中外档案鉴定实践的比较研究

宋健

（黑龙江大学信息管理学院 哈尔滨 150080）

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中外档案鉴定实践的比较研究

宋健

（黑龙江大学信息管理学院 哈尔滨 150080）

档案的鉴定工作是档案工作的关键所在，相较其他的档案工作，我国档案鉴定工作开展得并不理想，造成了档案价值在实现过程中存在诸多问题。由此从档案的鉴定的原则和标准着手，就档案鉴定的程序与方法、档案鉴定工作组织机构与人员等方面进行中外比较，总结出中外档案鉴定工作在具体实践中存在差异及其原因，进而借鉴和吸收国外先进的理论和方法，使我国的档案鉴定工作机制得到优化和完善，推动我国档案管理工作顺利进行。

中外档案 档案鉴定 档案价值 比较研究

一、中外档案鉴定鉴定原则与标准比较

档案鉴定原则形成于人们在实际工作中的经验积累，是档案鉴定工作过程中理应去遵守的，是保障档案鉴定工作质量的准绳。档案鉴定标准使档案价值的判定有了可供参考的依据。鉴定标准可以看做对鉴定原则的一种具体化，且鉴定标准是根据鉴定的原则而拟定的，操作性很强。在进行档案鉴定工作时，档案工作者要以档案工作的原则和标准为指导，对档案的价值进行客观公正的判定。

1.中外档案鉴定原则比较。我国的档案鉴定原则具体概括为：从国家和人民整体利益的角度，去正确地分析主体的需要和客体能否满足主体需要，用发展的、全面的、历史的、效益的观点去对档案的价值进行判定。在鉴定的同时要考虑到效益的问题，要考虑到社会在保存档案所消耗的经费和保存档案带来的价值是否合理的效益问题，考虑到收入与支出的比例，从各个方面入手判断档案是否具有保存价值。

国外的档案鉴定原则大体上归纳为档案鉴定人员在鉴定档案价值时要把文件看做历史的产物，不仅要考虑到文件的现行价值，还要考虑其长远价值，这就是其主张用辩证的态度来判定档案价值的体现。在鉴定时要从各个方面来研究文件的价值，主张考虑方面的全面性，考虑到与文件相关的一切因素，如载体材料、书写的工具、标记、所用语言等。在对文件进行鉴定时，不只研究单份文件，应将其放入与之存在有机联系的文件群体中进行研究，考虑文件之间的相互联系再对其进行价值判断；除此之外，还要考虑文件形成者的职位，从劳动阶层的利益出发来理解文件的内容。

2.中外档案鉴定标准比较。我们这里所说的档案鉴定标准的比较是从两个方面入手的，一个是档案价值的比较，也就是有哪些因素构成了档案鉴定的标准。另外一个就是各国通用的统一标准——档案保管期限表的比较。

中国对档案鉴定的标准划分为档案属性标准、社会需求标准和相对价值标准和其他理论标准四种。还有档案界形成的如“年龄鉴定论”、“宏观职能鉴定标准”等档案鉴定理论的运用。我国对档案价值标准的界定因素比较单一，基本是政治因素占主导地位。而费用标准几乎没有考虑在内。直到20世纪80年代以后，参照欧美一些国家对价值因素的考虑，才使得价值标准的参考因素更为全面、更多元化的发展。国外一些国家如美国在很早就形成了独具特色的档案鉴定理论，以此为基础进一步深化了对文件价值标准的研究。欧美各国的档案鉴定工作基本上都受到美国的档案价值标准的影响，一直把谢伦伯格的双重价值鉴定论作为档案鉴定工作中对价值标准的参考。所以，诸如英国等国在档案鉴定的工作中，不但会考虑文件的第一价值属性，也会将文件的其他价值如情报价值、费用价值、将来的研究价值等充分的考虑在内。

档案保管期限表的制定能够使档案鉴定工作的质量得以提高，也加快了档案鉴定工作的效率。我国对档案保管期限表的规定显示出多领域的层次性，具体到各个机关都有供其参照的档案保管期限表。但也存在一些不足，表现在：划分保管期限的时间上很单一，10年和30年之分。跨过定期就逾越到了永久保存，且处于永久保存状态的档案数量占很大一部分，不利于馆藏档案质量的控制。在一些具体标准的表述上不精确，如“重要的”、“比较重要的”、“一般的”在具体的实际操作中对档案的价值很难区分。国外在档案保管期限表的制定上也很早，但时间范围较广、保管期限划分不清导致其不便于在实践中的运用，保管期限难以具体的确定。这也是由于大多数国家形式是联邦制,政府无权过问地方行政,因此不可能制定全国统一的规章制度来指导工作。由此看来，我国将定期的时间指定为10年和30年更便于在实践中的操作。档案保管期限表的制定更趋于“灵活”，但这种灵活是以标准的档案保管期限表为前提的基础上的“灵活”，表现为机关档案保管期限表可以根据其他四种档案保管期限表结合自身的实际工作制定适应本机关实际的档案的保管期限。

二、中外档案鉴定程序与方法的比较

档案鉴定工作的效率高低和档案质量好坏是由档案鉴定程序的合理程度直接决定的。中外的档案鉴定程序大体相同，但在具体的实践当中产生了许多差异。

1.中国档案鉴定的程序方法。我国档案的鉴定程序基本上由三个阶段组成。第一阶段是文书部门对文件的鉴定，把符合条件的文件进行归档，确定其保管期限并把那些没有保存价值的文件进行剔除。这一阶段是对其是否能从文件转化为档案的判断；档案室对归档文件的鉴定构成了第二阶段的主要内容，复审保存期满的档案，作出将档案向档案馆移交或是直接销毁的决定；第三阶段是档案馆对档案的鉴定，通常指对移交进馆的档案的鉴定和对馆内档案做的定期和不定期的鉴定。所谓的定期和不定期的鉴定指的是确定档案馆内档案的密级程度和确定哪些档案可以开放的鉴定工作。

2.外国档案鉴定程序方法。国外的档案程序鉴定主要以俄罗斯为例。它的档案鉴定程序也划分为三个阶段。首先是在文书部门对文件的保管期限进行确定；然后将重点转向机关档案室确定可以移交到档案馆的文件并对没有保存价值的文件进行剔除；最后阶段是在国家档案馆中，也就是选出具有永久保存价值的档案和需要重复保存用以确定全宗的完整性的文件来补充国家档案馆文件。英、法、美等国实行的则是初审鉴定和复审鉴定。初审鉴定就是直接在形成机关进行鉴定，复审由国家的档案部门来完成，同时也是终极鉴定。

由此可见，中外在进行档案鉴定时在鉴定部门上以及鉴定后档案移交时间上都存在着明显的差异。

三、档案鉴定工作组织机构的比较

档案鉴定工作要有秩序的、科学合理的、规范的进行，就必须要有运用科学的组织方法进行控制、组织协调的组织机构。而进行科学组织、决策的前提是有良好的专业知识和高尚的个人素质的工作人员的参与。这就强调了档案鉴定组织与档案鉴定工作人员在档案鉴定工作中的重要性。

机关档案室和档案馆是我国进行档案鉴定的主要机构，文书工作人员和档案工作人员共同参与了机关档案室的档案鉴定。在鉴定委员会或鉴定小组的领导下参与了档案馆对档案的鉴定。这种鉴定机构的组成人员是不固定的，并且只有在对重要的档案进行鉴定时才会成立专门的档案鉴定委员会。而这种机构又往往是临时性设置的，仅仅对这些重大价值的档案的鉴定工作起着重要作用，一定程度上也不利于我国档案鉴定工作的发展。相比之下，国外的档案鉴定组织机构更为科学、系统。像欧美等国设有专门的档案鉴定组织，即档案鉴定评审委员会和档案评审委员会。档案鉴定委员会在各个档案馆也很常见，档案事业机构均设有评审委员会。档案鉴定委员会是初级的鉴定机构，评审委员会是复审机构。这三级机构都对档案的鉴定工作进行着科学有效的指导和管理。

由此可以看出，国外的档案鉴定组织相较于我国的档案鉴定组织更为系统、正规，设置更为科学合理。我国应借鉴国外组织机构设置，设立常规性的、制度性的档案鉴定委员会对档案鉴定工作进行监督，以有利于档案鉴定工作有组织、有秩序的开展。

四、中外档案鉴定工作产生差异的原因

中外的档案鉴定工作由于其发展背景、发展条件、重视程度不同，使中外在具体的档案鉴定工作实践中产生了许多差异。

1.发展背景。我国有着悠久的档案鉴定历史，时间可以追溯到唐代。当时我国对档案鉴定一词描述为“拣除”、“捡简”。但当时只是粗略地对档案鉴定工作进行了规定。宋代也规定了如果需要长期保存的文件应移到别库内保存。鉴定工作在我国很早就有，但理论与实践的发展却不如人意。档案工作没有形成一个有机的整体而是分散的，导致了档案鉴定工作难以开展。由于人们受封建传统思想的牵制，一味地遵循先前的档案鉴定工作，不在思想和行动上予以创新和发展，使得我国的档案鉴定工作停滞不前，始终停留在落后的水平。另一方面，我国对档案学进行科学系统的研究起步较晚，对档案进行科学的管理的时间也较短，是造成我国的档案鉴定工作发展不完善的又一个重要的因素。国外档案工作进入新时期的标识是从1978年法国大革命之后开始的，法国1974年6月颁布的“穑月7日档案法令”是世界上第一个涉及档案鉴定的法令，随后欧美的一些国家陆续的颁布了相关的档案鉴定工作的规章制度。进入20世纪后，随着德国档案学家提出的“职能鉴定标准”以及20世纪50年代谢伦伯格提出的文件双重价值论进一步把职能鉴定论进行深化之后，档案鉴定的理论已经具有科学性和全面性。正是靠这些科学系统的理论支撑，使得国外档案鉴定标准已呈多元化的趋势发展并且在理论和实践上进行了不断的创新。

中外在发展背景上的不同导致了发展水平的差异。我国的档案鉴定工作虽出现的较早，但由于在档案鉴定工作发展过程中没有对档案鉴定工作进行统一的组织与管理，在理论与实践上不予以创新和发展，档案鉴定工作没有得到充分的重视等原因导致了档案鉴定工作没有得到科学的发展。而外国对档案鉴定工作的重视程度高，理论与实践良好的结合使其档案鉴定工作得到了良好的发展。

2.发展条件。我国在发展过程中由于社会条件的影响，阻碍了档案鉴定工作的发展。如民国期间，人们对档案的价值没有正确的认识，导致了很大一部分档案被变卖和损毁，造成了很大的损失。中华人民共和国成立后，档案逐渐受到重视，但因档案理论与实践较为落后，导致档案鉴定工作难以开展，档案数量激增使保管成为一个重大的困难。另一方面，档案鉴定理论的研究与其他方面相比较为落后，没有科学的档案鉴定理论和鉴定组织对档案鉴定进行指导也是使档案鉴定工作落后的一个原因。十年动乱更使得档案鉴定工作难以发展。国外对档案鉴定的认识则不同于我国，欧美一些国家都把档案鉴定工作放到了一个非常核心的地位，如美国的档案鉴定委员会。像评审委员会这种用于对文件的价值进行判定的机构在苏联等国家也常见。这些便利的条件使得档案鉴定工作能够顺利进行。

3.重视程度。从专门的档案鉴定组织机构和专业的档案鉴定人员上就可以看出，欧美一些发达国家对档案鉴定工作的重视程度可见一斑。与此同时，特别是对理论的研究。他们一直把档案鉴定工作放在一个首要地位，同时注重档案理论的研究与实践的开展。相比而言，我国对保管和鉴定始终没有达到一个平衡的状态。档案馆一味地重视馆藏的数量，不进行档案的鉴定工作造成馆藏臃肿、浪费经费等问题。使经济投入与所获价值不成比例，最重要的是难以对重要档案进行保护，造成档案的损失。在实践方面，我国绝大部分的档案处于保管的状态，鉴定工作很少进行。另一方面，档案鉴定工作人员在对档案进行鉴定时为避免承担责任，不会轻易地对档案进行剔除。鉴定结果也因档案鉴定工作人员自身对档案价值的理解不同而产生差异。科学的档案鉴定组织的缺乏也是档案鉴定工作发展不完善的一个重要方面。没有专门的常设性档案鉴定组织对档案鉴定工作进行指导、监督和管理，导致了档案鉴定工作没有科学的、经常性的开展。

五、国外档案鉴定工作对我国的启示

美国、俄罗斯等诸多国家在档案鉴定工作上一直处于国际的领先水平，是值得我们学习的对象。他们对档案鉴定工作的重视程度、科学的鉴定组织与人员的要求等，对我们日后的发展有着借鉴性的意义。我们应虚心的对其进行学习，使我的档案工作早日与国际接轨。

1.提高档案鉴定观念，强化档案鉴定意识。要想加强我国的档案鉴定工作，提高对其的重视程度是很必要的。要认识到档案鉴定工作对档案价值和作用发挥的重要性。要提升档案人员的专能力和素质，对档案鉴定工作的态度要严谨认真。不能够主观地随便决定一份档案的存毁，要本着专业的学科知识和职业素养对档案的价值进行判定。要把档案鉴定工作确定为档案工作的中心环节，档案工作人员要不断地对专业知识进行学习丰富和完善自己的实践能力。笔者认为：在进行档案鉴定工作时应该充分发挥我国统一领导、分级管理的管理体制，同时转变人们的观念，在思想和行动上对鉴定工作给予足够的重视，摆正档案鉴定工作在档案工作环节中的正确位置。

2.强调理论与实践的发展。我们都知道理论对实践有着指导性的意义。档案鉴定理论对档案鉴定工作发展起着决定性的作用。档案工作人员在长期的档案鉴定工作中不断对档案鉴定理论进行深化，以此来确保高质量档案鉴定工作顺利开展。我们不得不承认档案鉴定工作的落后与档案鉴定理论的滞后是有一定关系的。笔者认为：我国和国外有些国家虽有着相同的社会制度，但也不能照搬照抄。在对外国理论进行吸收借鉴时，要拒绝生搬硬套的现象，同时注重我国自身鉴定理论的创新。我国应该结合我国的实际情况制定出适合我国的档案鉴定理论，档案工作者应立足于我国的现实情况将理论与实践相结合，拒绝以往照搬照抄的情况，做好档案鉴定工作，以避免馆藏臃肿、不分主次的情况。

3.制定相关法律法规。法律法规的制定具体化、条理化，可以促进档案鉴定工作的发展。在档案鉴定工作中，按照法律法规对档案进行管理能够有效地提高档案鉴定工作的质量及档案鉴定工作的效率。档案法律法规的不健全直接影响到了档案鉴定工作在实践中的应用。对归档范围、保管期限表、销毁档案等进行明确的规定，实行统一的标准使之成为档案鉴定工作的保障，来避免在实际工作中鉴定尺度难以掌握的问题。如应该对保管期限表中“重要的”、“比较重要的”、“一般的”做出具体的细化。另一方面，法律法规也对档案工作人员起着约束作用，避免在鉴定工作中出现因鉴定人员主观臆断出现的对档案价值进行随意判定的现象。

本文从以上几个方面对中国的档案鉴定工作和外国的档案鉴定工作进行了科学系统的比较，发现我国的档案鉴定工作还是存在着许多不够成熟和需要完善的地方。我国目前存在着档案鉴定工作理论与实践发展不均衡、不注重馆藏质量、档案鉴定工作的重视程度不够等问题。为此，今后我们可以从提高档案鉴定观念、强化档案鉴定意识、强调理论与实践的发展、制定相关法律法规几个方面来不断完善和发展我国的档案鉴定工作。

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★作者宋健为黑龙江大学档案学专业在读硕士研究生。

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2016-10-15

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.10