统工作的基础之上，扩展适合本部门自身特点的新的发展路径。

2.大数据研究热的冷思考。近两年来，在档案信息化研究领域，众多学者紧跟大数据研究的热潮。无论理论构建还是实践操作，都提出了许多新观点，发表了诸多关于大数据研究的理论和应用成果。其研究内容广泛，成果数量不菲，从对档案大数据的概念、内涵阐述，对大数据时代档案馆面临的机遇、挑战到数字档案馆的建设，再到对档案信息资源开发利用、档案服务模式探究等等方面的研究很多。还有一些学者探讨了档案工作中大数据框架的构架及应用，并通过数据分析，精准定位档案用户的信息需求，提供个性化、智能化的推动服务。以上所有的研究成果，都是档案管理在信息化时代面临转型与创新的过程中产生的。在大数据时代，我们进行人事档案管理与利用的创新性研究势在必行，但应保持理性的头脑，遵循档案工作本身的特点、规律和任务，不必为了迎合大数据的出现而强行贴上“大数据”的标签，过度强化大数据的作用[6]。在大数据研究的热潮中，作为档案管理人员更应该时刻警醒自身，保持冷静的思考，抓住关键问题，为档案管理与利用工作提供参考。

3.从信息共享到信息价值共享。在信息化时代，档案一定是数据，但数据不一定是档案，数据转化为档案是需要一定条件的，必须从海量的数据中挖掘出有价值的信息，经过归档程序最终才能转化为数字档案。这一转换过程体现了大数据“4V”特征中最重要的一个属性，即价值性。在大数据环境下收集到的档案信息都是一些离散度比较高、结构化程度低的数据，将这些数据进行聚类分析有助于提升数据的价值。

高校人事档案的主题是服务，传统的人事档案工作就是将分布于不同层次、不同部门的档案进行收集、整理，绝大多数档案则仅仅为学校、职能部门或者档案者本人服务，这一过程仅仅是简单的信息在不同主体之间的一个交换，缺乏统一的数据标准，严重阻碍了信息在不同主体之间的有效共享。在大数据环境下，数据资源的核心是价值，从大量散乱的信息中发掘潜在的价值，决定着大数据时代高校人事档案工作的发展方向及水平。因此，许多档案学研究者着眼于研究探讨大数据时代档案数据价值的挖掘和个性化服务的提供。档案工作的价值所在是为大数据分析提供基础数据，档案人员的主要工作并不是数据分析，而是提供价值服务。总之，大数据环境下，高校档案工作逐渐从档案信息的共享向档案信息价值的共享转移。

综上所述，大数据是信息化社会不断发展进步的产物，正在向各行各业不断渗透。而档案学界对于大数据在高校人事档案管理与利用中相关研究仍不是很成熟。大数据给档案学领域带来了巨大的冲击，如何面对大数据的挑战，高校档案部门应该站在宏观角度积极应对，掌握大数据相关的技术，关注和研究大数据对档案管理的影响，使其在大数据环境下能够更好地服务公众，为档案事业的发展服务。

[1]刘冬梅.高校人事档案管理工作：意义、研究现状与创新[J].吉首大学学报（社会科学版），2011（5）.

[2]李宗富，张向先.大数据环境下档案信息服务创新探索[J].兰台世界，2015（3）.

[3]董洁.信息时代高校人事档案管理研究[D].山东大学，2008（4）.

[4]高慧.大数据视域下档案馆的机遇、挑战及策略研究[J].兰台世界，2015（3）.

[5]冯国登，张敏，李昊.大数据安全与隐私保护[J].计算机学报，2014（1）.

[6]于英香.档案大数据研究热的冷思考[J].档案学通讯，2015（2）.

Analysis on the Managementand Utilization of University Personnel Archives in Big Data Environment

Wang Lina, Cheng Peng
（Archives of Shanxi Datong University, Datong 037000, China；Information Management School of Central China Normal University, Wuhan 430079, China）

The arrival of big data era has brought great impact on the management and utilization of personnel archives in colleges and universities and put forward new requirements. This paper studies the management and utilization of university personnel archives in colleges and universities in the big data environment, and analyzes the opportunities and challenges brought by it. In the face of the challenges of big data, the author has done some thinking about the characteristics of personnel archives management and utilization in universities. The management and utilization of university personnel archives can not blindly pursue to be close to big data. Besides innovation it is also necessary to keep the excellent experiences accumulated in history, and to share the information value w ith the personnel archives users.

big data；colleges and universities；personnel archives；management；utilization

G271

A

2016-10-09

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.08

王莉娜,山西大同大学档案馆助理馆员，研究方向：干部人事档案管理，信息政策与法规；程鹏，华中师范大学信息管理学院博士生导师，研究员，研究方向：科技管理与信息服务。